La digitalisation des entreprises transforme profondément la fonction finance. Face aux enjeux de performance, de précision et de réactivité, l’automatisation des processus financiers s’impose comme une solution incontournable pour les organisations modernes.
La robotisation, via le RPA (Robotic Process Automation), permet d’automatiser les processus métier et de générer des gains de productivité importants. Cette technologie libère les Responsables Financiers des tâches les plus répétitives, leur permettant de se consacrer davantage à leurs missions d’analyse stratégique et de validation.
L’intégration du machine learning dans ces solutions permet désormais d’aller au-delà de l’automatisation simple pour développer des systèmes capables d’apprendre et de s’améliorer en continu.
Que vous soyez au début de votre réflexion sur l’automatisation ou que vous cherchiez à optimiser des solutions existantes, cet article vous donnera les clés pour comprendre et exploiter pleinement le potentiel de l’automatisation intelligente dans vos processus financiers.
Qu’est-ce qu’un RPA ?
Avant de commencer, voyons ensemble ce qu’est le Robotic Process Automation.
Le RPA est une technologie qui permet d’automatiser les processus qui répondent à des règles et logiques propres au métier. Il s’agit d’un ensemble de robots logiciels qui assurent la transition vers l’intelligence artificielle et l’automatisation intelligente.
De nombreuses organisations ont rapidement appréhendé l’intérêt du RPA pour la Direction Financière. Cette technologie offre des possibilités larges et évolutives, comme :
- La saisie automatique de données dans les systèmes financiers
- L’émission de réponses automatiques aux demandes courantes
- Le traitement de transactions financières complexes
- L’extraction et la consolidation de données provenant de multiples sources
- La génération automatique de rapports financiers
Son déploiement dans un système ERP peut concerner divers secteurs qui exercent des activités obéissant à des règles strictes et répétitives. Plusieurs robots peuvent ainsi être mobilisés pour accélérer et sécuriser les procédures de gestion des processus métier.
Selon le retour de nos clients, jusqu’à 50 % des activités réalisées par des salariés d’une entreprise seraient automatisables par la RPA. Dans tous les services, il existe des tâches récurrentes qui consistent à traiter des informations spécifiques reçues par différents canaux (email, formulaires, etc.).
Objectifs de l’automatisation des processus financiers
1. Améliorer la planification et la budgétisation grâce à l’automatisation intelligente
La mise à profit du potentiel offert par le Cloud pour les opérations de prévision, de planification et de budgétisation fait partie des défis majeurs pour les Directeurs Financiers. De nombreuses entreprises pratiquent encore la planification à l’échéance (mensuelle, trimestrielle, voire semestrielle), générant des risques d’erreurs et une planification souvent lente et obsolète.
L’automatisation intelligente permet le passage décisif à une planification connectée et dynamique. Les événements disruptifs peuvent être pris en compte quasiment en temps réel, tandis que l’adoption de prévisions glissantes basées sur des indicateurs clés devient la norme. La planification peut désormais être amendée et adaptée en continu, notamment en fonction des mouvements du marché et des évolutions réglementaires.
2. Automatiser la réconciliation des données depuis une source unique et fiable
Avec les solutions modernes d’automatisation et RPA, toutes les équipes de la fonction Finance ont accès à l’ensemble des projets et des données sur un espace unique et sécurisé. Cette visibilité s’étend au-delà de la direction financière, permettant aux contrôleurs de gestion de visualiser et d’exploiter des informations dans tous les départements de l’entreprise.
Les systèmes d’automatisation permettent d’effectuer des tâches de réconciliation qui prenaient auparavant des heures en quelques minutes seulement, tout en réduisant considérablement les erreurs. La collaboration entre les différentes équipes s’en trouve considérablement améliorée, et une vision large et précise sécurise la prise de décisions.
3. Normaliser la production de rapports grâce au marchine learning
Pour produire leurs rapports, les responsables de la Direction Financière sont souvent contraints d’analyser de nombreux documents Excel et de synthétiser des informations émanant d’outils peu opérationnels. L’automatisation intelligente combinée au machine learning permet de dépasser ces difficultés en dynamisant les données et en automatisant la production de rapports.
Le développement d’outils analytiques puissants et intelligents rend possible une adaptation parfaite aux règles inhérentes au métier et normalise la production de rapports de grande qualité. Les algorithmes de machine learning peuvent identifier des tendances et des anomalies que l’œil humain pourrait manquer, enrichissant ainsi la qualité des analyses financières.
Quels sont les bénéfices d’un RPA pour la fonction Finance ?
Le RPA permet de pallier d’éventuelles défaillances humaines. En effet, après plusieurs heures de traitement et analyse de chiffres, il n’est pas rare que le niveau de concentration finisse par baisser. L’automatisation limite donc le risque d’erreurs humaines et améliore les processus opérationnels.
Grâce au temps dégagé, le personnel intéressé peut utilement être affecté à des tâches à forte valeur ajoutée. Au surplus, l’investissement dans une solution RPA est, le plus souvent, rapidement amorti par la baisse des coûts engendrés. L’aisance de déploiement et d’intégration est variable, en fonction des types de robots.
Par ailleurs, le RPA a également vocation à fluidifier les échanges entre les différents services opérationnels. Il facilite la détermination des priorités et la ventilation des ressources entre les différents départements de l’entreprise, comme on peut également l’observer dans l’automatisation des processus de recrutement, où la simplification et l’uniformisation des processus permettent une réduction significative des délais.
Avec le RPA, les directions financières attendent des gains de productivité importants, une sécurisation des processus ainsi qu’une amélioration de la qualité des services rendus aux consommateurs finaux.
L’automatisation cognitive révolutionne le secteur financier. En effet, le RPA peut être couplé à des technologies faisant appel à l’intelligence artificielle telles que la reconnaissance vocale. Il participera ainsi à automatiser des tâches qui ne pouvaient jusque là être réalisées sans expertise humaine.
Les experts RPA SQORUS maîtrisent l’intégration de solutions RPA leaders du marché comme UiPath. Ils pourront vous accompagner pour analyser et modéliser des solutions (robots) s’appuyant sur vos outils existants.
En résumé, les avantages à utiliser le RPA sont :
- Réduction des erreurs et amélioration de la qualité
- Optimisation du temps et des ressources
- Amélioration de la collaboration et de la prise de décision
- Évolution vers l’automatisation cognitive
Applications concrètes de l’automatisation et du RPA dans la Finance
L’automatisation intelligente et le RPA peuvent transformer de nombreux processus financiers :
- Traitement des bons de commande : Automatisation de la saisie, validation et archivage des commandes
- Maintenance des données fournisseurs et clients : Mise à jour automatique des informations dans les systèmes
- Agrégation de rapports financiers : Compilation automatique des données pour les clôtures mensuelles, trimestrielles ou annuelles
- Veille concurrentielle : Collecte et analyse automatisées des données du marché
- Traitement des factures : Automatisation complète du cycle de traitement, de la réception à l’approbation
- Réconciliation bancaire : Rapprochement automatique des transactions bancaires et comptables
- Gestion de la trésorerie : Prévisions automatisées des flux de trésorerie basées sur l’historique et les tendances
Plus le flux à traiter est conséquent, plus l’intervention d’un robot RPA devient un atout stratégique pour l’entreprise.
SQORUS vous accompagne dans l’automatisation de vos processus financiers
SQORUS accompagne ses clients grands comptes dans la digitalisation des fonctions finances. Avec une expertise fonctionnelle et technique des principales solutions du marché dédiées aux métiers de la finance, nous implémentons et accompagnons nos clients dans toutes les phases de leurs projets.
Grâce à des consultants certifiés sur des solutions comme Oracle, Netsuite, PeopleSoft, Workday ou encore Axway, SQORUS est l’intégrateur privilégié des solutions finance du marché.
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