La digitalisation des entreprises impacte la fonction finance. L’investissement dans l’automatisation des processus financiers a vocation à accélérer et sécuriser le déroulement des procédures. Ainsi, les responsables financiers, libérés des tâches les plus répétitives, pourront davantage se consacrer à leurs missions d’analyse et de validation. La robotisation, via le RPA (Robotic Process Automation), permet d’automatiser les processus métier et de générer des gains de productivité importants.

Objectifs de l’automatisation des processus financiers

a. Améliorer la planification et la budgétisation, avec des solutions basées dans le cloud

La mise à profit du potentiel offert par le cloud pour les opérations de prévision, de planification et de budgétisation fait partie des défis à relever pour les directeurs financiers.

En effet, de très nombreuses entreprises pratiquent encore la planification à l’échéance (mensuelle, trimestrielle, voire même semestrielle). Cela génère des risques d’erreurs et une planification souvent lente et datée.

Le cloud permet le passage décisif à une planification connectée. Les événements disruptifs, qui ne sont pas rares dans la vie de toute entreprise, peuvent, avec des solutions basées dans le cloud, être pris en compte quasiment en temps réel. L’adoption de prévisions glissantes basées sur des indicateurs clés est aussi rendue possible.

La planification peut désormais être amendée et adaptée, de manière continue, notamment en fonction des mouvements du marché constatés et des évolutions réglementaires.

b. Automatiser la réconciliation des données depuis une source unique et fiable

Avec le cloud, toutes les équipes de la fonction finance ont accès à l’ensemble des projets et des données sur un espace unique et sécurisé.

Mais la visibilité peut aller bien au-delà de la direction financière. Ainsi, les contrôleurs de gestion auront la possibilité de visualiser et d’exploiter des informations dans la totalité des départements de l’entreprise, en vue d’enrichir leur processus de budgétisation.

La collaboration entre les différentes équipes sera, en outre, considérablement améliorée. Une vision large et précise sécurisera la prise de décisions.

c. Normaliser la production de rapports

Pour produire leurs rapports, les responsables de la direction financière sont souvent contraints d’analyser de nombreux documents Excel et de synthétiser des informations émanant d’outils peu opérationnels. L’automatisation permet de dépasser ces difficultés puisqu’elle s’accompagne d’une dynamisation des données. Elle génère un gain de temps et une réduction des coûts.

Par ailleurs, le développement d’outils analytiques puissants et intelligents rend possible une adaptation parfaite aux règles inhérentes au métier et normalise la production de rapports de grande qualité.

Qu’est-ce qu’un RPA ?

Le Robotic Automatisation Process (RPA) est un outil qui a pour fonction d’automatiser un certain nombre de processus qui répondent à des règles et logiques propres au métier. Il s’agit d’un robot qui assure la transition vers l’intelligence artificielle.

De nombreuses entreprises ont rapidement appréhendé l’intérêt du RPA pour la direction financière. Cet outil offre, en effet, des possibilités larges et évolutives, comme l’émission de réponses automatiques ou encore le traitement de transactions. Son déploiement dans un système ERP est susceptible de concerner divers secteurs qui exercent des activités obéissant à des règles strictes et répétitives. Plusieurs robots pourront ainsi être mobilisés, en vue d’accélérer et de sécuriser les procédures.

Selon de retour de nos clients, jusqu’à 50% des activités réalisées par des salariés d’une entreprise seraient automatisables par la RPA.

Quel que soit le service de l’entreprise, il existe toujours des tâches récurrentes qui consistent à traiter des informations spécifiques qui peuvent être reçues dans des pièces jointes par email. L’employé en charge de la tâche à traiter doit ensuite faire une synthèse de ces données reçues dans un nouveau document.

Programmer un robot qui remplit spécifiquement cette tâche récurrente peut représenter un gain de temps et d’énergie conséquents, sur la durée. Cela permet de soulager la charge de travail de l’employé en lui confiant des tâches avec plus de valeur ajoutée.

Ce peut être par exemple pour traiter des bons de commande, faire de la maintenance liée aux fournisseurs, clients, employés. Faire de l’agrégation de rapports pour les fins de mois, trimestre ou année : lorsqu’il faut établir une compilation de différentes informations. En effet, la RPA peut regrouper les diverses sources d’informations et les compiler. Mais ce peut être aussi pour faire de la veille concurrentielle, ou pour limiter l’erreur de saisie humaine. Pour agréger des données et en traiter des flux importants.

En effet, plus le flux à traiter est conséquent, plus l’intervention d’un robot RPA devient un atout de force.

Quels sont les bénéfices d’un RPA ?

Le RPA permet de pallier d’éventuelles défaillances humaines. En effet, après plusieurs heures de traitement et analyse de chiffres, il n’est pas rare que le niveau de concentration finisse par baisser. L’automatisation limite donc le risque d’erreurs humaines et améliore les processus opérationnels.

Grâce au temps dégagé, le personnel intéressé peut utilement être affecté à des tâches à forte valeur ajoutée. Au surplus, l’investissement dans une solution RPA est, le plus souvent, rapidement amorti par la baisse des coûts engendrés. L’aisance de déploiement et d’intégration est variable, en fonction des types de robots.

Par ailleurs, le RPA a également vocation à fluidifier les échanges entre les différents services opérationnels. Il facilite la détermination des priorités et la ventilation des ressources entre les différents départements de l’entreprise.

Avec le RPA, les directions financières attendent des gains de productivité importants, une sécurisation des processus ainsi qu’une amélioration de la qualité des services rendus aux consommateurs finaux. L’automatisation cognitive révolutionne le secteur financier. En effet, le RPA peut être couplé à des technologies faisant appel à l’intelligence artificielle telles que la reconnaissance vocale. Il participera ainsi à automatiser des tâches qui ne pouvaient jusque là être réalisées sans expertise humaine.

Les experts RPA Sqorus maîtrisent l’intégration de solutions RPA leaders du marché comme UiPath. Ils pourront vous accompagner pour analyser et modéliser des solutions (robots) s’appuyant sur vos outils existants.

P.S

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