Comment choisir son équipe AMOA pour réussir son projet d’implémentation SIRH

Au travers de mes différentes missions en SIRH, j’ai souvent entendu les mêmes remarques de la part de mes clients : « ce n’est pas le besoin que j’ai exprimé », « l’outil ne correspond pas à mes besoins » ou encore « pourquoi est-ce qu’on a pris cette décision déjà ? ».

Je m’appelle Lise-Marie TROUCHE et je suis Chef de projet AMOA. Cela fait maintenant 7 ans que je travaille pour SQORUS. J’ai commencé mes missions dans les équipes MOE à paramétrer la solution Oracle HCM Cloud. J’ai pu travailler sur des projets d’implémentation avec une multitude de déploiements à l’international et également en run dans une optique d’amélioration continue des processus dans le SIRH.

Au fil de mes missions je me suis rendu compte que je passais beaucoup de temps à identifier et questionner les processus RH de mes clients, à imaginer comment l’outil pourrait répondre au mieux à ce besoin. Il y avait peu d’offres sur le marché du SIRH sur ce point. Connaitre la solution et avoir une connaissance pointue des processus RH m’ont fortement aidée dans mes missions et c’est ainsi que je me suis spécialisée dans l’accompagnement métier (AMOA).

Qu’est-ce que l’AMOA SIRH ?

AMOA est l’acronyme d’Assistance à Maitrise d’Ouvrage. On entend souvent ce terme mais que signifie-t-il dans le contexte d’un projet SIRH ? L’équipe AMOA assiste le Maitre d’Ouvrage (MOA) qui correspond au client. Le client aura besoin d’une aide pour mener à bien le projet et l’équipe AMOA est là pour mettre à disposition son expertise et ses compétences afin de fournir tous les éléments nécessaires au client pour prendre les bonnes décisions. Et concrètement comment cela se traduit-il dans un projet ? Comment l’équipe AMOA va-t-elle accompagner le client ?

• Cadrage et suivi du projet : l’équipe AMOA définit le périmètre du projet et les enjeux. Elle identifie les différentes parties prenantes, leurs rôles et les ressources nécessaires… Elle établit la feuille de route. Elle assure également la gouvernance du projet, le suivi des jalons établis et du périmètre.

• Recueil et formalisation des besoins : l’équipe AMOA aide le client et ses équipes fonctionnelles (métier) à poser son besoin, questionner les processus RH, la manière dont ils sont construits, repérer les améliorations possibles, aller vers une cible en lien avec la solution SIRH choisie. Elle écrit les spécifications fonctionnelles validées avec les équipes métiers client et tracer toutes les décisions qui s’y réfèrent.

• Coordination des équipes : l’équipe AMOA a un rôle clé dans la coordination des différentes parties prenantes du projet. C’est par exemple elle qui transmet les besoins métiers à l’équipe d’implémentation (intégrateur – MOE) qui est en charge de paramétrer la solution. Elle est également là pour traduire de manière technique les besoins fonctionnels attendus par l’intégrateur. Ce rôle de facilitateur est à mon sens l’une des missions de l’équipe AMOA la plus sous-estimée. Il ne suffit pas de bien cadrer le besoin métier, il faut aussi bien connaitre la solution SIRH choisie et comprendre la méthodologie d’implémentation adoptée par l’intégrateur pour faire avancer au mieux le projet et faire en sorte que la solution réponde aux besoins émis.

• Gestion des phases de tests et recette : l’équipe AMOA organise et supervise la phase de tests : planning, stratégie de tests, rédaction du cahier de recette et cas d’usage fonctionnels, formation des testeurs, animation de la recette. L’équipe AMOA vérifie que ce qui est paramétré dans la solution réponde aux besoins métiers exprimés.

• Préparation à l’ouverture aux utilisateurs et à l’après-projet : cette phase consiste à définir la stratégie d’ouverture aux utilisateurs finaux souvent en lien avec l’équipe de conduite du changement (formation, stratégie de communication, implication des acteurs…). Cette phase permet également d’anticiper l’après-projet et de penser à l’organisation du dispositif cible de maintenance (RUN).

Consultant AMOA SIRH : la double expertise métier et outil

Au sein de la communauté Oracle HCM Cloud de SQORUS, nous sommes convaincus que l’équipe AMOA qui accompagne le client dans un projet d’implémentation d’un SIRH doit avoir une double expertise : fonctionnelle (processus RH…) mais aussi technique (connaissance de l’outil).

Il est nécessaire de comprendre comment fonctionne l’outil, ses possibilités, son modèle de données et de comprendre également les attentes de l’intégrateur pour paramétrer l’outil. Cette double connaissance permettra de répondre aux besoins de chaque partie prenante et mener le projet dans de bonnes conditions.

Une solution telle que Oracle HCM Cloud offre de très grandes possibilités de paramétrage des processus et de personnalisations, mais n’oubliez pas qu’il y a un socle à respecter. Elle fonctionne avec une base standard prédéfinie. Vous ne pouvez pas refaire complètement la solution et ce n’est pas le but. Au contraire, connaitre le socle de la solution et s’en servir pour optimiser vos processus sera la combinaison gagnante d’un projet Oracle HCM Cloud réussi.

Les bénéfices d’une équipe AMOA à la double expertise

Chez SQORUS, nous formons nos consultants AMOA à la fois sur des compétences fonctionnelles et de gestion de projet (modélisation de processus, rédaction de spécifications, pilotage et animation recette, gouvernance projet, compréhension des enjeux du projet de l’après-projet/run…) et sur des compétences techniques (fonctionnement de la solution SIRH comme par exemple Oracle HCM Cloud, navigation, modèle de données attendu, possibilités de l’outil,….).

Ainsi choisir une équipe AMOA avec cette double expertise permettra au client :

• Un gain de temps sur la définition des spécifications en assurant une mise en adéquation efficace des besoins métiers avec la solution choisie

• Une communication facilitée entre l’intégrateur et les équipes métiers grâce à une transmission d’informations claires et pertinentes pour l’intégrateur avec une prise en compte des attentes métiers et des besoins de l’intégrateur

• Une compréhension des impacts des décisions métiers dans la solution avec une prise de décisions éclairées pour le client

• Une maitrise des solutions techniques proposées par l’intégrateur et une assurance que les solutions répondent au besoin métier

• Un partage de bonnes pratiques du marché avec des recommandations sur l’utilisation de la solution et la modélisation des processus

• L’anticipation les enjeux de maintenance de la solution

Choisir SQORUS, c’est choisir une entreprise experte dans l’implémentation des solutions telles que Oracle HCM Cloud et qui sait conseiller sur la meilleure manière d’utiliser la solution en fonction des bonnes pratiques du marché et de nos retours clients.