Le terme logiciel ERP est fréquemment employé dans les entreprises. De nombreuses personnes estiment qu’il est même l’outil central du Système d’Information (SI). Mais de quoi s’agit-il concrètement ?
Logiciel ERP : définition
Le sigle ERP signifie « Enterprise Resource Planning » ou planification des ressources de l’entreprise.
Il existe également une appellation francisée équivalente : PGI (Progiciel de Gestion Intégrée). Il s’agit d’un système informatique capable de gérer et de suivre en temps réel l’ensemble des informations liées aux principaux processus métier d’une entreprise tels que la gestion commerciale, la facturation, gestion des stocks, suivi de chaque écriture comptable, ou encore la planification des ressources, par exemple.
Un ERP est donc un logiciel de gestion utilisé par tous les services qui permet l’homogénéisation des solutions de gestion existantes dans l’entreprise. Les principales caractéristiques d’un système ERP sont :
- Une approche modulaire
- Une communication des différents modules
- Une seule base de données
D’autres logiciels peuvent venir compléter une solution ERP en y adjoignant d’autres applications de gestion soit par manque de couverture fonctionnelle de l’ERP, soit par non déploiement d’un module, etc. C’est le cas pour certaines entreprises avec l’ajout d’un CRM (Customer Relationship Management), d’une solution de TMS (Treasury Management System), ou d’outils de Business Intelligence par exemple.
Pour comprendre plus en détail l’utilité d’une solution ERP pour la fonction finance, nous vous invitons à consulter notre article dédié à ce sujet.
Quels sont les principaux avantages d’un logiciel ERP ?
Pour les dirigeants d’une société, un ERP offre une vision globale des activités, aisément accessible grâce aux tableaux de bord préalablement paramétrés. Un tel outil contribue nécessairement à améliorer le pilotage de l’entreprise et aide à prendre des décisions stratégiques.
La base de données unique et centralisée garantit l’unicité, l’intégrité et la fiabilité des informations utilisées par tous les services, des ressources humaines à la finance. Les documents sont également accessibles par tous (dans la limite des droits d’accès accordés) et en temps réel.
Un logiciel de gestion ERP possède aussi un fort impact sur la productivité générale d’une entreprise. En effet, il facilite la fluidité de l’information, l’automatisation des flux, tout comme la rationalisation des processus métier, et favorise les échanges de données entre les différents services. Un système ERP contribue de façon générale à l’optimisation de la planification des ressources et à une meilleure gestion intégrée de l’entreprise.
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Les limites des progiciels de gestion
Malgré ses indiscutables avantages, la mise en place d’un ERP n’est pas la réponse à tous les maux d’une entreprise. Mettre en place un ERP peut représenter un investissement humain et financier important, particulièrement pour les TPE et PME. Il est donc essentiel de mesurer cet investissement avant de se lancer dans un tel projet et ne pas négliger cette phase de pré-cadrage.
Un projet ERP peut donc être un projet sur le long terme en fonction du nombre de modules à déployer et de la taille de l’organisation. Il s’agit d’un projet global qui doit mobiliser une grande partie des équipes, au-delà des équipes informatiques. Les mises à jour régulières nécessitent également un suivi et une maintenance constante.
Contrairement à ce que certains chefs d’entreprises ont pu croire, un progiciel de gestion intégrée ne permet pas de relancer un business en berne ni de réorganiser une organisation non performante, par exemple. Il est donc primordial pour se lancer dans un projet ERP d’avoir une vision claire des ressources humaines et financières de l’entreprise et de choisir les bons interlocuteurs pour vous accompagner dans cette démarche.
Pour mieux comprendre les enjeux liés à la mise en place d’un ERP, nous vous recommandons notre article sur les différentes phases d’implémentation d’un projet ERP.
Avant de vous lancer dans un projet ERP, il est essentiel de savoir quel ERP choisir pour votre entreprise et de comprendre qui doit être impliqué dans un projet ERP finance pour maximiser vos chances de succès.
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