Gestion de projet SIRH : comment bien gérer et contrôler ses budgets ?

Une gestion de projet SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) réussie passe par une maîtrise totale des budgets. On ne compte plus les situations au cours desquelles les coûts prévisionnels sont largement dépassés. Alors, comment éviter les dérives ? Quelles sont les méthodes à appliquer pour gérer plus justement l’aspect financier de la mise en place d’un SIRH ?

Gestion de projet SIRH : un suivi interne régulier

Une partie de votre équipe doit se consacrer pleinement au suivi en temps réel des budgets alloués. Elle doit également mener des échanges constants avec les différentes parties impliquées dans le projet et les membres de la direction. Il est primordial que ces derniers s’impliquent et soient de réels éléments moteurs.

Un levier de performance à votre disposition est le recours à la méthode Agile pour la gouvernance. Celle-ci consiste à ajuster constamment les directives en fonction de l’environnement. Elle permet ainsi à l’entreprise de rester dynamique et s’adapter aux fréquents bouleversements auxquels elle doit faire face.

Ce mode de gouvernance doit nécessairement s’accompagner de l’utilisation de nouveaux outils, se caractérisant par de meilleures performances et une orientation vers les nouvelles technologies, à l’image du Big Data, des réseaux sociaux ou encore de l’intelligence artificielle.

Des outils de gestion de projet partagés (Jira, Monday.com ou Microsoft Project…) permettent à l’ensemble des parties prenantes de disposer d’une vision commune de l’avancement du projet et des budgets consommés en temps réel.

Travailler en bonne intelligence avec les prestataires

Vous disposez également d’une possibilité d’ajustement budgétaire grâce aux prestataires qui vous épauleront durant les différentes phases de votre projet. Qu’il s’agisse de l’éditeur de la solution de gestion des ressources humaines ou bien du cabinet en charge de son intégration, un partenariat de confiance vous permettra de travailler en collaboration avec d’autres équipes, en bénéficiant des meilleures compétences du marché.

Ce contrat de prestations peut concerner différents domaines, comme le conseil, l’intégration ou la formation et vous octroyer nécessairement des avantages pour améliorer la gestion de vos budgets. En fonction du nombre de licences nécessaires, vous pouvez entamer des négociations avec l’éditeur lors du choix de l’outil SIRH.

Limiter les customisations complexes

Les retours d’expérience montrent que les dérives budgétaires sont principalement liées aux demandes des utilisateurs. En effet, il est bien souvent nécessaire d’adapter la solution choisie aux spécificités de chaque entreprise. Tel service a besoin d’un outil pour l’aide à la décision, un autre de tableaux de bord sur mesure ou d’un logiciel de gestion spécifique au talent management.

Cependant, il faut bien être conscient que ces fonctionnalités nécessitent des moyens et qu’elles peuvent donc avoir un impact négatif sur les budgets. Aussi, l’équipe dédiée au projet devra bien étudier chaque demande afin d’en mesurer la réelle efficacité. L’arbitrage sera ensuite rendu par la direction, qui tiendra compte du coût.

Les coûts cachés d’un projet SIRH

Au-delà du coût des licences, un projet SIRH engendre souvent des dépenses sous-estimées qui peuvent faire dériver le budget.

Parmi les principaux postes à anticiper :

• Les intégrations techniques avec les outils existants
• La reprise et le nettoyage des données
• La formation des utilisateurs
• La conduite du changement et l’accompagnement post go-live
• La maintenance et les mises à jour

Ces éléments peuvent représenter une part importante du coût total. Les intégrer dès la phase de cadrage est essentiel pour éviter les mauvaises surprises.

Mesurer le ROI de son projet SIRH

La maîtrise du budget d’un projet SIRH ne consiste pas seulement à éviter les dérives mais aussi à prouver son retour sur investissement (ROI).
Les principaux leviers de ROI d’un SIRH sont :

• Le gain de temps sur les tâches administratives répétitives (saisie, relances, gestion des absences…)
• La réduction des erreurs de paie et des risques de non-conformité réglementaire
• L’amélioration de l’expérience collaborateur et la réduction du turnover
• La fiabilisation des données RH pour un meilleur pilotage stratégique

Pour mesurer ce ROI , il est utile de définir des indicateurs clés dès le lancement du projet : temps moyen de traitement d’une demande RH, taux d’erreurs de paie, taux d’adoption de l’outil, coût par recrutement.

Ces indicateurs serviront de référence pour évaluer les bénéfices réels de la solution dans la durée.

Conclusion : un projet SIRH réussi, c’est un projet maîtrisé de bout en bout

La réussite d’un projet SIRH sur le plan budgétaire repose sur trois piliers : un suivi interne rigoureux, un partenariat de confiance avec les prestataires et une discipline sur les customisations.

Maîtriser les coûts ne suffit pas, il faut aussi anticiper les postes souvent oubliés et mesurer le retour sur investissement pour démontrer la valeur du projet en interne.

Un projet SIRH bien géré n’est pas seulement un projet livré dans les temps et dans le budget mais un projet dont les bénéfices sont mesurables, partagés avec la direction et ressentis par l’ensemble des collaborateurs.

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