La gouvernance projet englobe essentiellement les sujets relatifs aux activités de pilotage et de comitologie des projets, c’est-à-dire les modalités de création ou de modifications des différents comités, des mandats et participants, du fonctionnement des instances et des articulations entre leurs activités et rôles respectifs. Le comité de pilotage est une instance indispensable dans un projet de transformation. Quel est son rôle concrètement ?
Qu’est-ce que le Comité de pilotage (COPIL) ?
Le comité de pilotage (ou COPIL) a pour objectif d’assurer le bon fonctionnement de projets entre clients et prestataires. Le montage du COPIL se fait le plus souvent pour des projets complexes (impliquant un grand nombre d’interlocuteurs, avec de fortes interdépendances, un cahier des charges dense, etc.) dans le secteur privé ou public.
L‘instance décisionnelle qu’est le COPIL permettra au client et au prestataire d’avancer de concert dans le projet. Le montage du comité place aussi une responsabilité égale sur les deux acteurs du projet, réduisant les risques d’échecs.
Le comité devra s’assurer que le processus de décision en place permet de répondre aux enjeux du projet dans les délais définis au planning. Une partie de ce comité pourra être dédiée à des sujets internes ou confidentiels sans la présence du prestataire.
Les missions du COPIL dans la gouvernance projet
De la définition des objectifs au suivi de l’état d’avancement, en passant par les prises des décisions finales, les membres du COPIL interviennent à chaque étape du projet. L’instance statue sur toutes les décisions.
Le comité de pilotage définit et valide les choix stratégiques du projet :
- objectifs et périmètres du projet,
- dates clés du projet,
- allocation du budget,
- négociation contractuelle.
Le rôle du directeur de projet
Le directeur de projet informe les membres sur le déroulement du projet en réalisant des reportings réguliers. Il propose éventuellement des ajustements en cours de projet et évalue les mesures prises. Grâce à sa hauteur de vue, le directeur de projet fluidifie la compréhension du projet par les équipes techniques, commerciales et organisationnelles. C’est le directeur de projet qui est chargé de former un COPIL, parfois en appui avec le sponsor.
Le rôle du sponsor
Le sponsor (ou maître d’ouvrage) joue le rôle d’arbitre. D’une part, il fait le relais entre le client et le prestataire. Il va notamment superviser et soutenir le chef de projet. D’autre part, il gère et désamorce les conflits entre les membres de l’instance.
Il est le manager qui va s’assurer que les moyens sont bien engagés pour la réussite du projet. Il joue un rôle “d’évangélisateur” puisqu’il est le premier à parler du projet, à donner des orientations, des éléments de contexte, les besoins à l’origine du projet et les gains que ce projet est censé apporter.
Qui participe au comité de pilotage ?
Les membres du comité de pilotage sont choisis en fonction de leur expertise. Cette sélection est importante puisqu’elle a une influence sur les prises de décisions. On retrouvera au sein du COPIL tous les décideurs.
Le comité est commun à l’ensemble des acteurs du projet, qu’il s’agisse du prestataire ou du client. On retrouvera généralement parmi les membres du Comité de Pilotage :
Dans l’équipe client :
- sponsor
- directeur de projet
- chefs de projet (techniques et fonctionnels)
Dans l’équipe prestataire (équipe technique) :
- sponsor
- directeur de projet (et son PMO le cas échéant)
- chefs de projet (techniques et fonctionnels)
À noter que d’autres personnes pourront participer aux réunions à titre exceptionnel et uniquement sur invitation des organisateurs.
Fonctionnement des réunions
La tenue de réunions sert en premier lieu à obtenir un point d’avancement sur le projet et à apporter les ajustements nécessaires à la réussite du projet. Le principal intérêt des réunions est de maintenir des échanges continus entre les différentes équipes techniques et fonctionnelles.
Le directeur de projet anime les COPIL. Ce dernier présente aux membres du comité l’état d’avancement du projet à l’aide de tableaux de bord. Durant les réunions, il passe en revue les points sensibles nécessitant un changement de stratégie. Les prises de décisions des membres sont entérinées avec l’aval du sponsor.
Les réunions sont le plus souvent mensuelles, mais peuvent aussi se tenir tous les trimestres ou de manière ponctuelle. Elles durent de 1h30 à 2 heures.
Les documents du COPIL
Pour la mise en place du projet, le coordinateur s’aide de documents servant à cadrer et à rendre compte de la progression du projet. Il s’agit de l’ordre du jour et du compte-rendu. Ils doivent être impérativement communiqués aux participants du comité de pilotage, aux équipes projet et à toute personne devant être informée du projet :
- L’ordre du jour : analyse du planning, des risques, des actions en cours, des décisions prises et des décisions à prendre, etc. Toutes ces informations sont consignées dans l’ordre du jour communiqué aux participants en amont. Ce document est établi par le prestataire et le directeur de projet client.
- Le compte-rendu : le prestataire est chargé de rédiger le compte-rendu. Ce dernier peut spécifier le besoin de son client sous forme de RIDA ou Relevé d’Informations, Décisions, Actions. L’équipe projet client peut être tenue de se manifester après réception du compte-rendu par le prestataire avant que celui-ci soit communiqué à l’ensemble du comité.
Qu’est-ce qui détermine la réussite d’un projet ?
Une bonne gestion de projet dépend en grande partie de l’entente et de la coordination entre les membres du comité. C’est donc en premier lieu le choix des membres qui est décisif. Ces derniers peuvent gagner en flexibilité dans les prises de décisions et au niveau des ajustements, des objectifs, des délais et du budget. Il va de soi que la crédibilité des membres est aussi déterminante dans la bonne conduite du projet. Grâce à leur expertise respective, chaque membre du comité peut appuyer les décisions.
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