La signature électronique des documents RH : attention au syndrome des parapheurs

L’écrit sous la forme électronique a pris place dans nos formes de communication et d’échanges. Cette coexistence de l’écrit sous la forme papier avec l’électronique, a poussé logiquement le législateur à reconnaitre à la signature électronique la même valeur que la signature manuscrite (règlement européen EIDAS ou Règlement européen sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques). Cependant il faut noter une confusion qui est faite assez souvent entre signature manuscrite numérisée ou scannée et la signature électronique qui elle, garantit l’intégrité d’un document et en authentifie l’auteur par un procédé technologique.

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La signature électronique garantit l’intégrité d’un document et bien plus…

Les garanties juridiques qu’apportent désormais la signature électronique et la fiabilité des solutions technologiques proposées par les éditeurs du marché devraient rassurer les organisations. D’autant plus que sans la signature électronique, les contrats de travail sont signés en moyenne en 7 jours (Estimation BPCE à travers 6 entreprises déployées avec DocuSign, Décembre 2017.) et il faut en moyenne 5 heures pour préparer un contrat (sur un échantillon de 6 entreprises du groupe BPCE). Désormais avec la signature électronique, les gestionnaires RH disposent d’outils pour envoyer instantanément un document pour qu’il soit signé partout, depuis plusieurs supports. Le gain de temps et de ressources économisées pour faire signer un contrat en quelques heures reste très satisfaisant.

Aujourd’hui, la signature étant un des actes les plus usités dans la vie des organisations, digitaliser la signature confère à la politique digitale de l’entreprise une cohérence. Elle marque de son sceau innovant la marque employeur des entreprises qui l’ont adoptées et apporte de la satisfaction aux collaborateurs comme aux candidats.

Et pourtant le passage de la signature manuscrite à la signature électronique des contrats de travail et des documents RH ne s’est pas encore généralisé dans les services Ressources Humaines. A part quelques groupes qui font figure de pionniers (BPCE..).

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Digitaliser la signature confère une cohérence à la stratégie digitale de l’entreprise

La signature électronique doit s’inscrire dans une stratégie cohérente de digitalisation. Par exemple, penser la signature électronique sans un archivage adéquat serait un artifice. Il y a par exemple le rituel de la signature qui est un moment privilégié entre le manager et le collaborateur, entre le recruteur et le candidat. Certains collaborateurs craignent donc la fin du contact et de la rencontre.

Autre point de vigilance, le « syndrome du parapheur », trouble qui frappe les personnes (assistants, managers, directeurs…) qui face à l’arrivée de la signature électronique dans leur organisation craignent de perdre de l’influence, une stature que leur confère les piles de parapheurs. Même crainte pour de nombreux assistants ou managers, qui n’ont plus souvent l’occasion d’aller dans le bureau du directeur ou de porter les contrats aux collaborateurs. Cela pourrait paraître anecdotique, face aux enjeux auxquels doit faire face les entreprises, si le « syndrome du parapheur » ne générait pas une résistance conséquente au changement.

Autant vous dire que le déploiement de la signature électronique ne peut s’envisager sans une conduite de changement, sans une stratégie globale et cohérente de digitalisation. Retenons donc que la signature électronique n’est pas qu’un nouveau processus à déployer. Car si la signature est une inscription qu’une personne fait de son nom ou un signe pour affirmer l’exactitude, la sincérité d’un écrit et en assumer la responsabilité, d’après Béatrice Fraenkel et David Pontille, anthropologues de l’écriture, la signature est aussi et surtout une pratique séculaire et un pan entier de notre système culturel de validation et d’authentification des écrits.

Il convient donc de choisir avec soin la solution adéquate de signature électronique et s’entourer d’experts de la conduite du changement pour accompagner les collaborateurs afin de s’approprier la signature électronique.

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Direction des Ressources Humaines : 4 défis majeurs à prendre en compte

La direction des ressources humaines joue un rôle clé dans la gestion et l’amélioration des performances de l’entreprise. Dans un monde en constante évolution, les RH sont confrontés à plusieurs défis majeurs sur lesquels il y aura d’importants enjeux à l’avenir.

Développer la marque employeur et attirer les talents

Recruter de nouveaux collaborateurs compétents est primordiale pour une entreprise. C’est le rôle de ressources humaines. Pour cela, un travail sur la marque employeur, véritable identité de l’entreprise est nécessaire.

Valoriser l’expérience collaborateur et fidéliser

L’expérience collaborateur est devenue un “must” qu’il faut bien définir et mettre en place. Cette approche centrée sur le collaborateur cherche à valoriser l’humain en le mettant au coeur des actions humaines. Pour fidéliser les collaborateurs, les RH devront penser à une véritable expérience pour leurs collaborateurs dès le début de la relation avec un candidat.

Faire face aux nouvelles réglementations

De nouveaux contraintes réglementaires se sont ajoutées aux défis auxquels devra faire face la direction des ressources humaines. Le RGPD, le prélèvement à la source entre autres sont venus ajouter du travail sur la table des DRH.

Développer une culture digitale

Avec l’essor du digital et le développement de nouveau outils toujours plus performants, un des défis majeur de la DRH va être de conduire et d’accompagner le changement au sein de l’entreprise. Tirer profit des nouvelles technologies toujours plus efficientes va permettre d’automatiser un bon nombre de processus RH avec notamment un outil SIRH. Il s’agit ainsi des principaux défis auxquels devra faire face la direction des ressources humaines dans les mois et années à venir. L’objectif étant d’y faire face pour améliorer toujours plus la performance globale de l’entreprise.

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