En bref
Equipe projet, référents métiers, conduite du changement : la réussite d’un projet ERP finance repose autant sur les femmes et les hommes impliqués que sur la solution choisie. Qui doit piloter le projet ? Quels profils intégrer à l’équipe ? Et comment embarquer les utilisateurs dans la durée ? Cet article répond à ces questions clés.
Equipe projet, référents métiers, conduite du changement : la réussite d’un projet ERP finance repose autant sur les femmes et les hommes impliqués que sur la solution choisie. Qui doit piloter le projet ? Quels profils intégrer à l’équipe ? Et comment embarquer les utilisateurs dans la durée ? Cet article répond à ces questions clés.
Pour aller plus loin sur les autres dimensions d’un projet ERP finance, consultez nos articles : Les différentes phases d’implémentation d’un projet ERP.
Comment l’équipe projet interne doit-elle être constituée ?
L’équipe mise en place pour ce type de projet se doit d’être pluridisciplinaire et représentative de l’entreprise, mais aussi encadrée par un Directeur de Projet. Ce dernier est, dans la plupart des cas, soit le Directeur Administratif et Financier soit le Directeur Informatique.
Ensuite, le rôle de chef de projet interne est souvent tenu par un collaborateur maîtrisant les aspects techniques et fonctionnels, ainsi que l’ensemble des processus métiers des secteurs de l’entreprise concernés par le projet ERP. Il est préférable qu’il possède une expérience de pilotage de projet et une capacité à convaincre et à embarquer les équipes.
Plusieurs référents métiers issus de différents services (ressources humaines, gestion commerciale, finance, etc.) s’avèrent également précieux pour assurer le bon fonctionnement de l’équipe.
Les rôles clés d’une équipe projet ERP
| Rôle | Responsabilités principales | Profil recommandé |
|---|---|---|
| Directeur de projet | Sponsorship, arbitrages stratégiques, engagement de la direction | DAF ou DSI |
| Chef de projet interne | Pilotage opérationnel, coordination des équipes, suivi des délais et du budget | Collaborateur senior, disponible à temps plein |
| Chef de projet AMOA | Interface entre les métiers et l’intégrateur, suivi des livrables | Consultant ou expert interne |
| Référents métiers | Expression des besoins, validation des paramétrages, tests utilisateurs | Un représentant par domaine impacté (finance, RH, commerce…) |
| Key users | Tests fonctionnels, formation des collègues, relais terrain post-déploiement | Utilisateurs expérimentés et moteurs du changement |
| Intégrateur / éditeur | Implémentation technique, paramétrage, formation des key users | Prestataire externe spécialisé |
Pour structurer votre processus de sélection de la solution : Quel ERP finance choisir ? Critères, comparatif et conseils.
Accompagner l’évolution de l’entreprise liée au projet ERP
Faire évoluer le système d’information d’une entreprise (au-delà d’une simple mise à jour) engendre toujours de profondes modifications des habitudes des collaborateurs. D’après les travaux de John Kotter (Harvard Business School, Leading Change, 1996), une grande majorité des projets de changement organisationnel n’atteignent pas les résultats escomptés, en raison principalement de problèmes de comportement et d’adoption.
Malgré la création d’un cahier des charges précis et l’implication de référents métiers au sein de l’équipe projet, certains utilisateurs pourront se montrer réticents face à ce changement. Il est donc primordial, pour la bonne réussite du projet, de mener des actions dans le cadre de la conduite du changement. Elles consistent à donner le maximum d’informations aux futurs utilisateurs et à les rassurer sur la valeur ajoutée apportée par le nouveau logiciel de gestion grâce à de nouvelles fonctionnalités (tableaux de bord en temps réel, travail collaboratif, etc.). Ce type d’actions doit être mené sur le long terme pour optimiser les chances de réussite.
Pour en savoir plus sur la sécurisation des données lors de la transition : ERP finance : comment assurer la sécurité des données ?
Projet ERP finance : quelques erreurs à éviter
Avant de mettre en place une équipe, prenez connaissance des erreurs les plus fréquentes :
- Ne pas intégrer de membre de la direction : il s’agit d’un projet à la fois impactant et structurant pour l’ensemble de l’entreprise.
- Se passer des compétences d’un chef de projet AMOA : l’assistance à maîtrise d’ouvrage est un rôle clé pour faire le lien entre les besoins métiers et l’intégrateur.
- Confier le rôle de chef de projet à un collaborateur ne pouvant pas s’impliquer à plein temps : un projet ERP demande une disponibilité réelle, pas un rôle exercé en parallèle d’autres responsabilités.
- Oublier un ou plusieurs référents fonctionnels : chaque domaine métier impacté doit être représenté dans l’équipe projet.
- Laisser faire les consultants de l’éditeur ou de l’intégrateur sans s’impliquer pleinement : en procédant de cette manière, l’organisation ne sera pas autonome et ne maîtrisera pas totalement le logiciel ERP. À chaque évolution de paramétrage ou de fonctionnalité, il faudra faire appel aux services d’un prestataire.
- Négliger l’accompagnement au changement : c’est l’une des principales causes d’échec ou de dépassement dans les projets ERP.
Pour savoir plus, nous avons rédigé un article dédié : ERP Finance – Que devez-vous savoir ?
Conclusion : réussir votre projet ERP finance avec SQORUS
La constitution d’une équipe projet solide et la conduite du changement sont deux dimensions souvent sous-estimées dans les projets ERP. Ce sont, avec le choix de la bonne solution, les leviers les plus déterminants pour la réussite.
Depuis plus de 35 ans, SQORUS accompagne les grandes entreprises et ETI dans leurs projets de transformation de la fonction finance. Nos consultants interviennent en tant que chef de projet AMOA, MOA ou PMO, apportant méthode, expertise fonctionnelle et capacité d’accompagnement au changement en toute indépendance vis-à-vis des éditeurs.
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FAQ – Parties prenantes d’un projet ERP finance
Qui doit piloter un projet ERP finance ?
Un projet ERP finance doit être piloté par un Directeur de Projet disposant d'un niveau d'autorité suffisant pour arbitrer les décisions stratégiques et engager les ressources nécessaires.
Ce rôle est généralement tenu par le Directeur Administratif et Financier ou le Directeur des Systèmes d'Information, selon le périmètre du projet. Le sponsorship de la direction générale est un facteur de succès déterminant.
Qu'est-ce qu'un chef de projet AMOA dans un projet ERP ?
L'AMOA (Assistance à Maîtrise d'Ouvrage) désigne le rôle de conseil et d'accompagnement qui assiste la maîtrise d'ouvrage (les métiers) dans l'expression de ses besoins, le suivi du projet et la réception des livrables.
Dans un projet ERP finance, le chef de projet AMOA fait le lien entre les équipes métiers et l'intégrateur technique. Il garantit que la solution implémentée correspond aux besoins réels de l'organisation.
Pourquoi la conduite du changement est-elle critique dans un projet ERP ?
La conduite du changement est l'un des facteurs de succès les plus déterminants d'un projet ERP. Un système techniquement irréprochable peut échouer si les équipes ne se l'approprient pas.
Impliquer les utilisateurs dès la phase de conception, communiquer régulièrement sur l'avancement et former les équipes avant le démarrage sont des conditions non négociables pour maximiser l'adoption et le retour sur investissement.
