Notice d’information relative à la protection des données des clients et prospects

Dernière mise à jour : 08/06/2026

Dans le cadre de la relation commerciale qui vous lie au Groupe SQORUS, ou que nous envisageons d’établir avec votre organisation, des données à caractère personnel vous concernant en tant que personne physique sont collectées et traitées par le Groupe : votre nom, vos coordonnées professionnelles, votre fonction, et les éléments associés aux échanges commerciaux et contractuels. Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) impose au Groupe de vous informer précisément sur ces traitements.

La présente notice répond à cette obligation. Elle vous est portée à votre connaissance par renvoi explicite dans chaque proposition commerciale et chaque contrat. Elle est également accessible en permanence à l’adresse sqorus.com/protection-donnees-clients.

La notice est rédigée dans un langage clair et accessible. Si une formulation vous paraît néanmoins peu compréhensible, ou si vous avez une question, le Délégué à la Protection des Données du Groupe (DPO) est à votre disposition à l’adresse dpo@sqorus.com.

1.1. Identité du responsable de traitement

Le responsable du traitement de vos données à caractère personnel est :

Si la relation commerciale est contractuellement portée par SQORUS Côte d’Ivoire ou SQORUS Maroc (et non par SQORUS SAS), l’entité juridique locale agit en qualité de responsable de traitement pour cette relation, en coordination avec le Groupe (cf. addendums A et B en fin de notice).

1.2. Coordonnées du Délégué à la Protection des Données

Le Groupe SQORUS a désigné un Délégué à la Protection des Données (DPO), interlocuteur unique pour toute question ou demande relative à vos données :

1.3. Périmètre et qualité du Groupe SQORUS

Le Groupe SQORUS intervient à la fois en qualité de responsable de traitement (RT) et en qualité de sous-traitant (ST) selon les situations :

• En qualité de responsable de traitement, pour la gestion de la relation commerciale avec votre organisation : prospection, conclusion et exécution du contrat, facturation, communication marketing. Vos données traitées dans ce cadre relèvent de la présente notice ;
• En qualité de sous-traitant, lorsque le Groupe SQORUS conduit une mission de prestation (TMA, intégration, conseil, formation) impliquant le traitement de DCP dont votre organisation est responsable de traitement (par exemple : données de vos salariés sur lesquels SQORUS intervient, données de vos clients dans une base que SQORUS administre). Dans ce cas, c’est la notice de votre organisation qui s’applique aux personnes concernées, et les engagements de SQORUS en sa qualité de ST sont décrits en section 9 et formalisés contractuellement (clauses article 28 RGPD).

2.1. Vue d’ensemble

Cette section présente l’ensemble des traitements de vos données mis en œuvre par SQORUS dans le cadre de la relation commerciale, en sa qualité de responsable de traitement. Chaque traitement est décrit selon une trame standardisée : finalité, base juridique au sens de l’article 6 du RGPD, catégories de données, durée de conservation.

Les bases légales mobilisées sont principalement :

• L’exécution du contrat commercial (article 6 §1.b RGPD) — pour les traitements directement liés à la conclusion et l’exécution du contrat ;
• L’intérêt légitime du Groupe (article 6 §1.f RGPD) — pour la prospection commerciale B2B (admise par la doctrine CNIL pour les contacts professionnels), pour le suivi commercial post-contractuel, pour l’amélioration de l’offre. Un test de balance des intérêts a été conduit pour chaque traitement ;
• Le respect d’obligations légales (article 6 §1.c RGPD) — comptabilité (10 ans), lutte contre le blanchiment d’argent et la corruption (KYC), obligations fiscales et déclaratives ;
• Votre consentement (article 6 §1.a RGPD) — pour des cas spécifiques tels que l’inscription à une newsletter, la collecte de témoignages ou de cas clients diffusés à l’externe, certains cookies non strictement nécessaires.

Les données traitées sont exclusivement des données professionnelles : votre identité dans le cadre de votre activité, votre fonction, vos coordonnées professionnelles, les éléments des échanges commerciaux. Aucune donnée sensible au sens de l’article 9 du RGPD n’est sollicitée ni traitée.

2.2. Prospection commerciale et démarches avant-vente

Fiche de traitement n°1 — Prospection commerciale B2B

2.3. Gestion du contrat et de la relation client

Fiche de traitement n°2 — Gestion du contrat commercial

2.4. CRM HubSpot — centralisation des données commerciales

Le Groupe SQORUS utilise HubSpot, plateforme CRM (Customer Relationship Management) qui centralise les données commerciales : prospects, opportunités, clients actifs, historique des échanges, suivi des actions commerciales. Cet outil constitue le référentiel commercial du Groupe.

Fiche de traitement n°3 — HubSpot CRM

HubSpot est un éditeur américain (Cambridge, MA, USA). Les transferts hors UE associés sont encadrés par les mécanismes décrits en section 4 (DPF + Clauses Contractuelles Types).

2.5. Facturation, paiement et comptabilité

Fiche de traitement n°4 — Facturation et comptabilité

2.6. Communications marketing et événements

Fiche de traitement n°5 — Communications marketing

 Tout email marketing intègre un lien de désabonnement clair et fonctionnel. Vous pouvez également exercer votre droit d’opposition à tout moment, sans motif, en écrivant à dpo@sqorus.com.

2.7. Suivi de la satisfaction client

Fiche de traitement n°6 — Satisfaction client

3.1. Destinataires internes

Au sein du Groupe SQORUS, l’accès à vos données est strictement limité aux personnes ayant un rôle dans la relation commerciale :

• Les équipes commerciales (chargés d’affaires, ingénieurs avant-vente, directeurs commerciaux) — pour la prospection, la négociation et le suivi du compte ;
• Les équipes opérationnelles affectées à votre projet (chefs de projet, consultants, managers d’équipe) — pour l’exécution des prestations ;
• Les équipes administratives et financières — pour la facturation, la comptabilité, le suivi des paiements ;
• Le service marketing — pour les communications, sous réserve du respect de vos préférences ;
• La Direction Générale — pour les comptes stratégiques et les décisions importantes ;
• Le Délégué à la Protection des Données (DPO) — pour les questions de protection des données.

Des transferts intra-groupe peuvent intervenir avec les filiales SQORUS Côte d’Ivoire et SQORUS Maroc lorsque le contrat ou le projet l’impose (coordination des équipes mixtes, intervention de consultants des filiales). Ces transferts intra-groupe sont encadrés par un accord intra-groupe RGPD (ACC-RGPD-INTRAGROUPE) incorporant les clauses contractuelles types de la Commission européenne (décision (UE) 2021/914), garantissant un niveau de protection homogène.

3.2. Sous-traitants

Le Groupe s’appuie sur des sous-traitants pour la mise à disposition d’outils ou la réalisation de certaines prestations. Ces sous-traitants sont sélectionnés selon une procédure rigoureuse (Vendor Security Assessment) et encadrés contractuellement par des clauses article 28 RGPD imposant des mesures de sécurité et de confidentialité appropriées.

 La liste complète et à jour des sous-traitants intervenant sur des données à caractère personnel est tenue par le DPO et accessible sur simple demande à dpo@sqorus.com.

3.3. Tiers externes destinataires

Vos données peuvent être communiquées à des tiers externes uniquement dans les cas suivants :

• Les autorités publiques et judiciaires sur demande légale formalisée ;
• Les conseils du Groupe (avocats, experts-comptables, commissaires aux comptes) dans le cadre strict de leur mission ;
• Les organismes de financement et établissements bancaires pour les opérations de paiement ;
• En cas de cession partielle ou totale d’activité ou de restructuration du Groupe, sous réserve de la garantie d’un niveau de protection équivalent et d’une information préalable des personnes concernées.

Vos données ne sont jamais communiquées à des tiers externes à des fins commerciales, publicitaires ou de prospection.

Certains traitements impliquent des transferts vers des pays situés hors de l’Espace Économique Européen. Ces transferts sont encadrés conformément à la politique de transferts du Groupe (POL-RGPD-TRANSFERTS v1.0) :

Toutes les mesures techniques et organisationnelles complémentaires recommandées par le CEPD sont mises en œuvre : chiffrement à l’état de l’art au repos et en transit, pseudonymisation lorsque la finalité le permet, gestion stricte des accès.

La durée de conservation de vos données varie selon la nature du traitement et les obligations légales applicables.

Récapitulatif :

 La politique de conservation complète du Groupe (POL-RGPD-CONSERVATION v2.0) précise les durées applicables à chaque catégorie de données et les mécanismes d’archivage et d’effacement. Elle est consultable sur demande au DPO.

Vous disposez sur vos données à caractère personnel des droits suivants, prévus par les articles 15 à 22 du RGPD :

7.1. Canal d’exercice

Pour exercer l’un de vos droits, adressez une demande au Délégué à la Protection des Données du Groupe :

dpo@sqorus.com 

Pour le désabonnement à la newsletter, vous pouvez également utiliser le lien de désabonnement présent dans chaque email marketing. Cette action est traitée comme une opposition formelle au sens de l’article 21 §2 RGPD.

7.2. Identification

Pour les contacts commerciaux ayant une relation établie avec SQORUS, l’utilisation de votre adresse email professionnelle constitue en principe une identification suffisante. En cas de doute, ou pour les demandes portant sur des données particulièrement sensibles, le DPO pourra solliciter une copie d’une pièce d’identité ; cette copie sera supprimée dans les 30 jours suivant la clôture de votre demande.

7.3. Délai de réponse

Le DPO vous répond dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande complète. Ce délai peut être prorogé de deux mois si votre demande est complexe ou si le DPO traite simultanément un nombre élevé de demandes. Vous serez informé(e) de cette prorogation et de sa motivation dans le délai initial d’un mois.

7.4. Droit d’introduire une réclamation

Si vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente :

• Pour la France : Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, 75007 Paris — www.cnil.fr ;
• Pour la Côte d’Ivoire : Autorité de Régulation des Télécommunications de Côte d’Ivoire (ARTCI) ;
• Pour le Maroc : Commission Nationale de contrôle de la protection des Données à caractère Personnel (CNDP).

Vous disposez également du droit de former un recours juridictionnel devant la juridiction compétente, conformément à l’article 79 du RGPD.

L’article 22 du RGPD prévoit le droit, pour la personne concernée, de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques significatifs à son égard.

Le Groupe SQORUS ne met en œuvre aucun traitement répondant à cette qualification dans le cadre de la relation commerciale :

• Aucune décision commerciale (qualification de prospect, accord de remise, suspension de relation, etc.) n’est prise exclusivement de manière automatisée ;
• Certains outils internes peuvent intégrer des fonctions d’aide à la priorisation ou d’enrichissement de données (par exemple : HubSpot peut proposer un scoring de prospect) — ces aides sont consultatives et la décision relève toujours d’un commercial humain ;
• Les outils d’intelligence artificielle internes au Groupe (notamment Microsoft 365 Copilot pour la productivité interne) peuvent intervenir dans la préparation de propositions commerciales ou de communications, mais ne se substituent pas à la décision humaine.

Cette configuration est vérifiée à chaque déploiement d’un outil commercial et fait l’objet d’une Analyse d’Impact relative à la Protection des Données (AIPD) lorsque l’outil mobilise un système d’IA significatif.

Dans le cadre de nombreuses prestations (Tierce Maintenance Applicative, intégration, conseil, formation, run), le Groupe SQORUS traite, pour le compte de votre organisation, des données à caractère personnel dont votre organisation est responsable de traitement. Il s’agit typiquement :

• De données relatives à vos collaborateurs (lorsque SQORUS intervient sur un SIRH, un outil RH, un poste de travail collaborateur) ;
• De données relatives à vos clients (lorsque SQORUS intervient sur un CRM, une base commerciale, une plateforme de relation client) ;
• De données métier traitées par les applications administrées par SQORUS.

9.1. Distinction des responsabilités

Dans ce cas, les responsabilités sont les suivantes :

• Votre organisation est responsable de traitement de ces données — elle détermine les finalités et les moyens du traitement ;
• Le Groupe SQORUS est sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD — il traite les données pour le compte de votre organisation, dans le cadre des instructions documentées ;
• Les personnes concernées (vos collaborateurs, vos clients, etc.) sont informées par votre organisation au moyen de sa propre notice RGPD — pas par la présente notice SQORUS.

9.2. Engagements contractuels de SQORUS en qualité de sous-traitant

Conformément à l’article 28 RGPD, le Groupe SQORUS s’engage contractuellement à respecter les obligations suivantes (clauses formalisées dans nos contrats clients ou dans les annexes contractuelles dédiées) :

• Traiter les données uniquement sur instruction documentée de votre organisation ;
• Garantir la confidentialité des données via des engagements de confidentialité signés par tous les collaborateurs SQORUS habilités ;
• Mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées (article 32 RGPD) — référentiel sécurité aligné sur ISO 27001 ;
• Obtenir votre autorisation préalable, générale ou spécifique, avant tout recours à une sous-traitance ultérieure (notamment : recours aux filiales SQORUS Côte d’Ivoire et SQORUS Maroc) ;
• Vous assister dans le respect des obligations envers les personnes concernées (notamment : exercice des droits, notification des violations dans les 24 heures, contribution aux AIPD) ;
• Vous communiquer, à votre demande, les informations nécessaires pour démontrer le respect de l’article 28 et permettre la conduite d’audits ;
• Au terme du contrat, restituer ou supprimer les données, selon vos instructions.

9.3. Cadre documentaire applicable côté SQORUS

Le cadre interne du Groupe garantissant ces engagements comprend notamment :

• POL-SEC-PSSI v2.0 — Politique de Sécurité du Système d’Information ;
• POL-RGPD-PRESTATAIRES v1.0 — Politique RGPD prestataires (encadre la chaîne de sous-traitance) ;
• PRO-RGPD-VIOLATIONS v1.0 — Procédure de notification des violations (délai SQORUS ST → client RT : 24 heures) ;
• PRO-RGPD-DROITS v1.0 — Procédure d’exercice des droits, incluant le mécanisme de transfert au client RT lorsqu’une demande lui est destinée.

Pour toute question relative aux engagements de SQORUS en qualité de sous-traitant, votre interlocuteur reste le DPO Groupe : dpo@sqorus.com. 

La présente notice est susceptible d’évoluer pour tenir compte des modifications réglementaires, des évolutions des outils utilisés, ou de l’ajout ou suppression de sous-traitants. Les modalités d’information sont les suivantes :

• Versioning systématique : chaque modification donne lieu à une nouvelle version numérotée (v1.0 → v1.1 → v2.0 selon l’ampleur des modifications) avec date d’application ;
• La version en vigueur est en permanence accessible à l’adresse sqorus.com/protection-donnees-clients ;
• Toute modification substantielle (nouveau traitement, nouvelle finalité, nouveau destinataire majeur, évolution des bases légales, changement de durée de conservation significatif, changement de localisation d’hébergement) fait l’objet d’une information préalable, par email, à l’ensemble des contacts commerciaux actifs en CRM ;
• Une modification purement formelle (correction typographique, mise à jour d’une référence externe sans impact sur vos droits) est tracée à l’historique des versions sans information individuelle.

La version applicable à une relation contractuelle est celle en vigueur à la date de signature du contrat, sauf modification substantielle ultérieure pour laquelle vous serez informé(e) selon les modalités ci-dessus.

Le présent addendum complète la notice principale pour les clients et prospects en relation contractuelle directe avec SQORUS Côte d’Ivoire. Il précise les spécificités locales applicables.

A.1. Identité de l’entité contractante

Lorsque la relation commerciale est contractuellement portée par SQORUS Côte d’Ivoire, c’est cette entité juridique qui est responsable de traitement local. Le DPO Groupe reste votre interlocuteur de référence pour toute question relative à la protection des données, à l’adresse dpo@sqorus.com.

A.2. Cadre juridique applicable

Les traitements de vos données sont encadrés simultanément par :

• La loi ivoirienne n° 2013-450 du 19 juin 2013 relative à la protection des données à caractère personnel, et ses textes d’application ;
• Le RGPD, lorsque les traitements impliquent la coordination avec le Groupe en France (transferts intra-groupe, équipes mixtes, contacts résidant dans l’EEE).

L’autorité de contrôle compétente pour la Côte d’Ivoire est l’Autorité de Régulation des Télécommunications de Côte d’Ivoire (ARTCI). Vous pouvez introduire une réclamation auprès de cette autorité si vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés.

A.3. Spécificités pratiques

• Le canal d’exercice des droits reste dpo@sqorus.com (DPO Groupe). Un référent local de SQORUS Côte d’Ivoire peut être désigné pour le relais ;
• Les transferts vers la France (Groupe) ou hors d’Afrique sont encadrés par les mécanismes prévus par la loi ivoirienne et par les Clauses Contractuelles Types européennes accompagnées d’un Transfer Impact Assessment ;
• Les durées et modalités décrites dans le corps de la notice s’appliquent, à l’exception des durées légales locales le cas échéant divergentes (notamment en matière comptable et fiscale).

Le présent addendum complète la notice principale pour les clients et prospects en relation contractuelle directe avec SQORUS Maroc.

B.1. Identité de l’entité contractante

Lorsque la relation commerciale est contractuellement portée par SQORUS Maroc, c’est cette entité juridique qui est responsable de traitement local. Le DPO Groupe reste votre interlocuteur de référence à l’adresse dpo@sqorus.com.

B.2. Cadre juridique applicable

Les traitements de vos données sont encadrés simultanément par :

• La loi marocaine n° 09-08 du 18 février 2009 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel, et ses textes d’application ;
• Le RGPD, lorsque les traitements impliquent la coordination avec le Groupe en France.

L’autorité de contrôle compétente pour le Maroc est la Commission Nationale de contrôle de la protection des Données à caractère Personnel (CNDP). Vous pouvez introduire une réclamation auprès de cette autorité si vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés.

B.3. Spécificités pratiques

• Le canal d’exercice des droits reste dpo@sqorus.com (DPO Groupe). Un référent local de SQORUS Maroc peut être désigné pour le relais ;
• Les transferts vers la France (Groupe) ou hors d’Afrique sont encadrés par les mécanismes prévus par la loi 09-08 (autorisation préalable ou notification CNDP selon les cas) et par les Clauses Contractuelles Types européennes accompagnées d’un Transfer Impact Assessment ;
• Les durées et modalités décrites dans le corps de la notice s’appliquent, à l’exception des durées légales locales le cas échéant divergentes.

Les mentions courtes ci-dessous sont destinées à être intégrées aux différents points de collecte commerciale (propositions commerciales, contrats, formulaires web). Elles fournissent une information condensée conforme à l’approche en couches recommandée par le CEPD (Lignes directrices 03/2017 sur la transparence).

Version 1 — Clause à intégrer dans le contrat commercial SQORUS

À intégrer dans tout contrat commercial où SQORUS est l’émetteur du modèle. À placer en clause de fin ou en annexe :

Version 2 — Mention pour proposition commerciale et premier contact

Version 3 — Mention pour formulaire web de contact (sqorus.com)

Version 4 — Mention de pied de page pour les emails marketing

À intégrer en pied de tout email de newsletter, invitation à événement ou communication marketing du Groupe :

Version 5 — Mention de consentement explicite pour témoignages et cas clients

À utiliser pour recueillir le consentement explicite et révocable d’un client à la diffusion d’un témoignage ou cas client le citant nommément :