Pilotage et gouvernance d’un projet SI Finance : quels profils impliquer ?

Les types de profils professionnels qui participent au pilotage et à la gouvernance d’un projet SI Finance, type ERP par exemple, varient en fonction du type de secteur, de la taille de l’entreprise, des outils de pilotage utilisés et du genre de projet à réaliser. Afin d’assurer le bon déroulement d’un projet SI de type ERP (Enterprise Resource Planning) ou progiciel de gestion intégrée (PGI), il est nécessaire de découper son pilotage en plusieurs phases qui incluent divers acteurs. Le comité de pilotage est actif durant toutes les étapes de la gestion de projet. Celui-ci inclut la direction générale ou un délégué, ainsi qu’un sponsor qui arbitre la conduite du projet. La DSI a également son rôle à jouer pour déterminer les besoins de l’entreprise de manière objective et claire

Le cadrage du projet SI Finance

Afin d’élaborer des projets stratégiques et d’assurer le bon déroulement des étapes de réalisation du projet SI Finance ou autre, les différents corps de métier qui constituent les équipes projet doivent être compétents et actifs. La phase de cadrage nécessite l’intervention de consultants seniors et de chefs de projets expérimentés, afin d’aider le client à définir les besoins réels de son entreprise.

Le directeur de projet, qui peut être représenté par un directeur administratif et financier (DAF) ou le directeur informatique (DSI), veille à ce que les aspects techniques soient conformes aux besoins de l’entreprise et suffisamment performants. La phase de cadrage inclut également la localisation du périmètre et des processus de gestion de projet. Si le projet est réalisé dans une société internationale, un référent fiscal peut s’avérer nécessaire. Celui-ci aura pour rôle de gérer les spécificités de son pays qui sont très variables d’un endroit à l’autre (TVA, taxes administratives, processus bancaires, dédouanements).

Le projet doit être à la hauteur des moyens et des exigences de l’entreprise en se déroulant de façon progressive, tout en visant une amélioration continue. Il est essentiel d’intégrer des modalités de la conduite du changement dès le début de la conception du projet, afin d’offrir un accompagnement de qualité aux utilisateurs des nouveaux outils de pilotage. Ces derniers peuvent parfois appréhender les modifications des habitudes de travail.

La conception, la réalisation et la recette

De la conception à la recette, en passant par la réalisation du projet, de nombreux acteurs internes peuvent être impliqués en fonction des projets menés. Parmi les acteurs les plus courants, on peut citer :

• le directeur général ou financier,
• des chefs de projet : consultant AMOA ou MOA, contrôleur de gestion ou collaborateur qui maîtrise les aspects techniques,
• des consultants experts de la solution mise en place : consultant fonctionnel, architecte technique, architecte solution,
• un consultant technique en cas de problématiques techniques rencontrées, selon les demandes de la DSI,
• un responsable informatique,
• des professionnels de secteurs : administration des achats ou des ventes, comptabilité, marketing, commerce…

Un DAF ou un DSI chapeaute et supervise généralement tout le projet ERP. Il est de son devoir de s’assurer que le but du projet est atteint et que les objectifs commerciaux sont opérationnels. En ce qui concerne la mission du chef de projet, elle intègre la planification, la gestion, la coordination et la supervision du travail, ainsi que le respect du budget et des délais de réalisation fixés par la direction générale. En qualité de cadre, l’expérience professionnelle lui permet d’être compétent dans divers domaines fonctionnels. Il assure également des tâches, telles que la planification des réunions professionnelles (contenu, durée) ou encore la formation des équipes à l’utilisation adéquate des nouveaux logiciels ERP.

Le rôle primordial d’un consultant est de proposer ses conseils en matière de mise en œuvre de la solution et de prévention des risques liés à l’application du processus. Les éléments sur lesquels le consultant est amené à interagir englobent les risques techniques, les réglementations à respecter, le règlement général sur la protection des données (RGPD) et la comptabilité IFRS.

Afin d’obtenir une amélioration continue de l’utilisation des nouveaux outils de pilotage, il est important d’impliquer les utilisateurs du produit, en prenant en compte leurs appréhensions et leurs remarques. Finalement, le responsable informatique s’implique activement dans la coordination des tâches inhérentes à son domaine. Il assure la coordination entre les besoins de l’entreprise et les fournisseurs ERP, l’approvisionnement des ressources et l’assistance aux équipes projet en cas de nécessité.

Projet SI Finance : le déploiement et la formation

Afin d’assurer le bon déroulement de la conduite du changement qui démarre dès la conceptualisation du projet SI, il convient de prendre en compte différents aspects. Dans cette optique, il faut détailler les étapes de sensibilisation du projet à l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise ainsi que les termes de la formation des utilisateurs à l’outil. Pour participer à l’exécution de cette tâche, un consultant RH peut s’avérer utile.

En ce qui concerne le chef de projet qui a suivi toutes les étapes du déroulement du projet SI, sa mission consiste à piloter le projet, garantir les jalons, gérer le budget et assurer le bon déroulement de la conduite du changement. Le chef de projet peut solliciter l’assistance du PMO qui fait partie intégrante de l’équipe de projets. Celui-ci peut veiller à la coordination des phases du projet, l’établissement du planning des tâches, la mise en exécution des indicateurs. Le PMO peut également être appelé à participer à l’animation des comités de pilotage et des comités de projets.