Projet ERP finance : qui doit être impliqué dans l’entreprise ?

Comment l’équipe projet interne doit-elle être constituée ?

L’équipe mise en place pour ce type de projet se doit d’être pluridisciplinaire et représentative de l’entreprise, mais aussi encadrée par un Directeur de Projet. Ce dernier est, dans la plupart des cas, soit le Directeur Administratif et Financier (DAF) soit le Directeur Informatique (DSI).

Ensuite, le rôle de chef de projet interne est souvent tenu par un collaborateur maîtrisant les aspects techniques et fonctionnels, ainsi que l’ensemble des processus métiers des secteurs de l’entreprise concernés par le projet ERP. Il est préférable qu’il possède une expérience de pilotage de projet et une capacité à convaincre et à embarquer les équipes. Plusieurs référents métiers issus de différents services (ressources humaines, gestion commerciale, finance etc…) s’avèrent également précieux pour assurer le bon fonctionnement de l’équipe.

Accompagner l’évolution de l’entreprise liée au projet ERP

Faire évoluer le système d’information d’une entreprise (au delà d’une simple mise à jour, évidemment) engendre toujours de profondes modifications des habitudes des collaborateurs.

D’après les études de l’américain John Kotter de la Harvard Business School, 70 % des grands changements d’organisation débouchent sur des résultats en dessous de ce qui avait été prévu et dans plus de 50 % des cas, cela s’explique par des problèmes de comportements.

Malgré la création d’un cahier des charges précis et l’implication de référents métiers au sein de l’équipe projet, certains utilisateurs pourront se montrer réticents face à ce changement radical. Il est donc primordial, pour la bonne réussite du projet, de mener des actions dans le cadre de la conduite du changement.

Elles consistent à donner le maximum d’informations aux futurs utilisateurs et à les rassurer sur la valeur ajoutée apportée par le nouveau logiciel de gestion grâce à de nouvelles fonctionnalités (tableaux de bord en temps réel, travail collaboratif etc…). Ce type d’actions doit être mené sur le long terme pour optimiser les chances de réussite.

Projet ERP finance : quelques erreurs à éviter

Avant de mettre en place une équipe, prenez connaissance des erreurs les plus fréquentes :

• Ne pas intégrer de membre de la Direction : n’oubliez pas qu’il s’agit d’un projet à la fois impactant et structurant pour l’ensemble de l’entreprise.
• Choisir de se passer des compétences d’un chef de projet Assistance à Maîtrise d’Ouvrage (AMOA).
• Confier le rôle de chef de projet à un collaborateur ne pouvant pas s’impliquer à plein temps.
• Oublier un ou plusieurs référents fonctionnels. Laisser faire les consultants de l’éditeur/intégrateur sans vous impliquer pleinement : n’oubliez pas qu’en procédant de cette manière, vous ne serez pas autonome et vous ne maîtriserez pas totalement le logiciel ERP. Ainsi, à chaque évolution de paramétrage ou de fonctionnalité, vous devrez faire appel aux services d’un prestataire.
• Négliger l’accompagnement au changement.

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