Optimiser la gestion des processus administratifs est l’un des enjeux majeurs des directeurs administratifs et financiers (DAF). Un des moyens de parvenir à cette optimisation est la mise en place d’une solution ERP au sein de l’entreprise. Un tel projet informatique demande une approche rigoureuse.
En quoi une solution ERP peut-elle optimiser la gestion des processus administratifs ?
Le service administration d’une entreprise travaille sur de nombreux processus de gestion avec la contribution des autres services. Généralement, il traite beaucoup de données et un nombre important de tâches redondantes et chronophages.
Ainsi, c’est dans ce service que le gain potentiel qui peut être obtenu grâce à l’optimisation des processus est le plus important. Cette optimisation peut-être obtenue par la mise en place d’une solution ERP, qui tend à améliorer les processus administratifs en concentrant l’ensemble des activités de l’entreprise dans une seule et unique base de données.
Par ailleurs, l’intégration d’un système d’information rend possible l’harmonisation des processus, permet de supprimer de nombreux dysfonctionnements et d’obtenir un gain de temps considérable dans la gestion des flux.
Améliorer la performance des services administratifs grâce à l’ERP
En optimisant la gestion des processus administratifs en automatisant un certain nombre de tâches, les équipes concernées peuvent davantage se consacrer à des activités plus complexes ou nécessitant une réflexion plus poussée.
La solution de gestion ERP permet au service administratif de gagner en performance en réduisant le temps consacré aux tâches sans valeur ajoutée. Cette performance se traduit par l’homogénéité des informations et une coordination plus efficace des services grâce à une meilleure communication.
Au-delà de l’administration, la solution ERP permet d’obtenir l’optimisation globale des processus de toute l’entreprise sur le long terme. Elle apporte de vrais changements et contribue à une meilleure réactivité et productivité de tous les services. Elle permet également de maîtriser les délais et les échéances et de diminuer les erreurs de saisies. En bénéficiant d’une interface unique, les collaborateurs peuvent travailler et accéder aux données via différents appareils fixes et mobiles.
Un projet ERP structurant pour l’entreprise
L’intégration d’un ERP signifie une gestion totale de tous les processus opérationnels de l’entreprise, car cette solution intègre l’ensemble des fonctions, comme la vente et la facturation, la gestion des stocks, la relation client, la gestion comptable et financière, la gestion des ressources humaines…
La mise en œuvre d’un tel système d’information constitue un véritable projet structurant pour l’entreprise. Pour le service administratif, le paramétrage de l’ERP est à réaliser avec soin afin de traiter les données les plus pertinentes. Ce paramétrage peut nécessiter au moins une année d’ajustement pour être optimal.
Souvent, plusieurs sessions de formation sont nécessaires pour que les collaborateurs puissent se familiariser avec cet outil de gestion. L’avantage de cette solution est son évolutivité, car elle est capable de suivre les mutations technologiques et réglementaires, ainsi que les besoins de l’entreprise.
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