Gouvernance projet : quel rôle pour le comité de pilotage ?

Votre projet stratégique est-il en train de dériver, avec des délais qui s’allongent et un budget qui s’envole ? Les parties prenantes semblent-elles déconnectées des enjeux réels ? Les décisions importantes sont-elles constamment reportées faute de consensus ? Ces situations, malheureusement courantes, peuvent souvent être évitées grâce à une instance clé : le comité de pilotage.

La gouvernance projet englobe l’ensemble des mécanismes qui assurent la direction, le contrôle et la coordination d’un projet. Au cœur de cette gouvernance, le comité de pilotage joue un rôle déterminant dans la réussite des initiatives stratégiques. Véritable tour de contrôle du projet, il permet de maintenir le cap vers les objectifs fixés tout en s’adaptant aux réalités du terrain.

Dans cet article, nous explorerons le fonctionnement du comité de pilotage, sa composition idéale, les rôles clés comme celui du sponsor du projet, et les meilleures pratiques pour suivre efficacement l’avancement du projet et prendre des décisions éclairées. Que vous soyez chef de projet, directeur ou sponsor, découvrez comment mettre en place et animer un comité de pilotage performant qui assurera la réussite de vos projets les plus ambitieux.

Qu’est-ce que le Comité de pilotage (COPIL) ?

Le comité de pilotage (ou COPIL) a pour objectif d’assurer le bon fonctionnement de projets entre clients et prestataires. Le montage du COPIL se fait le plus souvent pour des projets complexes (impliquant un grand nombre d’interlocuteurs, avec de fortes interdépendances, un cahier des charges dense, etc.) dans le secteur privé ou public.

L‘instance décisionnelle qu’est le COPIL permettra au client et au prestataire d’avancer de concert dans le projet. Le montage du comité place aussi une responsabilité égale sur les deux acteurs du projet, réduisant les risques d’échecs. Le comité devra s’assurer que le processus de décision en place permet de répondre aux enjeux du projet dans les délais définis au planning.

Une partie de ce comité pourra être dédiée à des sujets internes ou confidentiels sans la présence du prestataire. La composition du comité de pilotage doit être soigneusement réfléchie pour garantir l’efficacité des réunions et la pertinence des décisions prises.

Les missions du COPIL dans la gouvernance projet

De la définition des objectifs fixés au suivi de l’avancement du projet, en passant par la capacité à prendre des décisions finales, les membres du COPIL interviennent à chaque étape du projet. L’instance statue sur toutes les décisions stratégiques.

Le comité de pilotage définit et valide les choix stratégiques du projet :

• objectifs et périmètres du projet,
• dates clés du projet,
• allocation du budget,
• négociation contractuelle.

Le COPIL joue également un rôle crucial dans la gestion des risques en identifiant, analysant et priorisant les risques majeurs liés au projet. Il valide les plans d’action préventifs et s’assure que les mesures nécessaires sont mises en place pour atténuer ces risques.

Pour que le comité de pilotage puisse remplir efficacement ses missions, il est essentiel de bien comprendre comment il s’articule avec les autres acteurs d’une équipe projet et comment les responsabilités sont réparties entre ces différents intervenants.

Le rôle du directeur de projet

Le directeur de projet informe les membres sur le déroulement du projet en réalisant des reportings réguliers. Il propose éventuellement des ajustements en cours de projet et évalue les mesures prises. Grâce à sa hauteur de vue, le directeur de projet fluidifie la compréhension du projet par les équipes techniques, commerciales et organisationnelles.

C’est le directeur de projet qui est chargé de former un COPIL, parfois en appui avec le sponsor du projet. Il doit s’assurer que la composition du comité de pilotage inclut toutes les parties prenantes clés dont les compétences et l’autorité sont nécessaires pour prendre des décisions éclairées.

Dans certaines organisations, notamment celles qui adoptent des méthodologies agiles, le Scrum Master peut jouer un rôle complémentaire en facilitant la communication entre l’équipe de développement et le comité de pilotage.

Le rôle du sponsor

Le sponsor (ou maître d’ouvrage) joue le rôle d’arbitre. D’une part, il fait le relais entre le client et le prestataire. Il va notamment superviser et soutenir le chef de projet. D’autre part, il gère et désamorce les conflits entre les membres de l’instance.

Il est le manager qui va s’assurer que les moyens sont bien engagés pour la réussite du projet. Il joue un rôle “d’évangélisateur” puisqu’il est le premier à parler du projet, à donner des orientations, des éléments de contexte, les besoins à l’origine du projet et les gains que ce projet est censé apporter.

Le sponsor du projet porte la vision stratégique du projet et s’assure de son alignement avec les objectifs de l’organisation. Il est responsable de défendre le projet auprès de la direction et d’obtenir les ressources nécessaires. Son soutien est crucial pour surmonter les obstacles et maintenir l’élan du projet, surtout en cas de difficultés.

En tant que membre clé du comité de pilotage, le sponsor du projet a le pouvoir de prendre des décisions finales, notamment en cas de désaccord entre les membres du comité. Son autorité et son engagement sont déterminants pour la réussite du projet.

Qui participe au comité de pilotage ?

Les membres du comité de pilotage sont choisis en fonction de leur expertise. Cette sélection est importante puisqu’elle a une influence sur les prises de décisions. On retrouvera au sein du COPIL tous les décideurs.

La composition du comité de pilotage est un facteur clé de succès pour le projet. Elle doit inclure des personnes ayant l’autorité, l’influence et le pouvoir décisionnel nécessaires pour faire avancer le projet. Un comité trop nombreux peut diluer les responsabilités et ralentir la prise de décision, tandis qu’un comité trop restreint peut manquer de perspectives diverses.

Le comité est commun à l’ensemble des acteurs du projet, qu’il s’agisse du prestataire ou du client. On retrouvera généralement parmi les membres du Comité de Pilotage :

Dans l’équipe client

• sponsor
• directeur de projet
• chefs de projet (techniques et fonctionnels)

Dans l’équipe prestataire (équipe technique)

• sponsor
• directeur de projet (et son PMO le cas échéant)
• chefs de projet (techniques et fonctionnels)

Quel est le fonctionnement des réunions dans un COPIL ?

La tenue de réunions sert en premier lieu à obtenir un point d’avancement sur le projet et à apporter les ajustements nécessaires à la réussite du projet. Le principal intérêt des réunions est de maintenir des échanges continus entre les différentes équipes techniques et fonctionnelles.

Le directeur de projet anime les COPIL. Ce dernier présente aux membres du comité l’état d’avancement du projet à l’aide de tableaux de bord. Durant les réunions, il passe en revue les points sensibles nécessitant un changement de stratégie. Les prises de décisions des membres sont entérinées avec l’aval du sponsor.

Les réunions sont le plus souvent mensuelles, mais peuvent aussi se tenir tous les trimestres ou de manière ponctuelle en fonction des besoins et de la complexité du projet. Elles durent généralement de 1h30 à 2 heures, un format qui permet d’aborder les sujets importants sans monopoliser trop de temps des participants.

Pour que ces réunions soient efficaces, il est essentiel qu’elles soient bien préparées et structurées. Un ordre du jour clair doit être communiqué à l’avance, et les participants doivent venir préparés pour prendre des décisions sur les points à l’ordre du jour.

Les documents essentiels du COPIL

Pour la mise en place du projet, le coordinateur s’aide de documents servant à cadrer et à rendre compte de la progression du projet. Il s’agit de l’ordre du jour et du compte-rendu. Ils doivent être impérativement communiqués aux participants du comité de pilotage, aux équipes projet et à toute personne devant être informée du projet :

• L’ordre du jour : analyse du planning, des risques, des actions en cours, des décisions prises et des décisions à prendre, etc. Toutes ces informations sont consignées dans l’ordre du jour communiqué aux participants en amont. Ce document est établi par le prestataire et le directeur de projet client.

• Le compte-rendu : le prestataire est chargé de rédiger le compte-rendu. Ce dernier peut spécifier le besoin de son client sous forme de RIDA ou Relevé d’Informations, Décisions, Actions. L’équipe projet client peut être tenue de se manifester après réception du compte-rendu par le prestataire avant que celui-ci soit communiqué à l’ensemble du comité.

Qu’est-ce qui détermine la réussite d’un projet ?

Une bonne gestion de projet dépend en grande partie de l’entente et de la coordination entre les membres du comité. C’est donc en premier lieu le choix des membres qui est décisif. Ces derniers peuvent gagner en flexibilité dans les prises de décisions et au niveau des ajustements, des objectifs fixés, des délais et du budget.

Il va de soi que la crédibilité des membres est aussi déterminante dans la bonne conduite du projet. Grâce à leur expertise respective, chaque membre du comité peut appuyer les décisions.

Un comité de pilotage efficace se caractérise par :

1. Une composition équilibrée : Des membres ayant l’autorité et l’expertise nécessaires pour prendre des décisions pertinentes.
2. Des objectifs clairs : Une compréhension commune des objectifs fixés et des résultats attendus du projet.
3. Une communication transparente : Un partage ouvert des informations sur l’avancement du projet, les risques et les problèmes rencontrés.
4. Un processus décisionnel efficace : La capacité à prendre des décisions rapidement et à les communiquer clairement à toutes les parties prenantes.
5. Un engagement fort du sponsor : Un sponsor du projet impliqué qui soutient activement le projet et défend ses intérêts auprès de la direction.
6. Un suivi rigoureux : Une surveillance constante de l’avancement du projet par rapport aux objectifs fixés et aux jalons définis.

En mettant en place un comité de pilotage bien structuré et en suivant ces bonnes pratiques, les organisations peuvent considérablement augmenter les chances de réussite de leurs projets. Le COPIL joue un rôle crucial dans la gouvernance des projets en assurant que les décisions prises sont alignées avec les objectifs stratégiques de l’organisation et que les ressources sont utilisées de manière optimale.

Pour les projets de grande envergure ou les programmes impliquant plusieurs projets, le rôle du Service Delivery Manager devient également essentiel pour coordonner les différentes équipes et assurer la cohérence globale de la livraison.

Conclusion : le comité de pilotage, clé de voûte de la gouvernance projet

Le comité de pilotage est un élément essentiel de la gouvernance des projets complexes. En réunissant les principales parties prenantes et en leur donnant un cadre pour suivre l’avancement du projet, prendre des décisions stratégiques et résoudre les problèmes, le COPIL contribue significativement à la réussite des projets.

La composition du comité de pilotage, le rôle du sponsor du projet et les processus de prise de décision sont des facteurs déterminants pour l’efficacité du comité. En portant une attention particulière à ces aspects et en suivant les bonnes pratiques décrites dans cet article, les organisations peuvent mettre en place des comités de pilotage qui soutiennent efficacement leurs projets et contribuent à l’atteinte des objectifs fixés.

Chez SQORUS, nous accompagnons nos clients dans la mise en place et l’optimisation de leur gouvernance projet, notamment à travers la structuration de comités de pilotage efficaces. Notre expertise en gestion de projet nous permet de vous conseiller sur les meilleures pratiques adaptées à votre contexte organisationnel.

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