Les acteurs d’une équipe projet : organisation, rôle et compétences

Un projet est une action ou un ensemble d’actions qu’on envisage dans un futur plus ou moins proche pour créer quelque chose de nouveau ou améliorer quelque chose qui existe déjà. Dans le monde professionnel en général – et les systèmes d’information en particulier – la notion même de projet implique un travail collaboratif en équipe. Les membres de cette équipe sont appelés acteurs ou ressources. Si chaque projet est unique, les acteurs peuvent changer. Cependant, on retrouve toujours les mêmes fonctions immuables et indispensables pour mener la tâche à bien. Immanquablement, une équipe projet comprend un chef de projet, un sponsor, un PMO (Project Management Office) et un comité de pilotage. Voyons maintenant comment s’organise une équipe projet et quels sont les rôles de ses acteurs, ainsi que leurs compétences.

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L’organisation d’une équipe projet

Lorsqu’un client exprime un besoin, la direction de l’entreprise va mettre en place une équipe pour travailler sur le projet. Dans la mesure où le besoin est ponctuel, le projet sera limité dans le temps, avec un début et une fin souvent imposés de façon contractuelle. L’entreprise va solliciter les compétences nécessaires en abordant les différentes contraintes impérieuses : contrainte de temps, de budget, de personnel, etc. L’aboutissement du projet est appelé « livrable » : il s’agit de la solution qui va être remise au client en réponse à son besoin. Selon l’ampleur de la tâche, plusieurs ressources vont être sollicitées ; parmi elles, certaines sont systématiquement présentes car elles constituent le socle de connaissances et de compétences indispensables à la réussite de la mission. Voici quelques exemples des fonctions indispensables.

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Le chef de projet

Le chef de projet, appelé aussi Project Manager, est responsable de l’équipe projet en charge de la préparation, de la réalisation et de la finalisation du projet. Au cours de ses missions, il doit faire appel aux compétences susceptibles d’assurer sa réussite. Il doit également animer le groupe et synthétiser les synergies entre tous les acteurs. Il possède un rôle important de communicant, notamment en créant un esprit d’équipe permettant de maintenir l’implication de chaque acteur. Il est souvent épaulé par un responsable fonctionnel et un responsable technique, mais parfois, en fonction de la taille du projet, il peut être le seul membre de l’équipe projet.

Le responsable fonctionnel

Le responsable fonctionnel est chargé d’accompagner le client dans son processus de modernisation et de développement technologique. Il mène les opérations globales nécessaires à l’étude préalable, à la mise en place et à la réalisation du projet. Il est garant de la qualité fonctionnelle. Ses attributions concernent le bon fonctionnement de la solution que le projet va créer par rapport aux besoins définis par le client. Il doit à l’instar du chef de projet et de l’équipe projet dans son ensemble, respecter les impératifs de qualité, de performance, de délais et de budget.

Le responsable technique

Le responsable technique a pour rôle de gérer la production et les aspects techniques du projet. Il donne son aval sur la faisabilité du projet d’un point de vue technique et sur la meilleure manière de le mener à bien en définissant chaque étape. Il analyse les besoins, organise et met en œuvre le développement du produit. Il est le garant de la qualité technique.

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Le sponsor

Il s’agit d’un référent qui représente le client mais on peut aussi trouver parfois le sponsor du côté de l’équipe projet. Bien souvent, il a une position hiérarchique importante dans l’entreprise de ce dernier. Son rôle consiste à faire le lien entre l’équipe projet et son entreprise. Toute information sur l’avancement du projet doit lui être communiquée. Il donne son avis et son accord sur la poursuite des actions. Le sponsor est un guide essentiel pour vérifier que le projet est bien en phase avec les attentes du client et orienter les actions. Il s’agit d’un pivot, un élément essentiel du projet. C’est pourquoi il doit être mobilisé dès le départ et sollicité régulièrement pour maintenir le lien et s’assurer de la parfaite concordance entre les attentes et les réalisations. Ce collaborateur doit occuper un positionnement hiérarchique fort (directeur général, membre du comité de direction ou du comité exécutif par exemple). Un manager d’un niveau inférieur est susceptible de ne pas être totalement cautionné par sa hiérarchie et risque de ralentir le projet. Il est nécessaire que le sponsor soit expérimenté et ait un impact fort sur l’entreprise. Il doit maîtriser parfaitement la stratégie à mener.

Le PMO (Project Management Office)

Le Project Management Office (PMO) est un service, un département ou une personne qui définit les processus de gestion du projet . Il regroupe un ensemble de procédures, méthodes et outils pour permettre le pilotage de la mission et la gestion des risques. Recourir au PMO permet d’obtenir un état de la situation à tout moment du projet et de pouvoir anticiper les changements qui s’avèrent nécessaires. Le PMO supervise la gouvernance et les outils nécessaires pour planifier, créer, évaluer et arbitrer les projets. Il possède un rôle transverse car il peut faire le lien entre plusieurs projets et mettre à profit les compétences des acteurs des différentes équipes projet. Toujours essentiel dans la communication, il évite l’isolement des ressources.

Le comité de pilotage

Il s’agit d’un groupe composé de dirigeants, chargés de veiller au bon fonctionnement d’un projet au sein d’une entreprise. On y trouve par exemple le directeur des ressources humaines, le chef de projet, etc. Ils arbitrent les stratégies et prennent les décisions pour mener le projet à bien.

Le comité de pilotage a un rôle fondamental dans le démarrage du projet, ainsi qu’à sa clôture. Il valide également chaque point stratégique de l’avancement du projet. Il s’assure de l’adéquation des opérations avec les objectifs fixés au départ. Il surveille le bon déroulement du projet, il communique autour du projet, sur le travail préparatoire ainsi que la remontée d’information. Il fixe les dates clés de l’avancement du projet et identifie les besoins en investissements. À ce titre, il peut allouer des moyens supplémentaires.

On fait appel au comité de pilotage pour :

désigner le chef de projet, et valider l’équipe projet,
chiffrer les moyens, établir un calendrier des grandes étapes avec leurs échéances,
valider ces étapes et donner le feu vert pour passer à la suivante,
s’assurer que l’équipe projet respecte les objectifs,
arbitrer sur les points qui l’exigent.

Pour développer son plein potentiel, le comité de pilotage doit bénéficier d’un réel pouvoir de décision quant aux ressources déployées, aux délais fixés, aux choix arrêtés pour les plans d’action.

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