Implémentation SIRH : quels outils de suivi et comment gérer les risques ?

Qui dit implémentation SIRH, dit mise en place d’un système d’information complexe qui nécessite d’être particulièrement rigoureux et de prendre certaines précautions. Un projet SIRH doit être envisagé sur le long terme. Il faut prendre en compte un grand nombre de contraintes métiers et techniques, ainsi que la conduite du changement induite par la mise en place d’un nouveau logiciel. Quatre principaux outils vont permettre aux chefs de projet d’assurer le suivi des produits et de gérer les risques associés.

Le backlog des ateliers de configuration

Lors de la phase de conception, des ateliers seront organisés avec l’équipe des Ressources Humaines et des utilisateurs issus d’autres services. Simultanément, au moment de la mise en production du nouvel outil, des ateliers de configuration seront prévus de façon à présenter les fonctionnalités, les méthodes de configuration et les bonnes pratiques.

À chaque phase, un backlog va être constitué, référençant chaque fonctionnalité, option, demande ou description évoquée pendant les ateliers. Ces informations vont constituer en quelque sorte une base de connaissance, qui permettra d’identifier les fonctionnalités les plus critiques ou les plus risquées afin de leur porter une attention particulière.

Implémentation

Le planning, constitué en amont du projet SIRH à l’aide notamment du cahier des charges, permet d’identifier rapidement tout risque de dérapage dans la réalisation du nouvel outil.

Si une méthodologie agile de gestion de projet est utilisée, des outils comme le burndown chart permettront de suivre l’évolution de la quantité de travail restante par rapport au temps estimé. De cette façon, il sera possible d’ajuster les ressources affectées au projet et les priorités en termes de fonctionnalités à réaliser.

Implémentation SIRH : le suivi budgétaire

Le respect du budget alloué à la réalisation est sous la responsabilité du chef de projet. À partir du planning, de l’estimation de la complexité des fonctionnalités et de leurs temps de réalisation, le chef de projet intégrera les coûts matériels (licences éditeurs) et les coûts des ressources humaines des consultants externes (selon le temps accordé au projet en TJM – Taux journalier Moyen ou en forfait). 

Le planning mis en place, couplé à un suivi rigoureux de l’avancement et de la quantité de travail restante, permettra de s’assurer que le budget prévisionnel est respecté. Dans le cas contraire, les outils permettront d’estimer les risques de dépassement et de suggérer des méthodes pour les réduire.

La matrice des risques

La matrice des risques est un outil permettant de formaliser les risques présents sur un projet et d’en déduire des actions préventives.

Elle est constituée de plusieurs colonnes présentant la nature de chaque risque identifié, une description, un niveau de gravité (généralement sur une échelle allant de 1 à 4), le nom du responsable et les actions préventives ou correctives.

Cette matrice offre une lecture simple et rapide des risques et permet d’identifier immédiatement les mesures à prendre, ainsi que les personnes responsables de leur exécution.