Réforme de la facturation électronique : ce qu’il faut retenir

Articlé rédigé par Salim BELHADI

Publié le 7 décembre 2023

Initialement prévue au 1er juillet 2024, le calendrier de mise en œuvre de la réforme de la e-facturation a été décalé pour permettre aux entreprises françaises et à l’Etat un passage mieux orchestré.

Alors que le report est acté par le ministre des Finances au cours de l’été 2023, le calendrier a été retoqué par le Sénat qui souhaite une mise œuvre plus rapide pour les grandes entreprises dès juillet 2025, justifiant un gain économique important à l’avancement de ce jalon.

Comment anticiper les enjeux de la réforme et profiter de ce décalage ? Retrouvez dans cet article, les impacts majeurs à prendre en compte pour préparer l’écosystème de son entreprise et passer le cap de la réforme de la facturation éléctronique avec sérénité.

Dans la continuité de la loi de modernisation de l’économie du 04 août 2008, la réforme de la facture électronique a introduit l’obligation d’échanger les flux de facturation par voie électronique. La Direction Générale des Finances Publiques (DGFIP) et l’Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat (AIFE) ont pour mission d’assurer la mise en œuvre de ce nouveau système de facturation.

Les entreprises françaises sont très majoritairement composées d’entreprises individuelles (3,8 M en 2021) ou de très petites entreprises (1,3 M en 2021) et le Gouvernement estime qu’entre 2 et 2,5 milliards de factures circulent en B2B chaque année en France.
Naturellement, la nouvelle réforme sur la facture électronique interroge les entreprises sur ses impacts et les délais de mise en œuvre, ainsi que les chantiers nécessaires pour répondre à ses enjeux.

Quelles sont les dates clés de mise en œuvre de la réforme de la facture électronique ?

Suite à un premier décalage de la réforme, le Senat a voté le 15 novembre 2023 un amendement proposant la possibilité recevoir des factures électroniques dès Juillet 2025 qui doit être validé par l’Assemblée Nationale.

  • 1er juillet 2025 : Si l’amendement est confirmé, les grandes entreprises (effectif > 5000 salariés ou CA > 1,5 milliards d’euros) française devront être en mesure d’émettre leurs factures sous format électronique ; ce qui implique que toutes les entreprises françaises devront être en mesure de les recevoir.
  • 1er septembre 2026 : Les Entreprises de Taille Intermédiaires (nombre de salariés entre 250 et 5000 ou CA compris entre 50 millions d’euros et 1.5 milliard d’euros), auront l’obligation d’émettre leurs factures de vente au format électronique.
  • 1er septembre 2027 : les petites et moyennes entreprises et les micro-entreprises devront elles aussi émettre leurs factures de vente conformément à la réforme.

Quelles sont les modalités de la facturation électronique ?

Dans l’imaginaire commun, la facture électronique est encore trop souvent considérée comme un simple document papier scanné sous format PDF ou autre, puis envoyé par email. Or, le cadre imposé par la réforme vient apporter une nouvelle norme et bouleverser les pratiques de facturation de toutes les entreprises, à court et moyen terme.

Bien plus que l’édition d’un document sous un format d’image, la facture électronique se définit comme une facture sans papier, dont toutes les étapes, de sa création à son intégration, se font de manière dématérialisée. Elle concerne toutes les opérations d’achat / vente de biens et services entre entreprises établies en France et assujetties à la TVA. Avec la nouvelle législation, l’édition d’une facture papier sera totalement proscrite au même titre qu’une facture au format PDF.

Pour qu’une facture soit considérée comme conforme, les trois formats électroniques suivants, régis par la norme européenne EN16931 (définissant le modèle de données sémantiques attendu), seront désormais autorisés :

  • Universal Business Language version 2.1 – UBL 2.1 : format XML structuré, répondant à la norme internationale ISO/IEC 19845:2015. C’est aujourd’hui le plus répandu mondialement.
  • Electronic Data Interchange – CII : format XML structuré, utilisant une spécification technique pour générer la syntaxe de message susceptible d’être échangée à l’échelle internationale entre des partenaires commerciaux inter-industries.
  • Factur-X : format de fichier de facture mixte, associant à la fois un fichier XML structuré de données avec un document PDF.

D’autre part, l’État introduit le e-Reporting qui permet de transmettre à l’administration fiscale un état de toutes les opérations d’achat / vente qui n’entrent pas dans le champ d’application de la e-facturation.

E-reporting

Au-delà des obligations liées au format, de nouvelles mentions ont été rendues obligatoires. C’est le cas par exemple des statuts liés au cycle de vie de la facture (paiement, réception, validation, etc.) et de données telles que le numéro Siren client.

E-facturation : Qu’est-ce que l’annuaire ?

L’annuaire est un registre des données d’identification des entreprises établies en France. Il est mis en place dans le cadre de la réforme et sera géré par l’AIFE. Il est destiné à faciliter les échanges de facturation électronique entre les entreprises et permettra d’identifier les assujettis à la TVA.

Plusieurs catégories d’informations seront ainsi répertoriées au sein de ce registre :

  • Les données d’identification des sociétés recevant les factures ainsi que le détail de la structure organisationnelle recevant la facture au sein de chaque société : SIREN, SIRET, code de routage.
  • Des données relatives à l’identification des Plateformes de Dématérialisation Partenaires entre eux de manière à assurer l’interopérabilité et la bonne réception des factures électroniques.
  • Des données supplémentaires relatives aux factures B2G.

Quels outils pour m’accompagner dans la dématérialisation des factures? 

Du fait du caractère obligatoire de la réforme, l’État a modélisé les futurs flux de facturation électronique entre acheteurs et fournisseurs, sous un « Schéma en Y ». Il identifie également les différentes options d’outils déployables au sein des entreprises.

format e-facture

Le Portail Public de Facturation

Le Portail Public de Facturation (PPF) est un service gratuit de l’État, permettant aux entreprises de centraliser leurs données de facturation. C’est aussi lui qui prend en charge la gestion de l’annuaire public et fait le lien avec l’administration fiscale pour les déclarations de TVA.

Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires

Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) sont des tiers de confiance privés ayant la capacité de gérer les flux entrants et sortants de facturation directement entre clients et fournisseurs.

Pour être PDP les éditeurs ont l’obligation d’obtenir une homologation de l’État. Ils génèrent les factures aux bons formats attendus, aussi bien en émission et en réception.

Les Opérateurs de Dématérialisation

Les Opérateurs de Dématérialisation (OD) sont également des tiers de confiance privés ayant la capacité de recevoir et de générer des factures aux formats électroniques attendus.

Cependant, ils n’ont pas la capacité d’émettre une facture directement aux clients, car aucune homologation de l’État n’est nécessaire.

Conclusion sur la réforme de la facturation électronique

En définitive, la préparation en fonction de son écosystème sera déterminante pour passer le cap de la réforme de la e-facturation. Au-delà d’un nouvel outil pour réduire la fraude à la TVA dont se dote l’administration fiscale, il s’agit ici d’une véritable opportunité offerte aux entreprises de toute taille pour harmoniser et moderniser leurs pratiques de facturation.

Les relations entre acheteur et fournisseur ainsi que leur productivité s’en sentiront améliorées, avec entre autres : l’optimisation de leur besoin en fonds de roulement, la diminution drastique des coûts et des délais de traitement tout au long du cycle de vie de leurs factures, l’amélioration de leur compétitivité avec la simplification, la fiabilisation des processus de facturation et l’allégement de la charge administrative des déclarations fiscales.

Sur ce sujet, SQORUS, cabinet de conseil spécialisé en transformation digitale des fonctions RH, Finance et IT, peut vous accompagner sur votre problématique de facturation électronique. N’hésitez pas à nous contacter pour en discuter avec nos experts.

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