Projet SIRH : comment maîtriser la reprise de données

La mise en place d’un Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) est une étape capitale pour toute organisation souhaitant optimiser la gestion de ses ressources humaines. L’une des phases les plus critiques dans ce type de projet est la reprise de données.

Ce processus permet de garantir la continuité des opérations et l’intégrité des données dans le nouveau système. Il est donc primordial qu’il soit bien préparé et exécuté.

Qu’est-ce que la reprise de données en quelques mots

La reprise de données, ou migration de données, consiste à transférer les informations d’un ancien système vers un nouveau. Ce processus inclut l’extraction, la transformation et le chargement (ETL pour Extract Transform Load) des données afin qu’elles soient compatibles et utilisables dans le nouveau SIRH.

Une reprise de données bien exécutée permet de garantir que toutes les informations nécessaires seront disponibles dans le nouveau système dès son lancement.

A quel moment prévoir la reprise de données ?

Il est essentiel de prévoir le chargement des données collaborateurs avant la mise en service (go live) du nouveau SIRH. Cela signifie que toutes les informations concernant les employés, telles que les données personnelles, les historiques de rémunération, les évaluations de performance et autres informations critiques, doivent être disponibles et vérifiables dans le nouveau système avant son utilisation officielle. Cette étape permet de minimiser les interruptions et les perturbations dans les opérations quotidiennes.

Compatibilité, limites et contraintes de l’outil

Il est important de comprendre les limites et les contraintes de l’outil de migration. Les différences entre la structure de données de l’ancien système (source) et celle du nouveau système (cible) sont des éléments à surveiller.

Ainsi, il faut : 

• Identifier les incompatibilités potentielles entre les deux systèmes
• Planifier des transformations / transcodification de données nécessaires pour adapter les informations au nouveau format
• Prévoir des tests rigoureux pour assurer que les données migrées soient correctes et complètes (sur différentes instances par exemple)

Préparation du projet de reprise de données

Un projet de reprise de données nécessite une préparation minutieuse. Les piliers suivants sont à prendre en compte :

• Définition de la stratégie : migration des données en « big bang », migration en plusieurs lots… et inclusion d’une période de gel de l’ancien système ou prise en compte d’un run delta si l’ancien système continue à fonctionner après le premier chargement.

• Planification du projet : planning, nombre de runs / itérations de chargement, périmètre de chaque itération, gestion des environnements (préprod/prod/test pour interfaces etc…).

• Définition du périmètre et de la profondeur des données à reprendre : quelles données (données d’emploi, données personnelles, catalogue de formations, référentiels d’organisation, candidats…) et sur quel historique (embauche et ligne actuelle ou historique de 5 ans…).

• Nettoyage des données : grâce à ce projet de migration de données, il est peut être intéressant de saisir l’opportunité pour nettoyer et mettre à jour ses données : éliminer les doublons, corriger les erreurs, archiver les informations obsolètes…

• Dimensionnement du projet : assigner les ressources adéquates, tant au niveau des équipes IT que métiers. Assurer une collaboration étroite entre les deux et une compréhension mutuelle des besoins et des contraintes.

• Définition des rôles : définir qui fait quoi, à quel moment, établir un RACI précis sur les différentes étapes du projet de migration des données : extraction, nettoyage des données, vérification, validation pour chargement, chargement, tests et mise en prod…) La RDD (reprise de données) est un projet à part entière dans le projet global d’implémentation d’un nouveau SIRH. Le planning global du projet doit prendre en compte la planification de la RDD.

Quelles données ? Quel historique ? Quelle(s) source(s) ?

Lors de la préparation de la reprise de données, il faut déterminer la liste des données qui doivent être migrées et la profondeur d’historique nécessaire. Cette décision dépend des besoins spécifiques de l’organisation. Par exemple :

• Données essentielles : informations personnelles, évènements de carrière, historiques de rémunération…

• Profondeur d’historique : décider si toutes les données historiques doivent être migrées ou par exemple seulement celles des cinq dernières années.

• Source(s) fiable(s) : s’assurer que les données proviennent de sources fiables et validées pour éviter les erreurs dans le nouveau système ou nettoyer les données. La qualité de données est cruciale pour la réussi d’un projet RDD. A noter que si les données proviennent de sources multiples, cela rajoute de la complexité au projet.

Vérification et validation des données chargées

Il ne faut pas sous-estimer l’importance de la vérification et de la validation des données chargées. Il est impératif de :

• Effectuer des tests de chargement pour vérifier que les données sont correctement migrées et que le résultat dans le nouveau système est bien celui attendu.

• Comparer les données sources et cibles pour s’assurer qu’aucune information n’a été perdue ou corrompue.

• Impliquer les utilisateurs finaux dans la validation des données pour confirmer qu’elles répondent aux attentes opérationnelles.

Gestion des données Delta si les 2 systèmes fonctionnent en parallèle

Si l’option de ne pas geler le premier système et de laisser les deux systèmes fonctionner en parallèle est choisie, il est essentiel de bien cadrer la phase pour récupérer le delta des données.

Pour cela, il faut prévoir un :

• Plan de synchronisation des données : mettre en place des mécanismes pour synchroniser les nouvelles données entrantes pendant la migration.

• Plan de contingence : prévoir des solutions pour traiter les données qui arrivent pendant la phase de migration pour éviter toute perte d’information.

• Plan de transition : assurer une transition douce entre l’ancien et le nouveau système pour minimiser les interruptions des opérations quotidiennes via la gestion du changement et la formation des utilisateurs sur le nouveau système par exemple.

Conclusion

En conclusion, la réussite d’un projet de reprise de données dépend largement de la préparation minutieuse et de l’exécution rigoureuse de chaque étape du processus.

Chez SQORUS, nous avons développé une expertise sur ce type de projet, aussi bien sur les aspects techniques, que sur l’accompagnement fonctionnel. Nous avons plusieurs références clients notamment sur les projets d’intégration d’Oracle HCM Cloud. En faisant appel à nos experts, vous serez en mesure de garantir une migration de données fluide et sans encombre, assurant ainsi le succès de votre projet SIRH.