ERP finance : que devez-vous savoir en tant que responsable financier ?

En tant que directeur financier, vous avez l’obligation de pouvoir garantir l’exactitude des informations financières provenant de votre entreprise. Vous avez généralement besoin d’intégrer des données provenant de multiples logiciels de gestion et émanant de différents services, tels que la direction des achats ou encore la gestion des stocks. Cette hétérogénéité ne vous facilite pas la tâche. Un ERP finance permet d’obtenir une gestion intégrée de l’ensemble des flux de données financières de l’entreprise en temps réel. Le contrôle de gestion est donc grandement facilité, même si l’intégration d’un logiciel ERP finance dans le système d’information nécessite souvent une remise en cause des processus existants.

Les implications de l’intégration d’un ERP finance

Pour qu’un ERP finance fasse montre de toute son efficacité dans le fonctionnement de l’entreprise, il doit se fonder sur des modèles réels de flux de données. Les processus internes doivent donc être connus, décrits, modélisés… et souvent revus.

En effet, l’audit (indispensable avant toute intégration d’un progiciel de gestion intégré) peut faire ressortir des possibilités d’amélioration et d’optimisation des processus. Il s’agit donc d’une opportunité pour les entreprises qui désirent effectuer les transformations nécessaires à leur croissance.

Le directeur administratif et financier doit avoir conscience des impacts que peut générer l’arrivée d’un ERP finance dans l’entreprise. Il faut prévoir le temps nécessaire pour déployer la solution, car celle-ci influe sur l’ensemble des processus de gestion, dans tous les domaines et les activités. Il faut également prévoir un budget, car la prise en main du logiciel par les salariés et les experts comptables implique sans aucun doute des formations. Il faudra patienter quelques temps après la mise en place de l’ERP, pour que l’entreprise puisse en tirer tous les bénéfices.

Le choix de la solution ERP

Choisir parmi les nombreux progiciels de gestion n’est pas simple. Le responsable financier va devoir définir les besoins exacts de l’entreprise afin de les comparer avec les fonctionnalités proposées par les outils de pilotage. Il y a peu de chance de trouver un produit correspondant exactement aux besoins.

En fonction de la taille de l’entreprise, de sa gestion commerciale, de son budget et de son activité, des choix s’avèrent indispensables pour obtenir un gain de productivité. Une petite structure peut trouver une solution simple couvrant 90 % des besoins et pouvant être paramétrée pour prendre en compte les 10 % restants. Une grande entreprise, en revanche, devra prendre en compte des processus différents et sera amenée à opter pour une solution plus complexe et complète. Des développements spécifiques devront être réalisés dans de nombreux cas.

Une petite structure travaillant principalement au niveau local aura peut-être plus intérêt à investir dans du matériel et dans un logiciel permettant d’héberger la solution dans ses locaux, à condition de posséder une équipe suffisante pour assurer la maintenance des outils de gestion. Un hébergement dans le cloud sera plus adapté dans le cas d’un grand groupe ou d’une multinationale, dont les besoins peuvent évoluer et différer d’un pays à l’autre.

L’intégration de la solution ERP

L’intégration d’un ERP requiert des compétences particulières. Si une équipe possède les compétences en interne ou des talents dénichés par les ressources humaines, elle peut se charger de la réalisation. Mais l’intervention d’un prestataire extérieur spécialisé présente l’avantage d’offrir un recul suffisant quant aux processus à modéliser et, ainsi, de repérer plus facilement les éventuelles optimisations souhaitables.

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