Les entreprises sont de plus en plus nombreuses à choisir de mettre en place un logiciel ERP afin de bénéficier des avantages de cette solution informatique (centralisation et homogénéisation des informations, fiabilité et traçabilité des données, gains de temps…). Pour un projet informatique à succès et une gestion de projet ERP optimale, il est conseillé de suivre les 4 étapes suivantes.
Un audit de l’organisation pour rédiger le cahier des charges
Cette phase, cruciale pour que le projet ERP aboutisse, se décompose en plusieurs étapes :
- Création d’une équipe projet, composée de plusieurs membres et d’un chef de projet.
- Analyse de l’existant : pour étudier les systèmes d’information actuels et leurs modes d’utilisation ainsi que les procédures propres à chaque département. Cet état des lieux permet de confirmer l’utilité de la mise en place d’un ERP.
- Définition des besoins : la rédaction du cahier des charges technique et fonctionnel peut être réalisée en interne ou confiée à un consultant ERP.
Le choix de la solution ERP la mieux adaptée
- technique : installation en interne, sur des serveurs propres distants, sur des serveurs tiers ou sur des serveurs propres et tiers,
- stratégique : « big bang » (tous les modules démarrent simultanément), pilote (une entité ou une zone géographique débute seule pour valider le projet), incrémentale (par thèmes fonctionnels), combinée (mélange des autres stratégies).
La mise en production de l’ERP
Une fois le logiciel choisi, plusieurs étapes se succèdent avant que l’ERP ne soit largement utilisé :
- installation du progiciel sur les serveurs,
- reprise des données de l’entreprise, qui sont migrées sur la base de l’ERP,
- paramétrage et tests : selon les retours d’expérience des utilisateurs finaux, il est possible d’ajouter ou de modifier certaines fonctionnalités,
- formation des utilisateurs : les « key users » ou des consultants ERP forment l’ensemble des collaborateurs au progiciel.
L’évolution du progiciel de gestion intégrée
Sachant qu’un ERP va être utilisé en moyenne pendant 10 ans, il va connaître plusieurs types de modifications :
- des mises à jour ou des montées de version, fournies par l’intégrateur et/ou l’éditeur afin de corriger d’éventuels problèmes ou pour s’adapter à des évolutions fonctionnelles, légales…,
- des intégrations avec des technologies innovantes, telles que les plateformes collaboratives, des ajouts de fonctionnalités et/ou de modules,
- des ajouts d’utilisateurs, de droits pour s’adapter aux changements d’utilisateurs, aux évolutions internes des collaborateurs.
Il est préférable de choisir un ERP après l’audit de l’organisation. Une fois installé, le progiciel évoluera en fonction des correctifs et des ajouts de fonctionnalités proposés par l’éditeur et/ou l’intégrateur.
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