L’obligation de facturation électronique et de e-reporting

Stratégie Finance

Par Valérie DELAY, Anouar SANHAJI et Salim BELHADI

Consultante Product Owner Projets SI Finance
Consultant Financier Expérimenté
Consultant AMOA Finance Confirmé

Profitant de la loi dite de modernisation de l’économie (LME) de 2008, un premier virage vers la facturation électronique avait été franchi en France puisque l’ensemble des entreprises, commerçant dans le cadre de la sphère publique, ont eu pour obligation d’émettre leurs factures sous format dématérialisé à compter du 1er janvier 2017, via la plateforme Chorus Pro.

Avec la loi de finance 2020 rectifiée en 2022, un nouveau cadre est instauré pour étendre la facturation électronique ou e-invoicing, à l’ensemble des échanges commerciaux se passant dans la sphère privée, que ce soit en B2B (Business-to-Business) ou B2C (Business-to-Consumer).

Toutes les entreprises assujetties à la TVA en France et quelle que soit leur taille auront l’obligation d’ici 2024 d’être en capacité de recevoir des factures fournisseurs sous format dématérialisé. Pour ce qui est de l’émission, un calendrier progressif de mise en œuvre, s’étendant de 2024 à 2026 en fonction de la taille des entreprises, a été établi par l’administration fiscale.

L’e-reporting s’impose également aux entreprises comme une norme afférente à certaines transactions sortant du champ de l’e-invoicing.

Ces obligations suscitent naturellement de nouvelles interrogations au sein des entreprises sur : le périmètre d’application de l’e-invoicing et du e-reporting, les impacts sur leur environnement applicatif et le niveau d’alignement nécessaire avec les attentes de la réforme.

Les concepts d’e-invoicing et d’e-reporting

Que ce soit l’e-invoicing ou l’e-reporting, tous deux sont régis par l’article 26 de la loi de finance rectificative n°2022-157 qui est venu préciser leur cadre d’application. Concrètement, les factures papier ou au format image (PDF, JPEG, …) seules et / ou envoyées par email disparaîtront.

L’e-invoicing correspond à la dématérialisation d’une facture sous un format structuré de données, et ce, dans toutes les étapes depuis sa création jusqu’à son intégration. Pour sécuriser la mise en œuvre de la réforme, la DGFIP et l’AIFE ont normé les modalités d’échange d’e-invoices, en définissant les spécificités liées à :

la sémantique (liste de données contenues dans le fichier envoyé) ;
le concept syntaxique (formats de fichiers pris en charge) ;
les canaux de transmission des fichiers (services API, EDI, …).

Pour qu’une facture électronique soit jugée conforme, elle doit alors respecter un des trois formats imposés par la norme européenne EN 16931, à savoir :

Universal Business Language version 2.1 – UBL 2.1 (format XML le plus répandu mondialement) ;
Electronic Data Interchange – CII (format XML structuré utilisé entre des partenaires commerciaux inter-industries à l’échelle internationale) ;
Factur-X : (fichier XML structuré accompagné d’un document PDF utilisé en Europe).

Le champ d’application de l’e-invoicing s’adresse à l’ensemble des transactions B2B domestiques réalisées entre entreprises assujetties à la TVA et domiciliées en France.

L’e-reporting est quant à lui un fichier électronique structuré qui permet de transmettre directement à l’administration fiscale les données de facturation, sortant du champ de l’e-invoicing. Son périmètre est défini par l’article 290 du CGI, et concerne :

les transactions B2B internationales ;
les transactions B2C domestiques comme internationales ;
les données de paiement uniquement pour les opérations de la catégorie des prestations de services relevant des articles 289 bis et 290 du CGI.

Comment anticiper les enjeux et les défis de la nouvelle réforme sur la facturation électronique pour votre entreprise ? Retrouvez dans un précédent article, toutes les informations à connaître pour préparer l’écosystème de son entreprise et passer le cap de la réforme de la e-facturation.

Les nouvelles mentions rendues obligatoires pour les factures

L’administration fiscale a défini des catégories de données rendues obligatoires à la fois dans les e-factures et les e-reportings. Cela a pour objectif d’uniformiser les pratiques de facturation et d’assurer la lisibilité des données par les différents systèmes des entreprises et de l’administration fiscale, au travers de l’océrisation (reconnaissance automatique).

Dans le cadre de l’e-invoicing, les mentions suivantes doivent figurer sur les fichiers de facture. Au total, 26 mentions seront requises lors de la phase de « Démarrage » (première vague de déploiement) et 8 le seront lors de la phase dite « Cible » (dernière vague de déploiement).

Outre les mentions rendues obligatoires sur toutes les factures actuellement, 4 nouvelles feront leur arrivée avec la nouvelle réforme :

NOUVELLES MENTIONS OBLIGATOIRES SUR LES FACTURES ÉLECTRONIQUES	DÉMARRAGE	CIBLE
SIREN – client	X
Catégorie de l’opération : livraison de biens (LB) / prestation de services (PS) /double (LBPS)	X
Option pour le paiement de la taxe d’après les débits	X
Adresse de livraison/réalisation du service, si différente de celle du client		X

Source : https://www.impots.gouv.fr/specifications-externes-b2b

Par ailleurs, les entreprises devront reporter les statuts liés au cycle de vie des factures, en fonction de trois niveaux de transmission (Obligatoire, Recommandé et Libre). Au total, 14 statuts ont été identifiés et dont la responsabilité de la production est partagée entre Acheteur et Fournisseur.

Les principales obligations du e-reporting

En ce qui concerne les données obligatoires pour l’e-reporting, il est nécessaire de les dissocier entre opérations B2C et B2B International. Pour ces dernières, elles seront identiques à l’e-invoicing exception faite du Numéro SIREN remplacé par le numéro TVA Intracommunautaire ou un numéro d’identification étranger.

En ce qui concerne les opérations B2C, les données pourront être envoyées de manière agrégée. Si une entreprise ne choisit pas l’agrégation, alors les mentions obligatoires ci-dessous devront être portées par la facture :

MENTIONS OBLIGATOIRES SUR L’E-REPORTING	DÉMARRAGE	CIBLE
Période sur laquelle la transmission est effectuée	X
SIREN – Assujetti	X
Numéro facture	X
Date de facture	X
Option pour le paiement de la taxe d’après les débits	X
Montant total de la TVA à payer, excepté de toute TVA étrangère, et établi en EUR pour les opérations en devise étrangère	X
Devise de transaction	X
Catégorie de l’opération : livraison de biens soumis à TVA / prestation de services soumis à TVA / Livraison de biens et services non soumises à TVA / Opérations donnant lieu au régime de TVA sur la marge	X

Source : https://www.impots.gouv.fr/specifications-externes-b2b

L’administration fiscale a aussi fixé un calendrier précisant la fréquence et les délais d’envoi au Portail Public de Facturation (PPF). Il est à noter que seules les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) seront habilitées à transmettre les e-reportings au PPF.

Source : https://www.impots.gouv.fr/specifications-externes-b2b

Focus sur les contrôles des flux liés à l’e-invoicing et l’e-reporting

Pour assurer la sécurité des données, le PPF aura pour mission de réaliser des contrôles qui porteront à la fois sur les flux, mais également les factures émises ou reçues par les entreprises. Ils ont été identifiés sur 4 niveaux :

Contrôle Technique : antivirus sur facture et pièce jointe, fichier vide, type et extension de fichiers, authentification et vérification de signatures, unicité du flux (nom de fichier, …) ;
Contrôle applicatif : analyse de la syntaxe (CII, UBL 2.1, Factur-X) ;
Contrôle fonctionnel : analyse du format sémantique (spécificités normatives), unicité du fichier, cohérence des données (codification et référentiels), adressage (annuaire) ;
Contrôle métier : vérification des données par les équipes métier du destinataire.

Conclusion sur l’obligation de la facturation électronique et du e-reporting

En conclusion, avec ces nouvelles spécificités réglementaires, la mise en place d’audits de conformité des environnements applicatifs et des processus s’impose comme une des étapes clé de réussite de la transition des entreprises vers l’application de la réforme.

Leur planification le plus en amont possible permettra de sécuriser les alignements inhérents aux enjeux de la réforme, et d’absorber sereinement les contraintes à la fois techniques et organisationnelles. Étant donné la globalisation des échanges commerciaux et le nombre croissant de pays ayant opté pour l’e-invoicing, la tendance ira certainement vers une harmonisation des standards entre pays, à l’instar de ce que fut « SWIFT » pour les virements bancaires internationaux.

Sur ce sujet, SQORUS, cabinet de conseil spécialisé en transformation digitale des fonctions RH, Finance et IT, peut vous accompagner sur votre problématique de facturation électronique. N’hésitez pas à nous contacter pour en discuter avec nos experts.

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