5 obstacles à la transformation digitale des fonctions financières

La digitalisation des entreprises impacte la fonction finance. En engageant la transformation digitale des fonctions financières, les dirigeants d’une entreprise doivent avoir à l’esprit que ce chantier va bouleverser l’ensemble de l’organisation de leur société. C’est à cette condition que cette transformation constituera un puissant levier au service de la performance. Il ne s’agit pas seulement de former les salariés à l’utilisation d’une nouvelle solution ou de procéder à quelques aménagements à la marge mais bien de remettre en question une large part des procédures internes. Pour relever ce défi, cinq obstacles majeurs devront être pris en compte et dépassés.

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1- Avoir une vision outil plutôt qu’organisationnelle

La digitalisation est entrée dans l’ère de l’intelligence artificielle. Cette dernière est en capacité de traiter des volumes très importants de factures et autres documents comptables, d’automatiser les saisies et de rapprocher certaines informations.

Les logiciels utilisés ne se limitent donc plus à n’être que de simples outils comptables. S’ils ont vocation à limiter les coûts et à soulager les professionnels des tâches à faible valeur ajoutée. Cependant, les technologies les plus avancées ne peuvent être efficaces que si elles répondent à de réels besoins métiers. 

Les salariés des départements finances sont au cœur de cet enjeu et les plus à même de participer à l’élaboration du cahier des charges d’un projet de transformation digitale des fonctions financières. Il est donc nécessaire de partir de leurs besoins pour choisir la solution adaptée et non de partir de la solution pour l’adapter à leurs enjeux quotidiens. L’offre Aide au choix proposée par les équipes S&H pourra accompagner les Directions financières dans le choix de la solution ERP adéquate.

2- Pilotage du projet : ne pas identifier une gouvernance claire pour la numérisation des processus

En vue de mener à bien un projet de transformation digitale, il est indispensable de désigner une équipe projet constituée de key users de différents services et d’un chef de projet, identifiable de tous. 

Ce manager, qui pourra être internalisé ou confié à un cabinet de conseil, aura pour mission de dresser une analyse de l’existant. Il fera un état des lieux des chantiers de dématérialisation à mettre en œuvre ainsi que des tâches et des procédures internes déjà automatisées. Il identifiera également les données les plus sensibles, afin d’établir une cartographie des risques et un recensement des besoins en matière de cybersécurité. 

Une fois ce travail initial achevé, il sera en mesure de définir un planning, un budget et une méthodologie des actions à engager, qu’il partagera avec l’ensemble des acteurs opérationnels.

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3- Négliger la résistance aux changements d’une transformation digitale des fonctions financières

La digitalisation de la fonction finance soulage les professionnels de certaines tâches. Cependant, de nombreux professionnels sont susceptibles de se sentir dépossédés de leur métier ou réfractaires au changement.

Suite à la mise en place de nouveaux outils, il sera donc nécessaire de proposer aux utilisateurs finaux de nouveaux objectifs et projets. Les comptables par exemple ont déjà vu évoluer très sensiblement leur métier, au gré de plusieurs évolutions réglementaires. Il s’agira d’inciter ces professionnels à utiliser le temps libéré par l’allègement des opérations de saisie ou pour procéder à des analyses plus poussées.

La digitalisation produit également de nombreuses données comptables devant être exploitées, analysée à travers des tableaux de bord financiers. Avec la diminution du temps de retraitement des données, les services comptables pourront davantage consacrer de temps au suivi, rapprochement et à la communication de ses données auprès des équipes concernées.

La transformation digitale des fonctions financières implique également une nouvelle organisation des compétences et des procédures internes. Le risque est donc grand de voir la crainte s’installer ainsi qu’une démotivation préjudiciable à la prise en main des nouveaux outils. Elle nécessite donc une communication en amont, et durant le projet, ainsi qu’une formation régulière des équipes afin de favoriser l’adoption des technologies.

4- Ne pas impliquer tous les acteurs dans la transformation digitale des fonctions financières 

Le déploiement de la stratégie numérique de la direction financière constitue une activité transversale qui va impliquer l’ensemble des acteurs opérationnels. Du fait qu’un ERP touche l’ensemble des processus d’une entreprise, la mise en place d’un tel système d’information va concerner plusieurs services.

L’intégration de nouvelles technologies est un projet qui mêle étroitement savoirs-faire métiers et compétences techniques. Chaque maillon est important afin d’assurer la congruence et la cohérence du projet de bout en bout.

Il s’avère donc indispensable de mobiliser les responsables des différents services. Le responsable du pilotage de la transformation digitale devra réunir les services impliqués, en vue de partager les enjeux communs et de renforcer la collaboration entre les équipes techniques et les acteurs opérationnels.

Pour respecter le planning arrêté et convaincre le plus grand nombre de la pertinence des actions engagées, il convient de disposer d’une solide aptitude au management et à la gestion de projet.

5- Négliger l’écart entre les compétences actuelles et celles nécessaires à la transformation des services financiers

Si un écart est constaté entre les compétences internes et celles nécessaires à la transformation des services financiers, 2 solutions sont envisageables. Des formations devront être prescrites aux salariés concernés sur la prise en main et l’utilisation des nouveaux outils. En effet, les collaborateurs vont être amenés à développer des compétences relatives aux nouvelles technologies qui vont au-delà de leur savoir-faire dans le domaine financier.

Pour autant, l’entreprise ne disposera certainement pas en interne, de l’ensemble des ressources humaines en capacité de soutenir la transformation digitale du département finance. Une politique de recrutement est donc à engager ou la sollicitation d’un cabinet de conseil extérieur proposant des profils experts sur les métiers de la Finance.

Les profils polyvalents ayant suivi un double cursus finances/nouvelles technologies sont particulièrement adaptés. L’essor des solutions de Data Management engendre également l’apparition de nouveaux métiers : Chief Data Officer, Data Scientist…

P.S.

SQORUS accompagne ses clients grands comptes dans la digitalisation des fonctions finances. Avec une expertise fonctionnelle et technique des principales solutions du marché dédiées aux métiers de la finance, nous implémentons et accompagnons nos clients dans toutes les phases de leurs projets. Grâce à des consultants certifiés sur des solutions comme Oracle, Netsuite, PeopleSoft, Kyriba ou encore Axway, Sqorus est l’intégrateur privilégié des solutions finance du marché.

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