Processus de recrutement : automatiser ou pas ?

Aujourd’hui, nul ne peut nier que le recrutement est devenu l’une des priorités des DRH et ce n’est pas un hasard !

La pandémie a été un vrai catalyseur des problématiques opérationnelles et des difficultés métiers liés à la fonction RH de manière générale, et plus spécifiquement au recrutement. Certaines entreprises ont été contraintes de digitaliser, sans attendre, leurs processus, d’autres, plus avancées, se sont engagées dans des approches d’agilité et de résilience pour faire face aux enjeux actuels du recrutement.

Stratégie RH

automatisation du processus de recrutement

Par Soufiane MAÏNE

Consultant SIRH

Pour prévoir l’avenir, il faut connaître le passé

J’ai commencé la rédaction de cette analyse avant la pandémie, et je l’ai étoffée suite aux multiples échanges que j’ai eus avec des DRH, et aux actualités touchant le Recrutement (grande démission, pénurie des talents…). Il me paraissait nécessaire de revenir sur ce sujet pour dresser un état des lieux et surtout partager ma vision sur de dernier.

Mon point de départ est la stratégie du Recrutement, qui varie d’une organisation à une autre et est impactée directement ou indirectement par plusieurs facteurs :

  • Le cœur du métier : certaines compétences/métiers (de niche) se font rares sur le marché, ou a contrario, l’offre est parfois plus importante que la demande.
  • La politique de recrutement : la DRH définit et porte la politique de recrutement, celle-ci peut parfois être modifiée par l’Exécutif ou le Comité de direction.
  • Le degré/maturité de digitalisation : un processus de recrutement peut ne pas être digitalisé à 100%, il est voué à la transformation selon les nouvelles fonctionnalités proposées par les éditeurs ainsi que les tendances ou enjeux métiers du recrutement.
  • La culture de l’entreprise : les recruteurs utilisent des moyens de marketing digital ou du Social Recruiting qui se conforment à la culture de l’entreprise.

D’un point de vue organisationnel, cette stratégie est souvent sujette à discussion entre plusieurs équipes : Direction générale, Stratégie, Organisation, Contrôle de gestion, RH et enfin IT. D’où, la complexité de se pencher sur le sujet de manière proactive et anticipative face aux propres enjeux de chaque métier de l’entreprise.

Côté réglementations, ces dernières varient selon le pays ou la région du monde : par exemple en matière de RGPD en Europe, ou de recours au contrat d’intérim en France.

Et concernant les processus métiers de recrutement, ils sont loin d’être soumis à une standardisation quelconque, par rapport à d’autres domaines de la fonction RH comme la Paie ou la Gestion des Entretiens Professionnels.

Partant de ce constat, le Recruteur, acteur principal du processus BPO (Business process Owner), dispose d’un champ d’imagination assez large pour repenser ou faire évoluer ses processus et ses pratiques RH, qui parfois dépassent la réalité technique de l’outil. Lors d’un déploiement ou de l’amélioration continue d’un SIRH en mode SaaS, la flexibilité et adaptabilité des paramétrages standards des ATS (Applicant Tracking System) sont mises à l’épreuve pour couvrir les spécificités métiers de l’entreprise. 

Toutefois, il faut garder à l’esprit que pouvoir tout paramétrer n’est pas forcément une bonne nouvelle pour le recruteur, car cela peut générer des processus complexes ou lourds en termes d’usage au quotidien ou de maintenance, et d’évolutivité pour intégrer les changements organisationnels RH ou de l’entreprise sur le long terme. Parfois, la seule option, si ce n’est la plus simple à mettre en œuvre, est que les processus métiers de l’entreprise s’adaptent aux usages de l’outil pour rentrer dans le standard proposé par l’éditeur.

L’accompagnement au changement est alors un facteur clé de la réussite du projet.

Dans cette équation à plusieurs paramètres, il ne faut pas perdre de vue que le temps passé sur le recrutement pour publier une offre et la clôturer, est un bon indicateur pour mesurer l’efficacité de l’activité du recruteur.

Pour revenir au sujet de la Stratégie, nous pouvons catégoriser les priorités des entreprises en matière de recrutements projetés dans un SIRH sur 3 niveaux :

  1. Simplification/Uniformisation des processus et réduction des délais de recrutement, sans se soucier beaucoup de l’intégration de nouveaux usages poussés par la technologie.
  2. Attirance pour la mise en œuvre de fonctionnalités tendances du marché (matching des candidats/scoring, Chatbot, IA, Plateforme d’Assessment/Entretien vidéo), tout en ayant des processus complexes ou longs.
  3. Alliance entre modernisation des pratiques RH et simplification des processus.

Pour comprendre comment une organisation peut se retrouver dans l’une de ces situations, il faut analyser plusieurs facteurs qui peuvent parfois être abstraits ou concrets. Sur base de mon expérience dans le Conseil, l’organisation de l’entreprise et la vision du business sont les facteurs les plus marquants dans la vie de l’entreprise impactant directement le processus Recrutement.

Quand un chef d’entreprise crée sa société, il commence par constituer une équipe de recrutement de manière réduite, car une entreprise dans ses débuts minimise ses couts liés aux fonctions Supports, et investit sur le cœur de son métier (R&D). Dans un objectif de générer de la croissance, l’entreprise a pour ambition de se développer en définissant une stratégie d’entreprise :

  • Élargir son offre de service pour accéder à des nouveaux segments de marché ;
  • Proposer de nouveaux services pour diversifier son activité ;
  • Acquérir de nouvelles sociétés ;
  • Fusionner avec d’autres sociétés ;
  • Etc.

Celle-ci s’accompagne forcément de changements organisationnels, qui peuvent impacter les processus existants du recrutement. La DRH est alors amenée selon ses priorités stratégiques soit à remettre à plat le processus de recrutement actuel pour prévoir une refonte/amélioration, soit à ne rien changer pour diverses raisons.

 

Développer une prise de conscience collective pour mieux préparer l’amélioration des processus

Au fil des années, le processus de recrutement peut soit stagner, soit évoluer à la suite de tous les changements mentionnés. Il faut donc avoir une prise de conscience par rapport à ces changements de sorte à anticiper toute évolution du processus de recrutement, et afin que la transformation soit la plus fluide à mettre en place. Aussi, Il convient de remettre les processus métier à plat, tracer leur historique pour comprendre l’existant, l’évolution et trouver une solution adaptée pour leurs transformations dans le futur. Ce travail peut être de longue haleine.

En effet, les processus métiers RH ne sont souvent pas dessinés/documentés par les entreprises : cela ne rentre pas forcément dans un métier, ou bien tout simplement aucun collaborateur n’a été désigné pour effectuer cette tâche. C’est là qu’intervient le rôle de Consultant, pour accompagner les entreprises dans cet exercice.

Quelles que soit les décisions prises par la DRH, j’ai l’intime conviction que « plus une société grandit, plus elle doit penser à simplifier ses processus de recrutement ». Si cela n’est pas fait au bon moment, l’entreprise pourra être amenée à gérer plusieurs processus à la fois, ou des processus avec un nombre d’étapes ne permettant pas d’atteindre le gain de temps souhaité dans un processus automatisé, en l’occurrence celui du Recrutement.

Souvent, lors d’un projet de déploiement SIRH, l’approche est de rentrer directement dans les cahiers des charges pour étudier la faisabilité des besoins métiers. Cette étape est certes essentielle pour délimiter le scope du projet et donc le budget, cependant il faut la compléter en prenant de la hauteur par rapport à l’outil et ses fonctionnalités. Tout en se posant des questions sur la vision que porte le recruteur sur l’outil, sa priorité et sa projection pour les années à venir, non seulement sur son métier et mais aussi sur les changements organisationnels et stratégiques qui peuvent arriver au sein de son entreprise. 

En somme, le déploiement ou le changement d’outil SIRH est un projet à part entière, qui doit être anticipé en gardant en tête :

  • Une vision claire de l’organisation sur les 5 années à venir, la durée de vie moyenne d’un SI étant 5 ans (par exemple changement de direction, rachat de société, etc.).
  • Des priorités stratégiques bien définies du côté DRH ou DSI, en fonction de qui porte le projet SIRH.
  • Qu’il s’agit d’une occasion en or pour remettre à plat son processus recrutement et l’améliorer.

Avec la pandémie, les habitudes de recrutement méritent d’être remises en question, surtout pour les entreprises qui avaient déjà accumulé du retard. De même, une attention particulière doit être donnée à la dimension « externe » : Marque Employeur, attractivité des talents, technologies poussées par les éditeurs de gestion des candidatures…

Il est aussi intéressant d’accélérer sur les projets d’Intelligence Artificielle pour améliorer le Recrutement, qui n’est qu’un concept marketing en 2022, alors que le back-office du processus Recrutement n’est pas alignée avec l’actualité du marché, peut s’avérer être une erreur stratégique et ne fera que retarder la résolution des vraies problématiques du Recrutement « traditionnel ».

Si vous souhaitez être accompagné dans cette démarche d’amélioration processus et/ou de mise en place de projet SIRH sur le métier Recrutement, n’hésitez pas à nous contacter.

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