Quelle est l’utilité d’une solution ERP pour la fonction finance ?

Optimiser et automatiser les processus de l’entreprise, avoir un vision rapide et synthétique des projets, avoir un meilleur partage de l’information en interne ou encore augmenter la productivité et améliorer la prise de décision, les avantages d’un logiciel ERP pour une entreprise sont nombreux. La fonction finance occupe une place de choix dans un projet de progiciel de gestion intégré. Elle est souvent au cœur des enjeux de l’implémentation d’un tel projet.

Qu’est-ce qu’un progiciel de gestion intégrée ?

Un ERP (de l’anglais Enterprise Resource Planning) est un logiciel qui permet de gérer l’ensemble des activités d’une entreprise. Également appelé PGI (Progiciel de Gestion Intégrée), cette solution informatique offre la possibilité de rassembler dans une seule base de données toutes les informations provenant des différents services d’une société. Ainsi, chaque action sur une donnée amène une mise à jour en temps réel dans la base centralisée.

Initialement utilisés par de grosses structures, ces logiciels de gestion sont maintenant adaptés aux sociétés de toutes tailles. Les ERP se composent de plusieurs modules correspondant aux processus métiers des entreprises :

• gestion comptable et financière,
• gestion commerciale,
• gestion de la relation client,
• ressources humaines,
• distribution,
• gestion des stocks,
• reporting décisionnel…

En fonction de son secteur d’activité, chaque société peut choisir quels « modules » elle va mettre en oeuvre lors de son projet ERP. Elle peut aussi faire évoluer ces modules selon ses besoins et pour s’adapter aux obligations réglementaires de son secteur d’activité.

Quels sont les avantages de la mise en place d’un logiciel ERP ?

Les bénéfices de l’utilisation d’une solution de gestion intégrée sont nombreux pour la fonction finance :

• homogénéisation des données : un ERP remplace généralement plusieurs systèmes d’information spécifiques à chaque département. Avant sa mise en place, tous les services se mettent d’accord sur la définition précise des différents types de données.
• fiabilité de l’information : tout en laissant la possibilité à l’ensemble des collaborateurs de réaliser des mises à jour de manière simultanée, la centralisation des données limite les doublons.
• traçabilité des actions : la conservation de l’historique de chaque mise à jour permet également de connaître la date, l’heure et l’utilisateur ayant effectué le changement. Cette fonctionnalité est importante pour répondre à des exigences réglementaires de traçabilité.
• gains de productivité : les tâches redondantes et chronophages sont automatisées, notamment au niveau des écritures comptables. Les collaborateurs se consacrent alors à des activités à plus forte valeur ajoutée.
• aide à la prise de décisions : la qualité des informations étant assurée, le pilotage de la société est facilité car les dirigeants possèdent une vision globale et à jour de leur état financier, commercial… De plus, les ERP sont souvent pourvus de modules décisionnels qui offrent une aide supplémentaires aux personnes décisionnaires.