Les différents acteurs de la réforme de la facturation électronique

Stratégie Finance

Consultant AMOA Finance Confirmé

Entre 2 et 2,5 milliards de factures s’échangent chaque année en France. La facture électronique, aussi connue sous les noms de e-Invoice ou e-Facture, est encore trop souvent considérée comme une simple facture papier dématérialisée sous un format image ou PDF.

Or, la loi de finance est venue préciser son cadre d’application, avec entre autres, la norme européenne EN16931, définissant le modèle de données sémantiques attendu pour une facture électronique.

À compter de 2024, seuls les formats structurés seront acceptés, le PDF seul ne sera progressivement plus autorisé.

Avec la réforme, de nouvelles solutions (PPF, PDP, OD) seront intégrées dans l’écosystème applicatif des entreprises pour couvrir leurs flux d’e-facturation.

Ceci étant, de nouvelles interrogations apparaissent : Quelles sont les nouveaux acteurs qui accompagneront le passage de la réforme ? Entre les différentes architectures, comment choisir la solution la plus adaptée aux contextes des entreprises ? Quelles sont les étapes clés pour réussir sa transition vers ces nouveaux outils d’e-facturation ?

Le Schéma en Y et les nouveaux acteurs de la réforme

Pour mettre en œuvre la nouvelle loi sur la facture électronique, l’administration fiscale a modélisé les flux entrants et sortants de factures entre acheteurs et fournisseurs, dans un schéma en « Y », avec de nouveaux outils.

Le Portail Public de Facturation

Acteur incontournable, le Portail Public de Facturation « PPF » est un tiers de confiance public fonctionnant comme un service gratuit permettant de centraliser les données de facturation transactionnelles et référentielles à destination de l’administration fiscale. Au-delà de ce service, le PPF prendra en charge l’annuaire permettant, entre autres, l’enregistrement des différentes entreprises et de leur(s) plateforme(s) de dématérialisation.

La Plateforme de Dématérialisation Partenaire

Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire « PDP » est un tiers de confiance privé proposant principalement des services de dématérialisation des flux de facturations entrants et sortants. Ses services pourront aller jusqu’à une gestion complète des flux P2P (Procure-to-Pay) et O2C (Order-to-Cash). Les entreprises privées, optant pour une solution PDP, seront autorisées à échanger directement des flux de données de facturation entre elles. Les éditeurs ont l’obligation d’être homologués par l’État pour leur solution PDP. À ce jour, aucun PDP n’est encore reconnu, la liste officielle étant prévue au deuxième semestre 2024.

Un Prestataire ou Opérateur de dématérialisation

Un Prestataire ou Opérateur de dématérialisation « OD » est également un tiers de confiance privé pouvant proposer le même type de services qu’un PDP. A contrario, une entreprise utilisant un OD n’a pas la faculté d’échanger directement des données de facturation avec une autre, mais peut procéder à l’échange des flux via la PPF. L’OD n’a pas d’obligation d’obtenir une homologation de l’État pour fonctionner.

Avec l’introduction de la nouvelle loi sur la facturation électronique, de nombreuses questions sont soulevées sur l’application de l’e-facturation et du e-reporting. Découvrez dans notre précédent article, les clés pour permettre à votre entreprise de se préparer face aux enjeux de cette nouvelle réglementation.

Les apports fonctionnels des nouvelles solutions

Bien que les apports attendus par une solution puissent différencier d’une entreprise à une autre, nous vous proposons une liste non exhaustive de fonctionnalités potentielles, pouvant orienter le choix d’une solution d’e-facturation.

	PPF	PDP	OD
Principaux apports
Réception de factures directement du fournisseur via PDP	X	X	X
Consultation annuaire pour vérification du tiers (client, fournisseur)	X	X	X
Mise à jour de l’annuaire	X	X	X
Extraction des données à destination de la DGFIP	X	X	X Proscrit
Certifications ISO/IEC/27001 et SecNumCloud	X	X	X
Prise en charge du format Facture X, UBL (Universal Business Language), CII (Electronic Data Interchange)	X	X	X
Prise en charge de la facturation en masse	X	X	X
Edition des e-Reportings (B2C, B2B et B2G internationaux / B2C France,…) en conformité avec la norme	X	X	X
Conversion du format d’une facture éditée par un fournisseur ; en assurant l’intégrité, l’authenticité et l’exhaustivité des données	X Limité	X	X
Authentification : niveau de sécurité fort	X	X	X
Intégration système de signature électronique	X	X	X
Intégration avec principaux ERP du marché (On-premise, SaaS, PaaS, IaaS)	X	X	X
Autres services : Couvertures des cycles achats et ventes de bout en bout, Authentification SSO, Workflows d’approbation, Espaces collaboratifs , Dashboards avec KPI’s personnalisables, Moteur à base d’IA	X	X	X

Légende : Standard : X – Possible :

X – Non concerné :

En fonction de leurs besoins et le niveau de maturité de leurs écosystèmes applicatif et fonctionnel, les entreprises auront des attentes plus ou moins fortes des différents acteurs. Le critère coût d’implémentation de la solution ne dictera vraisemblablement pas à lui seul, le choix d’une solution.

En effet, l’ensemble des solutions fonctionnant en SaaS avec la mise à disposition de services, leur choix devra alors considérer les niveaux de profondeur et de performance attendus des fonctionnalités développées, ainsi que les coûts « cachés » (licences, maintenance, formation, archivage, stockage, …) inhérents à ce type de solution.

Préparer son virage vers ces nouveaux outils

Depuis les années 90, la numérisation et les technologies associées sont venues révolutionner le monde économique en offrant un nouveau paradigme sur la gestion documentaire aussi bien pour les entreprises que les particuliers. De plus, l’avènement du e-commerce a rendu inéluctable le virage pris par les entreprises vers la dématérialisation des flux de facturation.

La réforme n’est venue que réglementer une pratique déjà bien ancrée, en permettant entre autres une meilleure traçabilité et authentification des transactions économiques. Pour autant, il subsiste des niveaux de maturité hétérogènes ; et ce, indépendamment de la taille des entreprises, pour pouvoir aligner les processus et les systèmes d’information avec les enjeux de la réforme.

Dès lors, la préparation du choix de sa ou ses solution(s) apparaît clairement comme une des clés de voûte nécessaire à la réussite de sa transition vers la réforme pour les entreprises.

L’analyse de son existant est une activité clé qui doit être portée le plus en amont possible de la phase de choix, aussi bien sur les processus que les spécificités technico-fonctionnelles de ses systèmes d’information. Les travaux ne devront pas se concentrer sur les seuls maillons que sont la facturation fournisseurs et la facturation clients. En effet, les chantiers devront être parallélisés sur les flux P2P et O2C, avec une vision de bout en bout, pour :

évaluer le niveau de capitalisation issu de son existant ;
challenger les différents éditeurs, sur le niveau d’adéquation de leurs standards avec les spécificités propres à son entreprise (normes sectorielles, …) ;
répondre aux enjeux inhérents à la conduite du changement nécessaire, afin de limiter les impacts liés à la superposition de nouvelles couches spécifiques ;
sécuriser les différents paliers nécessaires au choix et au déploiement d’une solution.

Au-delà du dimensionnement des moyens humains et budgétaires, la Gouvernance projet doit être clairement identifiée auprès des différentes parties prenantes (Sponsor, MOA, Intégration, Business, …) afin d’éviter tout risque d’inertie.

Étant donné que les outils sont développés en SaaS, les éditeurs gardent très souvent la maîtrise de l’intégration de leur solution. De ce fait, en fonction du cadre (Agile – Scrum, Cycle en V ou mixte) souhaité pour le projet, cela peut avoir un impact fort sur la Gouvernance du projet.

Un dispositif AMOA et de pilotage doit alors être défini avant la phase de choix, puis partagé en toute transparence avec les éditeurs, afin :

d’aligner les positions entre le client et l’intégrateur avec un organe indépendant ;
de fluidifier et de cadrer les relations entre les différentes parties ;
de faciliter la prise de décision ;
de sécuriser la traçabilité des décisions ;
de permettre la maîtrise du planning, étant donné les délais restreints de la réforme « 0 buffer ».

Enfin, bien que faisant partie de tout projet IT, le data cleansing (nettoyage de données) est un chantier encore plus important dans le cadre de projets de dématérialisation des factures.

En effet, les éditeurs ayant un modèle de facturation basé en grande partie sur l’archivage, le stockage et le traitement des documents ; il est nécessaire de profiter de ce chantier pour sécuriser le périmètre de reprise de données transactionnelles comme référentielles sur l’ensemble des processus impactés. Cela permet, entre autres, de :

challenger les éditeurs sur les coûts d’archivage et de stockage des factures reprises ;
éviter l’effet tunnel pour les équipes business entre autres, en cas de juxtaposition d’autres activités (clôture comptable, …) ;
anticiper la faisabilité et la complexité technique, pour aligner les anciennes données reprises avec les exigences de la réforme…

Comment anticiper les enjeux et les défis de la nouvelle réforme sur la facturation électronique pour votre entreprise ? Retrouvez dans un précédent article, toutes les informations à connaître pour préparer l’écosystème de son entreprise et passer le cap de la réforme de la e-facturation.

7 étapes pour mettre en place sa facturation électronique

Pour passer la réforme de la e-facturation en toute sérénité, nos experts SQORUS vous proposent 7 étapes clés à suivre :

Vous pouvez également télécharger en PDF notre fiche conseil sur les 7 étapes clés de la mise en place de la facturation électronique.

Conclusion sur les différents acteurs de la réforme d’e-facture

En conclusion, le choix d’une solution, qu’elle soit PDP, PPF seul ou OD, sera propre aux besoins de chaque entreprise. Nonobstant leurs spécificités, les entreprises devront entrer dans une démarche « Quick wins » de standardisation des processus de facturation clients et fournisseurs, afin de faire preuve d’agilité face aux futures évolutions technologiques et réglementaires posées par l’e-facturation.

De nouvelles tendances vont probablement voir le jour chez les éditeurs se positionnant sur le marché de l’e-facturation. Nombre d’entre eux se positionnent désormais sur des niches sectorielles (Ex : jefacture.com pour les experts comptables) ou encore optent pour des partenariats stratégiques avec des éditeurs d’ERP (Exemple : Esker avec Cegid). Concurrence oblige, une montée en gamme de l’offre de services sera attendue des éditeurs, avec dorénavant des pure players P2P ou O2C développant des fonctionnalités sur les deux flux.

Sur ce sujet, SQORUS, cabinet de conseil spécialisé en transformation digitale des fonctions RH, Finance et IT, peut vous accompagner sur votre problématique de facturation électronique. N’hésitez pas à nous contacter pour en discuter avec nos experts.

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