Comment améliorer la qualité des données RH grâce aux interfaces de saisie intelligentes ?

Dans un contexte d’entreprise étendue, où les filiales interagissent avec les processus RH du Groupe, maintenir une donnée de qualité est un véritable défi.

Des erreurs dans les données RH peuvent engendrer des conséquences lourdes : paies incorrectes, affectations inadéquates, ou encore non-respect des obligations réglementaires.

Ces problèmes sont souvent liés aux systèmes SIRH obsolètes ou à des pratiques de saisie manuelle. L’absence d’une cohérence inter-systèmes entre les outils SIRH renforce la probabilité de doublons ou incohérences dans la base employés.

Dans cet article, nous explorons comment des interfaces de saisie intelligentes peuvent améliorer la qualité de vos données RH, prévenir les doublons et renforcer la fiabilité de vos systèmes d’information.

Quel est l’impact d’une mauvaise qualité des données RH ?

Avant d’aborder les solutions, mesurons les conséquences réelles d’une donnée RH dégradée :

• Surcoûts opérationnels : Les équipes RH perdent un temps considérable en tâches de correction et réconciliation de données.

• Décisions erronées : Des rapports basés sur des données incomplètes ou dupliquées conduisent à des analyses biaisées et des décisions stratégiques inadaptées.

• Expérience collaborateur dégradée : Un collaborateur dont l’identifiant est dupliqué peut rencontrer des problèmes d’accès aux outils, de paie ou de suivi de carrière, impactant directement son engagement.

• Risques de conformité : Dans un contexte de renforcement des réglementations (RGPD, directive sur la transparence salariale), la fiabilité des données devient un impératif légal.

Le problème des doublons d’identifiants collaborateurs entre filiales

Prenons le cas d’un identifiant unique attribué aux collaborateurs d’une entreprise ou d’un Groupe.

Cet identifiant est censé accompagner le salarié tout au long de sa carrière, même lors de mobilités entre entités du Groupe.

Cependant, dans la réalité, les RH de différentes filiales peuvent ne pas avoir connaissance d’un identifiant déjà attribué à l’échelle groupe en l’absence d’un mécanisme de contrôle en amont.

Résultat ? 

Un même individu peut se voir attribuer plusieurs identifiants. Une source d’erreur coûteuse qui complique la gestion RH, la paie…

La solution : améliorer la qualité de vos données avec des interfaces de saisie intelligentes

Lors du processus d’embauche, les RH saisissent dans le système les informations relatives à l’employé (nom, prénom, date de naissance, etc.), l’interface intelligente interroge via API la base de données existante pour déterminer s’il s’agit d’une donnée déjà connue ou d’un nouveau profil.

Ils analysent les correspondances potentielles et présentent les résultats sous forme de cas d’usages concrets, permettant aux RH de prendre la bonne décision, en toute autonomie.

Trois scénarios possibles se présentent alors :

1. Correspondance unique détectée 

Si les données saisies correspondent à un employé existant (nom, date de naissance…), l’outil signale la redondance et propose de compléter ou modifier le profil au lieu de créer un doublon.

Cette approche garantit une base employée centralisée, à jour et évite la prolifération de profils multiples pour un même individu. Cela vous épargne un travail de correction en aval.

2. Correspondances multiples possibles

Dans les cas ambigus, où plusieurs profils s’avèrent proches, l’outil alerte l’utilisateur RH et affiche les fiches correspondantes pour validation.  

Cela ajoute une étape de vérification humaine tout en restant assisté par l’IA, ce qui limite les erreurs et optimise la cohérence inter-systèmes. Ce cas de figure permet de détecter les cas ambigus (homonymes, enregistrements partiels).

Vous conservez ainsi la maîtrise de la décision tout en bénéficiant d’une aide intelligente.

3. Aucune correspondance pertinente 

Lorsqu’ aucun profil existant ne correspond aux données fournies, le système en déduit qu’il s’agit d’un nouvel employé. Il permet alors au RH de générer un nouvel identifiant, sans risque de conflit ou de doublon.

Quels bénéfices les RH en retirent au quotidien ? 

L’implémentation d’interfaces de saisie intelligentes offre des avantages tangibles pour les professionnels RH :

• Gain de temps significatif : les équipes RH sont libérées des tâches fastidieuses de vérification et de correction, pouvant se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.

• Fiabilité accrue des reportings : des données propres dès la source garantissent des analyses et tableaux de bord fiables pour le pilotage RH. C’est un des piliers développés dans notre article sur réussir vos projets Data RH : 5 erreurs fréquentes à éviter. Vous gagnez en visibilité sur vos indicateurs RH clés.

• Réduction des coûts de maintenance : moins de corrections à posteriori signifie moins de ressources mobilisées pour le nettoyage de données.

• Conformité simplifiée : face aux exigences croissantes de transparence, des données fiables facilitent la production de rapports réglementaires.

• Meilleure expérience collaborateur : un parcours administratif fluide contribue directement à l’engagement des employés, un objectif prioritaire pour de nombreux DRH aujourd’hui.

Au-delà de la simple saisie : un levier de transformation RH

Les interfaces intelligentes s’inscrivent dans une vision plus large de la digitalisation RH. Elles constituent souvent la première étape d’une démarche globale d’amélioration de la qualité des données, qui peut ensuite s’étendre à d’autres processus :

• Onboarding digital : Des parcours d’intégration fluides qui capitalisent sur des données fiables dès l’embauche
  

• Mobilité interne simplifiée : Des transferts entre entités sans perte d’historique ni création de doublons

• Analytique RH pertinente : Des insights basés sur des données consolidées et fiables

• Expérience collaborateur cohérente : Un parcours administratif sans friction tout au long du cycle de vie dans l’entreprise

Comment déployer avec succès une interface
intelligente RH ? 

Les étapes essentielles d’un déploiement réussi

Une intégration réussie passe par l’audit de l’existant, la consolidation des référentiels employés, la configuration des API et la validation des flux métiers. Il est également essentiel de prévoir des phases de tests, un nettoyage initial pour éviter les doublons et des contrôles qualité continus. Une démarche structurée est la clé d’un projet stable et durable.

Choisir la bonne solution SIRH pour vos besoins 

Chaque solution (Workday, SAP SuccessFactors, Oracle…) propose différents niveaux d’intelligence. L’important est de sélectionner un outil qui permettra une automatisation des processus, la détection doublons, et une saisie intuitive adaptée à votre structure multi-entités. Le choix de la technologie doit s’aligner avec votre stratégie RH globale.

Former les équipes RH pour réussir l’adoption 

La réussite repose sur l’adhésion des équipes RH. Il faut les former à l’utilisation de l’assistante intelligente, les sensibiliser aux enjeux de la qualité des données RH, et instaurer une culture de l’amélioration continue autour de la saisie intelligente. L’humain reste au centre de la transformation digitale RH

Conclusion : une interface bien conçue devient un outil stratégique 

Les interfaces de saisie intelligentes ne sont pas de simples écrans de formulaire. Ce sont de vraies garde-fous opérationnels, qui contribuent à la qualité et à la fiabilité des données. 

En intégrant des logiques d’assistance et de détection, elles permettent aux entreprises de poser les fondations d’un système d’information robuste, basé sur une donnée propre dès le départ. 

Cette approche s’inscrit parfaitement dans une démarche de transformation digitale RH, où chaque acte de saisie devient un levier d’excellence opérationnelle. 

Vous voulez transformer la qualité de vos données RH en avantage compétitif  ? Nos experts en intégration RH vous accompagnent pas à pas pour mettre en place des interfaces intelligentes adaptées à votre organisation.