Comitologie projet : les instances de gouvernance d’un projet IT et leurs rôles

La désorganisation est l’ennemie des projets IT. L’avènement des pratiques Agiles, créant un pont entre les équipes de développement et les équipes opérationnelles, a constitué une réponse à cette problématique propre à l’univers informatique. La gouvernance projet en est une autre illustration, qui trouve aussi un terrain d’élection en matière IT. Trop longtemps, en effet, les projets IT ont été menés de façon déstructurée, sans communication adéquate ni ligne de conduite clairement établie. Cette méthodologie s’incarne aujourd’hui dans la « comitologie projet », c’est-à-dire un ensemble d’instances spécifiques organisant notamment les modalités de création, de modification ou de fonctionnement de comités dédiés à la conduite de projets IT. La gouvernance projet requiert quasiment systématiquement un comité de pilotage.

 

Ce mode organisationnel est susceptible d’améliorer substantiellement la gestion de projet, parce qu’il permet de conserver un contrôle sur sa mise en œuvre, d’en suivre et d’en arbitrer les points clés. Un certain nombre de comités préexistent à ce titre, parmi lesquels, chef de projet ou personne en charge du pilotage de projets peuvent puiser les sources de leur organisation. Toutefois, force est de constater que ces instances sont souvent méconnues, bien qu’en plein essor dans les théories du management. C’est pourquoi il convient de présenter les 6 principaux comités, ainsi que leurs missions.

Le comité stratégique (COSTRA)

Un projet IT nécessite l’établissement d’une stratégie, c’est-à-dire d’un plan d’action visant à coordonner l’action de l’ensemble des intervenants. Le comité stratégique s’inscrit dans cette logique. Sa composition hétéroclite lui confère une vision panoramique du projet, permettant d’établir des tableaux de bord, un état des lieux, à différents stades de son avancement. Il intervient, par ailleurs, au soutien d’un sponsor, en vue de favoriser la prise de décision rapide et de renforcer l’adhésion de tous les acteurs. En pratique, le comité stratégique assure la concordance entre les actions menées et les évolutions prévisibles du système d’information. Il s’agit donc d’une instance essentielle pour garantir la réussite d’un projet.

Le comité de Pilotage (COPIL)

Le comité de Pilotage figure, parmi les instances de gouvernance, comme celui chargé, d’une part, d’impulser l’intervention du sponsor, afin de s’assurer que la meilleure décision sera prise, et, d’autre part, d’établir l’état d’avancement du projet IT. Il est le garant de la cohérence entre les décisions à prendre et les enjeux de l’opération, notamment au regard des délais et des coûts du projet IT. Sa fonction est multiple. Du suivi global de l’avancement du projet à la prise de décision conformément aux finalités, en passant par l’orientation ou la modification des actions sur proposition du client, le comité de Pilotage a un rôle clé dans la bonne marche du projet.

    Le comité de Projet (COPRO)

    Dans cette instance, les chefs de projet, qu’ils soient issus du client ou de l’intégrateur, animent le comité en vue d’assurer le bon fonctionnement du projet. Dans cette optique, le COPRO arbitre les litiges qui peuvent résulter de l’organisation, de l’application du PAQ (plan d’assurance qualité), des opérations de recette, ainsi que du traitement des demandes de modification et de la conformité des choix fonctionnels ou techniques. Outre cette fonction d’arbitrage, le COPRO a pour vocation de coordonner les actions présentes et futures, tout en assurant leur cohérence. Il veille également au suivi des aspects fonctionnels et techniques, par l’analyse des indicateurs de performance (KPI) ou encore l’adaptation des ressources.

      Le comité de Décision Métier (CODEM)

      Le comité de Décision Métier (CODEM) est une instance décisionnelle dont la fonction est de présenter, mais aussi d’arbitrer, les orientations émises par l’équipe Projet suivant une étude du processus. Son rôle s’étend également à la prise en charge par le Run des modifications, au regard de l’analyse du contenu et des évolutions et de leurs impacts sur le projet.

        Le comité de décision technique (COTEC)

        Le comité de décision technique, ou COTEC, est une assemblée qui assure la coordination des chantiers, en concertation avec l’équipe technique. Dans cette perspective, celui-ci supervise l’avancement, ainsi que les actions menées et celles à venir. Il analyse également les risques, en vue de les prévenir.

          Le comité de suivi des activités de maintenance (CORUN)

          Le pilotage de projet IT ne peut s’affranchir d’un comité dédié à la maintenance et au savoir faire technique. Cette instance résulte du rapprochement entre l’équipe projet et l’équipe chargée de la maintenance de l’Application actuelle. Le comité de suivi des activités de maintenance a l’avantage de favoriser l’information et l’échange avec les équipes de maintenance. Il a pour finalité de garantir le suivi de l’ensemble des releases de maintenance, mais aussi d’opérer les choix techniques et/ou stratégiques permettant de migrer vers l’application cible ou, le cas échéant, de s’adapter aux évolutions.

          La mise en oeuvre de ces instances de gouvernance favorise la bonne marche des projets IT. Par nature complexes et évolutifs, les projets IT ont plus que jamais vocation à se déployer dans un cadre rigoureux, incarné par ces comités. En dépendent leur réussite mais également la responsabilité des clients et des prestataires.

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