Time & Absences sur Oracle HCM Cloud : nos conseils pour bien préparer son projet

L’implémentation d’un Système d’Information pour les Ressources Humaines (SIRH) est une étape décisive dans la transformation digitale d’une entreprise. Pourtant, au sein de cet écosystème, un module souffre souvent d’un manque d’anticipation : la gestion des temps et des absences. Bien que critique pour le bon fonctionnement de la paie (entre autres), il est fréquemment relégué au second plan, entraînant des complexités inattendues au moment du déploiement.

Sylvie Booufal, consultante SIRH chez SQORUS, nous donne ses conseils pour aborder sereinement le déploiement du module Time & Absences d’Oracle HCM Cloud.

Quelles sont les erreurs observées lors de la préparation et de l’implémentation du module ‘Time & Absences’ d’Oracle HCM Cloud ?

Paradoxalement, bien qu’il soit directement lié à la paie, le nerf de la guerre en entreprise, ce module est souvent traité en dernier : c’est la cinquième roue du carrosse.

En effet, les entreprises consacrent généralement beaucoup d’énergie au volet administratif (Core HR) pour sécuriser les données collaborateurs (noms, déclarations, etc.), et le module temps et absences est abordé tardivement. Au moment des phases de tests (UAT) ou de la mise en production, les incohérences apparaissent, ce qui peut impacter directement la paie des salariés.

L’erreur la plus fréquente lors de la préparation est certainement la sous-estimation du temps et des ressources à consacrer à ce chantier :

• Manque de planification : les ressources affectées au projet sont souvent les mêmes gestionnaires RH ou de paie qui assurent le quotidien, avec des agendas rythmés par les périodes de paie incontournables (généralement entre le 25 et le 5 du mois).

• Indisponibilité des équipes expertes : sans les experts métier pour valider les règles de calcul lors des ateliers de conception (design) ou de collecte des données, le projet peut se retrouver bloqué pendant plusieurs jours.

Quelles sont les bonnes pratiques pour cartographier et préparer les données existantes en amont du projet ?

Une préparation rigoureuse des données est l’élément fondamental de tout projet IT, SIRH compris. Ne vous fiez pas uniquement à la mémoire de vos équipes pour lister les types d’absences ou d’heures. Procédez à une extraction exhaustive depuis votre système de paie existant.

• Dresser un inventaire complet : congés payés, RTT, maladies, mais aussi les congés exceptionnels (comme le congé de déménagement) qui surviennent rarement mais qui bloqueront le système s’ils sont oubliés.

• Intégrer les nouveaux usages : le télétravail, bien qu’il s’agisse de temps de présence, est aujourd’hui majoritairement géré dans le module absence d’Oracle pour faciliter la validation managériale.

• Lister les heures rémunérées : heures supplémentaires (25 %, 50 %), heures de nuit, astreintes, ou heures complémentaires. Il faut comprendre leur impact et les règles associées, notamment par rapport aux conventions collectives ou aux spécificités locales.

Ensuite, une décision technique et stratégique majeure doit être prise quant à l’architecture de votre SIRH : Oracle doit-il être « maître » ou « esclave » des calculs ?

• Oracle « maître » : Le système calcule tout, ce qui exige une transmission d’une rigueur absolue des règles de calcul et des spécificités conventionnelles.

• Oracle « esclave » (recommandé) : Oracle se contente d’enregistrer et de transmettre la volumétrie (la somme des heures ou des jours d’absence) au système de paie existant, qui se charge lui-même des compteurs et des valorisations. C’est souvent plus simple, moins onéreux, et particulièrement efficace si votre système de paie est déjà robuste.

Ce choix est important car il conditionnera directement vos futures interfaces techniques, qu’il s’agisse d’intégration avec des badgeuses ou des outils de planification tiers.

Comment bien structurer les ateliers de conception et les futurs scénarios de test sur Oracle HCM pour s’assurer de ne rien oublier ?

Il n’y a pas de recette magique, mais il existe une méthode robuste : impliquer fortement le métier. Si les consultants apportent leur retour d’expérience via des questions récurrentes, ce sont les équipes internes qui détiennent la connaissance des cas complexes (expatriés, transferts de compteurs d’une entité à l’autre, etc.).

Pour sécuriser vos tests, divisez votre approche en deux profils de testeurs :

• 1. Les testeurs rigoureux : ils vont suivre à la lettre le scénario de test pour s’assurer que la conception standard fonctionne parfaitement (les fameux Happy Paths).

• 2. Les testeurs explorateurs : ce sont souvent les plus précieux. Ils vont sortir des sentiers battus, challenger le design et utiliser l’outil de manière aléatoire. Dans la vraie vie, un collaborateur ne clique pas toujours sur le bon bouton du premier coup : ces tests garantissent la robustesse de l’outil face à un usage réel.

Comment doit-on anticiper la conduite du changement face au module Time & Absences d’Oracle HCM Cloud ?

La règle d’or est d’impliquer les collaborateurs le plus tôt possible, notamment en créant un réseau de véritables ambassadeurs. Pour cela, il est nécessaire de sélectionner avec soin vos bêta-testeurs.

Plutôt que de vous tourner uniquement vers des profils technophiles, privilégiez des collaborateurs légitimes et écoutés par leurs pairs. Un testeur influent qui partage un retour positif de manière informelle, que ce soit dans les couloirs ou à la machine à café, aura un impact bien supérieur à celui d’une communication officielle descendante.

À l’inverse, si ces premiers utilisateurs se bloquent face aux inévitables ajustements techniques et dénigrent le système, l’adoption globale s’en trouvera fortement compromise.

Parallèlement à ce réseau d’influence interne, il est important de mettre en avant les gains tangibles en matière d’expérience utilisateur (UX). Depuis le déploiement de la nouvelle interface Redwood par Oracle, l’ergonomie a fait un bond en avant considérable. Les collaborateurs bénéficient aujourd’hui d’une navigation très fluide pour la saisie de leurs feuilles de temps (timecards) ou de leurs demandes d’absences, le tout au sein d’un environnement clair et responsive.

S’appuyer sur ces arguments visuels concrets est un excellent moyen de rassurer les équipes et de lever les potentielles appréhensions face au changement.

De plus, l‘intégration croissante de l’intelligence Artificielle promet de simplifier encore davantage les processus .

Si vous deviez retenir un ultime conseil pour garantir le succès de la phase de cadrage sur ce module d’Oracle HCM, quel serait-il ?

L’humain. Un projet SIRH n’est pas qu’une histoire de données, de flux ou de paramétrage technique : c’est avant tout un projet pour et par les collaborateurs de l’entreprise. Dédiez du temps réel aux équipes pour qu’elles puissent participer aux ateliers et s’approprier l’outil. Ne pas intégrer l’humain dès le cadrage, c’est s’exposer à un manque d’informations vitales pour le design, et surtout, à un rejet lors du déploiement.