Gestion de projet RH : 10 bonnes pratiques identifiées pour 2022

  1. La préparation d’un projet RH : quelques pratiques clés

La gestion de projet fait aujourd’hui partie intégrante de la fonction RH. De nombreux projets, tant sur le plan stratégique que sur le plan fonctionnel, sont en effet menés par les professionnels de la fonction RH.

De ce fait, on assiste à une véritable polarisation du rôle des professionnels RH. Ils ne se restreignent plus dans la traditionnelle gestion administrative, gestion de la formation ou encore gestion de la paie… mais sont confrontés à des problématiques inédites telles que la valorisation de la flexibilité au travail, la gestion des outils SIRH…

Une grande majorité de ces nouveaux défis est gérée par la fonction RH en mode projet. Elle se doit donc de mettre en place une méthodologie claire et concrète afin de mener à bien ces derniers. Il est alors nécessaire de suivre une myriade d’étapes lors de la préparation et de la mise en place de ces projets. Dans ce sens, de nombreux organismes tel que la Project Management Institute (PMI) proposent des méthodes prêtes à l’emploi. La PMI en énumère certaines dans son Project Management Body Of Knowledge. Le PMBOK est considéré comme un guide, voire une bible de la gestion de projet. Il est donc possible de les adapter à la fonction RH et de les mettre en place dans ce cadre. 

Le brainstorming : Les équipes du projet RH peuvent commencer par ce que l’on nommera la phase de pré projet, au cours de laquelle ils pourront définir un objectif précis au projet. Pendant cette phase, ils devront recenser, analyser et parfois questionner les attentes et les besoins liés au projet. Lors de cette phase, les meneurs du projet peuvent se faire aider par des méthodes de brainstorming, en utilisant des outils tels que Klaxoon ou encore Canva.

Le planning des ressources : En second lieu, il sera essentiel d’identifier les ressources matérielles et immatérielles du projet. Pour les ressources matérielles, il s’agira de définir un budget qui sera par la suite arbitré à un niveau hiérarchique plus élevé. Quant aux parties prenantes du projet, l’équipe devra non seulement les identifier (managers, mentors, formateurs …), mais également déterminer les rôles de chacun d’entre eux, leurs degrés d’implication dans le projet et les tâches potentielles qu’ils auront à réaliser. Dans ce sens, ils pourront créer un planning des ressources qui permettra, à travers une restitution pointue des informations, d’apprécier les contraintes budgétaires et les contraintes de disponibilité des acteurs sollicités. 

La conduite du changement : A la suite de cela, il faudra mettre en place une stratégie d’accompagnement au changement dès le début du projet. En effet, nos consultants spécialisés en Change Management chez SQORUS, proposent de mettre en place des stratégies de conduite du changement adaptées à chaque projet, et ce, en fonction de son envergure, ses perspectives et ses acteurs. L’équipe projet, avec l’appui de Change Managers, pourra identifier le type de changement, s’il est culturel, technologique ou encore stratégique. Il sera également pertinent de déterminer si la profondeur du changement est radicale, révolutionnaire, incrémentale… et si le rythme du changement sera plutôt soutenu et induira des ruptures directes, ou au contraire lent et permettra de rompre plus subtilement avec les anciennes pratiques.

Le management de la transition : Pour faire suite à la stratégie de Change mise en place, il s’agira par la suite de manager la transition tout au long du projet. Il sera possible de mettre en pratique des approches diverses et variées, comme celle de William BRIDGES (faire le deuil, passer en zone neutre puis adopter le changement) ou encore celle de Kurt LEWIN (décristalliser, entreprendre des actions puis recristalliser).

Le macro-planning et le kick-off : En utilisant l’ensemble de ces pratiques et approches, l’équipe projet pourra donc réaliser un premier macro-planning, contenant les phases clés du projet, ainsi qu’une vision globale de la charge potentielle. Une fois réalisé, l’idéal est d’onboarder les participants au projet en mettant en place un kick-off, expliquant le contexte, les enjeux et les perspectives du projet.

2. Le pilotage d’un projet RH : quelques outils alliés

A la suite du lancement officiel du projet, vient le pilotage de celui-ci. Il est donc essentiel de mener à bien, l’ensemble des phases et des étapes du projet afin de lui assurer un cycle de vie optimal. Pour nos projets RH, il est possible d’utiliser une panoplie d’outils de pilotage, dont certains prônés par les spécialistes de gestion de projet que ce soit au sein de la Project Management Institute (PMI) ou encore chez SQORUS, par nos consultants spécialistes en gestion de projet.

Le diagramme de Gantt : En outre, la première étape est donc d’établir un planning détaillé du projet. Le diagramme de Gantt sera un allié de taille pour réaliser cette tâche. Utilisé pour nos projets internes et/ou externes chez SQORUS, le diagramme de Gantt peut être utilisé pour tous types de domaines fonctionnels, que ce soit la RH, la finance ou encore l’IT. Cet outil permet au chef de projet de représenter clairement toutes les étapes programmées de son projet, ainsi que leurs délais. Il peut y distinguer pour chacune des activités sa durée, matérialisée par une barre plus ou moins longue selon le temps préalablement alloué à celle-ci (cf. Image ci-dessous).

Le diagramme a donc pour utilité la fixation des dates et des délais de réalisation d’un projet. Il met également en exergue les marges éventuelles en termes de délais pour certaines tâches permettant une flexibilité temporelle. De plus, il facilite la visualisation de l’état d’avancement du projet et de son évolution. 

Le Work Breakdown Structure : Le second outil qui permet à l’équipe projet d’affiner et de clarifier les relations entre tous les livrables est le Work Breakdown Structure communément connu par son acronyme, WBS.

Cet outil a pour rôle de découper le projet, soit en fonction des tâches, des phases ou encore des livrables. Créer cette matrice est essentiel pour une équipe projet et permet à tout un chacun de connaître son périmètre de travail en ayant une grande visibilité non seulement sur le contenu du projet mais également sur les phases et les livrables de ce dernier (cf. Image ci-dessous).

Aussi connu sous le nom d’Organigramme des Tâches de Projet ou encore Structure de Découpage de Projet, le WBS peut également régir la gestion des risques et identifier les actions primordiales à mener lors du projet.

Il s’agit donc d’une répartition horizontale et exhaustive des tâches, ou activités à exécuter au cours du projet. Il est essentiel de souligner qu’il doit être élaboré en collaboration avec tous les membres de l’équipe projet.

Le tableau Kanban : Il est également possible d’utiliser d’autres outils lors de phases plus avancées du projet, comme le tableau Kanban ou encore la roue de Deming. Concernant le tableau Kanban, il contient des colonnes indiquant l’état d’avancement de chaque tâche. Il met en exergue ce qui a été fait, ce qui est en cours, ce qui reste à faire… A l’origine utilisé pour des projets techniques et informatiques, il peut tout à fait être adapté aux projets RH et son utilisation permettra à l’équipe projet d’améliorer son efficacité en représentant le flux de travail, en visualisant facilement les obstacles et en modulant les tâches en fonction du périmètre de travail en cours.

La roue de Deming : La roue de Deming, ou PDCA, permet au chef de projet de suivre l’évolution des tâches et des livrables, tout en contrôlant leurs qualités.

Elle est formée par 4 étapes cruciales :

– La planification de la tâche ou du livrable (Plan), qui peut également être réalisée au préalable grâce au WBS 

– L’exécution de la tâche ou du livrable (Do) 

– Le contrôle des résultats obtenus (Check) 

– L’action à la suite du résultat obtenu (Act)

L’évolution de la fonction RH, que ce soit sur le plan opérationnel ou encore stratégique, lui a permis d’utiliser des méthodes, approches et outils qui auparavant étaient réservés à des projets de différents domaines fonctionnels. Chez SQORUS, nos experts et consultants accompagnent d’ores-et déjà plusieurs clients dans leur transformation et leurs projets RH. Afin de mettre en place ces bonnes pratiques au sein de votre entreprise, nos SQORUSIEN(NE)S sont disponibles pour vous accompagner.

N’hésitez pas à nous contacter pour en discuter.

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