Mettre en place un projet ERP est une étape incontournable de la digitalisation de l’entreprise. Il s’agit d’une démarche importante car le logiciel ERP aura un impact sur l’ensemble des activités de la société, depuis la gestion financière et comptable jusqu’à la production, en passant par la distribution, la gestion des stocks ou encore les ressources humaines. Etant donné l’ampleur des opérations, ce projet informatique doit être envisagé sur le long terme et soigneusement anticipé.
La préparation en amont, une étape clé de la réussite
Il est indispensable de bien préparer l’implantation d’un ERP, étant donné le périmètre fonctionnel particulièrement étendu de ce type de logiciel, généralement composé d’un noyau central et de multiples applications satellites spécialisées dans un domaine.
La première étape consiste à réaliser un état des lieux de l’entreprise, afin d’identifier chaque flux d’informations, chaque processus métier et chaque outil utilisé. Cette liste exhaustive va permettre de définir les besoins auxquels devra répondre le logiciel de gestion intégrée.
Une fois l’audit réalisé, il est temps de constituer une équipe projet entièrement dédiée. A ce stade, celle-ci n’a pas besoin d’être trop conséquente. Souvent, deux à trois collaborateurs supervisés par un chef de projet s’avèrent suffisants. Chaque entité devra posséder un rôle bien défini et disposer de compétences complémentaires, issues de domaines techniques et métiers.
La première tâche de cette équipe consiste à rédiger un cahier des charges technique et fonctionnel afin d’identifier le périmètre du projet. Ce document devra être précis et détaillé. L’équipe peut s’appuyer sur l’audit et sur les témoignages de quelques utilisateurs clés.
Le choix d’un progiciel de gestion intégré
Savoir quel ERP choisir n’est pas la tâche la plus aisée. Il existe, en effet, un grand nombre d’offres sur le marché : des solutions propriétaires ou open source, auto-hébergées, en mode SAAS ou hébergées dans le cloud.
La sélection du logiciel de gestion doit s’appuyer sur l’adéquation entre le cahier des charges et les fonctionnalités proposées. Quand les ressources internes ne sont pas suffisamment pointues, il est courant de faire appel à un prestataire extérieur qui pourra partager son expérience avec l’équipe dédiée, en apportant des conseils et des compétences. Il pourra également vous proposer une short-list de solutions et organiser les démonstrations avec les éditeurs. Si le logiciel ERP ne répond pas à tous les besoins, il est indispensable de déterminer le coût de réalisation des développements personnalisés nécessaires.
La mise en place de la solution ERP
Le choix de la solution est une étape critique d’un projet ERP, qui nécessite un important travail avant la mise en production du logiciel.
Mettre en place un projet ERP nécessite une mise à jour de l’infrastructure ayant pour objectif de déployer un outil personnalisé. Faire appel à un prestataire expérimenté est, dans ce contexte, une démarche cohérente.
Après la mise en place de l’ERP vient la phase cruciale des tests, qu’il ne faut en aucun cas négliger. Ils sont l’occasion de procéder à tous les ajustements nécessaires.
Enfin, la dernière phase concerne la formation des utilisateurs. Les salariés doivent se sentir à l’aise avec leur nouvel outil, faute de quoi la solution déployée risque d’être rejetée, réduisant tous les efforts à néant et condamnant le projet à l’échec.
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