La gestion de projet fait aujourd’hui partie intégrante de la fonction RH. De nombreux projets, tant sur le plan stratégique que sur le plan fonctionnel, sont en effet menés par les professionnels des ressources humaines.
De ce fait, on assiste à une véritable polarisation du rôle des professionnels RH. Ils ne se restreignent plus dans la traditionnelle gestion administrative, gestion de la formation ou encore gestion de la paie… mais sont confrontés à des problématiques inédites telles que la valorisation de la flexibilité au travail, la gestion des outils de gestion SIRH…
Une grande majorité de ces nouveaux défis est gérée par la fonction RH en mode projet. Pour réussir ces initiatives, il est crucial de déterminer qui doit piloter les projets RH au sein de l’organisation. Nous avons identifié 10 bonnes pratiques qui couvrent l’ensemble du cycle de vie d’un projet RH, de la préparation au pilotage, en passant par la mise en œuvre et le suivi.
1. Définir clairement les objectifs du projet
La première étape cruciale de tout projet RH est de définir précisément ses objectifs du projet. Les équipes du projet RH peuvent commencer par ce que l’on nommera la phase de pré-projet, au cours de laquelle ils pourront établir un cadre clair. Pendant cette phase, ils devront recenser, analyser et parfois questionner les attentes et les besoins liés au projet.
Pour mettre en place cette pratique efficacement, les meneurs du projet peuvent s’appuyer sur des méthodes de brainstorming, en utilisant des outils tels que Klaxoon. Cette phase permet de s’assurer que tous les acteurs partagent la même vision des objectifs et des résultats attendus.
2. Planifier les ressources nécessaires
En second lieu, il est essentiel d’identifier les ressources nécessaires matérielles et immatérielles du projet. Pour les ressources matérielles, il s’agira de définir un budget qui sera par la suite arbitré à un niveau hiérarchique plus élevé.
Quant aux parties prenantes du projet, l’équipe devra non seulement les identifier (managers, mentors, formateurs…), mais également déterminer les rôles de chacun d’entre eux, leurs degrés d’implication dans le projet et les tâches potentielles qu’ils auront à réaliser. Pour constituer une équipe efficace, découvrez comment monter un groupe de travail pour un projet RH.
Dans ce sens, ils pourront créer un planning des ressources qui permettra d’apprécier les contraintes budgétaires et les contraintes de disponibilité des acteurs sollicités.
3. Anticiper la conduite du changement
Une bonne pratique souvent négligée mais cruciale est d’anticiper la conduite du changement dès le début du projet. Il faudra mettre en œuvre une stratégie d’accompagnement au changement adaptée à chaque projet, et ce, en fonction de son envergure, ses perspectives et ses acteurs.
L’équipe projet, avec l’appui de Change Managers, pourra identifier le type de changement, s’il est culturel, technologique ou encore stratégique. Il sera également pertinent de déterminer si la profondeur du changement est radicale, révolutionnaire, incrémentale… et si le rythme du changement sera plutôt soutenu ou progressif.
4. Gérer la transition tout au long du projet
Pour faire suite à la stratégie de Change mis en œuvre, il s’agira de manager la transition tout au long du projet. Il est possible de mettre en place des approches diverses et variées, comme celle de William BRIDGES (faire le deuil, passer en zone neutre puis adopter le changement) ou encore celle de Kurt LEWIN (décristalliser, entreprendre des actions puis recristalliser).
Cette pratique permet d’accompagner les collaborateurs à travers les différentes phases émotionnelles et pratiques du changement, réduisant ainsi les résistances et facilitant l’adoption des nouvelles méthodes de gestion ou outils.
5. Élaborer un macro-planning et organiser un kick-off
En utilisant l’ensemble des pratiques et approches précédentes, l’équipe projet pourra réaliser un premier macro-planning, contenant les étapes du projet clés, ainsi qu’une vision globale de la charge potentielle. Cette étape est essentielle dans le cycle de vie d’un projet car elle permet de structurer le travail à venir.
Une fois ce planning réalisé, l’idéal est d’onboarder les participants au projet en organisant un kick-off, expliquant le contexte, les enjeux et les perspectives du projet. Cette réunion de lancement permet de s’assurer que tous les acteurs partagent la même compréhension des objectifs du projet et des attentes.
6. Utiliser des diagrammes de Gantt pour visualiser le planning
Après le lancement officiel du projet, le chef de projet doit établir un planning détaillé. Les diagrammes de Gantt sont un allié de taille pour cette tâche. Ils permettent de représenter clairement toutes les étapes du projet programmées, ainsi que leurs délais.
Cet outil de visualisation permet de distinguer pour chacune des activités sa durée, matérialisée par une barre plus ou moins longue selon le temps préalablement alloué. Le diagramme facilite la fixation des dates et des délais, met en évidence les marges temporelles éventuelles, et permet de suivre visuellement l’état d’avancement du projet.
7. Structurer le projet avec le Work Breakdown Structure
Le Work Breakdown Structure (WBS) est un outil précieux qui permet d’affiner et de clarifier les relations entre tous les livrables. Son rôle est de découper le projet en fonction des tâches, des phases ou des livrables.
Créer cette matrice est essentiel pour une équipe projet et permet à chacun de connaître son périmètre de travail en ayant une grande visibilité sur le contenu du projet. Le WBS peut également faciliter la gestion des risques et identifier les actions primordiales à mener. Il est important qu’il soit élaboré en collaboration avec tous les membres de l’équipe projet.
8. Suivre l’avancement avec un tableau Kanban
Pour les phases plus avancées du projet, le tableau Kanban s’avère particulièrement utile. Il contient des colonnes indiquant l’état d’avancement de chaque tâche (à faire, en cours, fait), permettant ainsi une visualisation claire et immédiate de la progression.
À l’origine utilisé pour des projets techniques, le Kanban peut parfaitement s’adapter aux projets RH. Son utilisation permettra à l’équipe d’améliorer son efficacité en représentant le flux de travail, en visualisant facilement les obstacles et en modulant les tâches en fonction des priorités. Cette approche s’inscrit parfaitement dans une gestion de projet agile qui favorise la flexibilité et l’adaptation continue.
9. Mettre en place un tableau de bord de suivi
Pour assurer un pilotage efficace, il est essentiel de mettre en place un tableau de bord permettant de suivre l’avancement du projet. Ce tableau doit inclure des indicateurs clés de performance (KPI) pertinents pour mesurer la progression vers les objectifs du projet.
Un bon tableau de bord de projet RH devrait permettre de :
- Visualiser rapidement l’état d’avancement global du projet
- Identifier les écarts par rapport aux plans de projet initiaux
- Anticiper les risques potentiels
- Faciliter la prise de décision
- Communiquer efficacement avec les parties prenantes
Le chef de projet peut s’appuyer sur des logiciels de gestion spécialisés pour créer et maintenir ce tableau de bord.
10. Contrôler la qualité avec la roue de Deming (PDCA)
La dixième bonne pratique consiste à mettre en œuvre la roue de Deming, ou PDCA (Plan-Do-Check-Act), qui permet au chef de projet de suivre l’évolution des tâches et des livrables, tout en contrôlant leur qualité.
Elle est formée par 4 étapes du projet cruciales :
- La planification de la tâche ou du livrable (Plan)
- L’exécution de la tâche ou du livrable (Do)
- Le contrôle des résultats obtenus (Check)
- L’action à la suite du résultat obtenu (Act)
Cette méthode cyclique est particulièrement efficace pour assurer une amélioration continue tout au long du cycle de vie d’un projet et garantir que les livrables répondent aux standards de qualité attendus.
Gérer efficacement un portefeuille de projets RH
Au-delà de ces 10 bonnes pratiques pour la gestion individuelle des projets, les Directions RH doivent souvent gérer un portefeuille de projets simultanés.
Cette dimension supplémentaire nécessite une approche globale et une gouvernance de projet RH structurée pour arbitrer entre les différents projets, allouer les ressources de manière optimale et assurer la cohérence des initiatives.
Pour gérer efficacement un portefeuille de projets RH, il est recommandé de :
- Prioriser les projets en fonction de leur valeur stratégique
- Équilibrer les ressources entre les différents projets
- Identifier les interdépendances entre les projets
- Harmoniser les calendriers et les échéances
- Mettre en place une gouvernance adaptée
Cette approche permet d’optimiser l’utilisation des ressources et de maximiser la valeur créée par l’ensemble des projets RH.
Conclusion : l’évolution des pratiques de gestion de projet RH
L’évolution de la fonction RH, que ce soit sur le plan opérationnel ou encore stratégique, lui a permis d’adopter des méthodes de gestion et des outils qui auparavant étaient réservés à d’autres domaines fonctionnels.
La méthode agile, par exemple, est de plus en plus utilisée dans les projets RH pour sa flexibilité et sa capacité d’adaptation aux changements.
La gestion de projet dans le domaine RH continuera d’évoluer avec l’adoption croissante des méthodologies agiles, l’utilisation d’outils collaboratifs plus performants et l’intégration de l’intelligence artificielle dans les processus de pilotage. Pour aller plus loin dans cette démarche, vous pouvez également optimiser votre pilotage RH grâce à une plateforme d’échanges de données.
Chez SQORUS, nos experts accompagnent d’ores et déjà plusieurs clients dans leur transformation et leurs projets RH. Contactez nos experts SQORUS pour échanger sur vos projets et découvrir comment nous pouvons vous aider à optimiser votre gestion de projet RH.
Quels outils pour piloter votre stratégie RH ?
Optimisez efficacement votre stratégie RH et découvrez les outils de pilotage indispensables pour atteindre vos objectifs. Ne laissez pas passer cette opportunité de piloter vos projets RH avec succès.
À lire aussi dans notre dossier « Les outils de pilotage d’une stratégie RH »
- Quels sont les grandes problématiques des DRH aujourd’hui ?
- Organisation, gestion des talents, recrutement : chantiers prioritaires des RH ?
- Direction des ressources humaines : quelles stratégies RH à l’avenir ?
- Les bonnes pratiques pour piloter votre stratégie RH de manière optimale
- Les différents outils de pilotage RH pour mener à bien votre sa stratégie RH
- Logiciel SIRH : les différents domaines d’intervention pour la fonction RH
- Comment convaincre sa direction d’investir dans un outil SIRH ?
- Faut-il se faire accompagner dans le pilotage d’une stratégie RH ?
- Quels indicateurs définir pour mesurer la performance d’une stratégie RH ?
- Stratégie RH : comment réaliser un reporting RH efficace ?
- Qui doit piloter les projets RH dans l’entreprise ?
- Monter un groupe de travail pour un projet RH : qui doit être impliqué ?
Contact
Un projet ? Une demande ? Des questions ?
Contactez-nous dès aujourd’hui et découvrez comment nous pouvons concrétiser ensemble l’avenir du numérique de votre entreprise.
