PME : 8 critères pour choisir une solution SIRH

Aujourd’hui, la gestion des Ressources Humaines se complexifie. Elle n’est plus seulement une affaire de dossiers du personnel et de validation des congés. La fonction RH a acquis une dimension stratégique incontournable et doit donc optimiser sa gestion de tâches administratives chronophages afin de dégager du temps et des ressources pour gérer les talents et répondre aux enjeux stratégiques de son organisation.

Stratégie RH

critère pour choisir solution SIRH

Consultante Senior AMOA SIRH chez SQORUS

PME : pourquoi s’équiper d’un SIRH ?

Dans une PME, les responsables des ressources humaines sont souvent multi-tâches sur tous les pans de la gestion RH : administration du personnel, recrutement, développement des compétences, sécurité au travail, relations CSE, formation, etc.

Alors, plus qu’ailleurs, les SIRH (Système d’Information de Gestion des Ressources Humaines) sont là pour aider les RH à gagner du temps et être efficaces. En effet, parmi les avantages de la mise en place d’un SIRH, nous pouvons notamment citer :

  • Le gain de temps via l’automatisation des tâches administratives lourdes et répétitives, et se concentrer sur celles à plus forte valeur ajoutée ;
  • L’efficacité grâce à la mise en place d’outils simples nécessitant des formations courtes ;
  • Le respect de la loi grâce à un système toujours à jour des dernières évolutions législatives ;
  • La qualité en centralisant les informations et les données pour optimiser la gestion des RH et anticiper les futurs besoins RH.

PME : quels sont les principaux critères pour bien choisir votre solution SIRH ?

Selon l’INSEE, en 2021 les PME représentaient 3,8 % des entreprises en France, soit environ 144 400. Chaque structure a ses propres besoins et fait qu’il est parfois compliqué d’éditer et de développer des logiciels SIRH capables d’y répondre.

Si vous comptez acquérir ou remplacer votre SIRH au sein de votre établissement, mais que la multitude d’offres sur le marché rend la démarche plus compliquée que prévu : laissez-nous vous aider !

Voici 8 éléments à prendre en compte lors de votre processus de sélection d’un SIRH :

Critère #1 pour choisir un SIRH : la taille de votre entreprise

Il est important de définir les fonctionnalités et les modules dont vous avez besoin pour répondre aux besoins de votre entreprise :

  • le nombre d’utilisateurs simultanés : le logiciel SIRH doit être capable de gérer un certain nombre de connexions sans baisse de performance ;
  • la présence de différents sites ou filiales : la solution doit être adaptée à une structure multi-établissement.

Critère #2 pour choisir un SIRH : le prix et modèle de tarification

L’intégration du meilleur SIRH doit être un investissement et non des dépenses en plus. Le coût est donc un élément important à prendre en compte. Cependant, il ne devrait pas être le seul critère de décision. De ce fait, il est important d’avoir une vision sur un moyen long terme incluant le coût des licences, de la maintenance et des formations.

Investir dans un logiciel SIRH de qualité sera une action très rapidement rentabilisée. À l’inverse, un mauvais choix de logiciel peut devenir très pénalisant pour une entreprise.

Critère #3 pour choisir un SIRH : le périmètre de couverture pour votre gestion RH

Pensez à lister vos attentes en termes de processus RH et de fonctionnalités SIRH. Pour ne rien oublier, et auditer vos besoins, il est recommandé de faire une revue de l’état de l’art de ce que proposent les SIRH sur le marché. Vous établirez à la fois la liste précise des besoins de votre entreprise et le portrait type du logiciel de ressources humaines que vous attendez.

Critère #4 pour choisir un SIRH : le caractère évolutif et modulable de la solution

Il est important de prendre en compte le caractère évolutif et modulable d’une solution SIRH, notamment si vous anticipez une croissance. Que se passera-t-il, en termes de tarif et d’implémentation, si votre entreprise grandit et si le nombre de collaborateur augmente ?

Le meilleur SIRH pour les PME est un SIRH évolutif et concerne plutôt les logiciels SaaS. L’adaptation de l’outil par rapport aux changements de l’entreprise prendra lieu en effectuant de temps en temps des mises à jour. L’outil devra ainsi suivre l’évolution des ressources humaines et de l’entreprise tout entière.

Critère #5 pour choisir un SIRH : un générateur de rapports intégré à la solution

Un SIRH doit être doté d’un générateur de rapports. Il facilite les prises de décisions stratégiques et, par conséquent, l’amélioration de la productivité et de l’efficacité de votre entreprise. Il doit permettre l’édition de rapports complets et personnalisables (tableaux de bord, KPI…).

Critère #6 pour choisir un SIRH : l’intégration possible avec vos outils en place

Le SIRH doit s’intégrer facilement dans l’architecture des autres logiciels de votre société (logiciel de paie, ERP, etc.). En effet, selon l’évolution de votre entreprise, vous pouvez être amené à ouvrir de nouvelles succursales ou à créer de nouvelles filiales.

Critère #7 pour choisir un SIRH : l’ergonomie et la facilité d’utilisation de l’interface

Un SIRH ne doit pas seulement être performant, il doit également être user friendly. En effet, le temps consacré à la formation, quels que soient les niveaux d’utilisation, en sera fortement impacté : moins le SIRH sera complexe à utiliser et à prendre en main, plus le temps de formation sera réduit.

Il est donc fortement conseillé d’opter pour un logiciel proposant des fonctionnalités faciles à maîtriser, avec un design attractif et une utilisation intuitive, afin d’augmenter considérablement son taux d’adoption.

Critère #8 pour choisir un SIRH : respecter les contraintes RGPD

Votre nouvel outil doit absolument respecter le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). S’il s’agit d’une solution SaaS, l’éditeur hébergeant vos données doit vous assurer de leur fiabilité.

La solution doit ainsi compter plusieurs niveaux de cryptage des données afin d’éviter le vol d’informations. Pour vérifier ces points, l’éditeur doit être à même de vous communiquer le PAS (Plan d’Assurance Sécurité) qui détaille les informations liées à la sécurité des données.

Conclusion pour réussir à choisir une solution SIRH adaptée

Bien d’autres critères sont également à prendre en compte et le processus de sélection n’est pas à prendre à la légère. Des éléments comme la disponibilité du support technique, la notoriété de l’éditeur, ses références clients, la reprise de données, la mise à jour de l’outil en fonction des législations et les réglementations RH en vigueur, le degré de personnalisation, et d’autres encore sont tout autant fondamentaux.

Enfin, le choix d’un logiciel SIRH dépend de chaque entreprise, de chaque structure et des besoins identifiés comme prioritaires.

Sur ce sujet, SQORUS est là pour vous accompagner. N’hésitez pas à nous contacter pour en discuter avec nos experts.

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