Comment la solution Axway peut-elle aider les Directions Financières dans l’optimisation de leurs schémas comptables ?

L’AI Suite (Accounting Integration Suite) d’Axway est une solution complète, sûre et rentable permettant de simplifier l’intégration entre le système financier d’information et les différentes applications métiers. Grâce à l’expertise Axway, les entreprises peuvent fournir un outil à leur Direction Financière qui les aide à optimiser leurs schémas comptables.

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La transformation et l’intégration des données métiers en écritures comptables

Avec son moteur de règles très performant, l’AI Suite aide votre entreprise à croître et à gérer ses évolutions en optimisant la gestion, la transformation et la diffusion des données comptables et financières. L’ensemble de vos applications métiers peuvent être intégrées. Il est facile d’ajouter de nouveaux processus, produits et systèmes, ce qui simplifie les fusions et/ou les acquisitions. Grâce à sa conception intégrant notamment la gestion des API modèles d’intégration, l’AI Suite a la capacité de traiter d’importants volumes d’informations, ce qui vous permet de répondre aux exigences de votre métier.

Les événements opérationnels sont transformés pour être intégrés dans le grand livre comptable. Vous pouvez définir des schémas comptables globaux qui permettent d’accélérer le traitement des données financières et comptables. Vous obtenez ainsi la totale maîtrise de vos schémas comptables, puisque vous personnalisez la solution selon vos besoins et non plus en fonction des contraintes informatiques. Si la charte et les règles comptables sont définies de manière centralisée, il est également possible de les adapter afin qu’elles soient conformes aux réglementations locales. La supervision se fait à la fois au niveau global et pays par pays.

L’AI Suite alimente les systèmes comptables, les outils de reporting (locaux et consolidés) et de gestion des risques. Les écritures dans le grand livre sont automatiquement créées et les grands livres auxiliaires sont aussi gérés. Les fonctions spécifiques à la comptabilité sont incluses : calcul de solde, écritures intersociétés, extournes, envoi et suivi de l’envoi vers plusieurs systèmes cibles, etc.

Avec cet outil, il est possible d’intégrer des activités et multi-GAAP et de créer des écritures multi-GAAP. Comme la source de données est unique, cela facilite la vérification de la cohérence des données ainsi que la réconciliation des informations, notamment entre des GAAP locaux et d’autres GAAP.

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Une gestion des règles centralisée et simplifiée

Les règles comptables sont définies selon vos besoins et peuvent être simulées avant leur application. Vous gardez ainsi le contrôle sur vos règles comptables et processus métiers, ce qui permet une amélioration de la gestion de l’intégration financière. Cette personnalisation de l’outil vous permet d’améliorer l’agilité et l’efficacité comptable de votre organisation. Vous définissez donc les règles comptables adaptées à vos politiques financières.

Si vous utilisez les normes américaines GAAP (Generally Accepted Accounting Proncoples), vous pouvez les appliquer dans l’AI Suite. Une fois que vous avez modifié des règles ou que vous en avez créé de nouvelles, leur application est rapide et de nouveaux flux de données sont instaurés. Ainsi, vous pouvez respecter toutes les réglementations locales, régionales et mondiales, telles que les normes de reporting financier IFRS (Internationl financial reporting standards) ou la loi américaine sur la production de documents comptables et financiers (loi Sarbanes Oxley ou SOX).

Pour répondre aux exigences réglementaires, toutes les méthodes et procédures comptables utilisées sont documentées de manière automatique. Grâce au module Studio, vous pouvez organiser votre documentation. Vous avez également la possibilité de stocker de manière centralisée l’ensemble des politiques et règles internes qui sont applicables dans votre société. La solution Axway est évidemment multi-devises : toutes les devises peuvent être gérées seules ou simultanément.

Une gestion efficace des exceptions

Quand une erreur survient, son origine est automatiquement identifiée. De plus, vous gagnez aussi du temps, car les écarts sont également rapidement identifiés grâce à la réconciliation entre les bases du métier et le système de gestion. Les personnes habilitées peuvent corriger les problèmes en mettant à jour l’écriture ou en saisissant de nouvelles données. Cela permet d’anticiper les problèmes lors des clôtures comptables.

Afin de garantir la traçabilité et la sécurité des actions, vous paramétrez les autorisations spécifiques nécessaires aux profils pour procéder à ces régulations. Les informations saisies manuellement sont ainsi parfaitement contrôlées, qu’elles servent à traiter les exceptions ou à enrichir les données. Vous pouvez savoir à tout moment quel utilisateur a effectué quelle action et à quel moment.

Vos données financières sont donc parfaitement sécurisées. La solution Awxay contient des modèles de tableaux de bord qui permettent de surveiller le processus d’intégration comptable. Vous définissez quels sont les profils autorisés à accéder à ces vues particulières et aux contrôles sur les flux de données. Implémenter l’AI Suite contribue donc à faciliter l’automatisation de multiples procédures comptables et contrôles habituellement manuels.

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Une reporting sécurisé détaillé et des audits facilités

La solution Axway comprend un module de pistes d’audit simple à utiliser pour lancer des requêtes afin de justifier les informations transmises aux systèmes financiers. Vous accédez facilement à des pistes d’audit détaillées, ce qui facilite les contrôles journaliers des processus comptables et permet d’accroître la qualité des données.

Certaines fonctionnalités servent à établir des contrôles quotidiens qui donnent de la visibilité sur les données financières produites. L’ensemble de l’historique relatif aux comptes et à leur solde est conservé. Ainsi, le stockage, la recherche et l’utilisation des milliards d’événements et d’écritures du grand livre, représentant plusieurs téraoctets de données, sont possibles. Vous pouvez créer vos rapports financiers et vos synthèses simplement et les publier sous le format de votre choix : Word, Excel, PDF, HTML, etc.

Une meilleure gestion et visibilité des données financières

Grâce à l’expertise d’Axway, des outils d’intelligence artificielle ont été intégrés dans la solution pour générer des tableaux de bord donnant à la Direction Financière une vue globale de ses processus. Il est ainsi possible de :

visualiser la progression des processus de transformations de données ;
identifier les possibles divergences ;
mesurer les performances de chaque étape de transformation ;
optimiser ces étapes en comparant leurs performances sur des périodes de temps définies ;
interpréter les données comptables afin d’améliorer leur pilotage ;
faire des rapprochements avec des données métier ;
anticiper le possible impact de la gestion des exceptions sur les dates de clôture et prendre les décisions qui s’imposent.

De plus, vous bénéficiez d’une réduction de vos coûts globaux, car une disponibilité de 99 % est garantie. Ce résultat répond aux accords de SLA (Service Level Agreement) les plus exigeants et évite de lourdes pénalités. L’AI Suite d’Axway est véritablement un outil qui renforce les performances comptables, fonctionnelles et techniques de votre entreprise tout en vous assurant un traitement fiable de milliards de transactions métier chaque année.

L’AI Suite est une solution Axway incluant l’API management, qui facilite l’intégration et la communication entre différents services. Elle deviendra un véritable support pour votre Direction Financière dans sa transformation digitale.

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