Les projets informatiques échouent souvent à cause d’un manque d’organisation. Sans structure claire, sans réunions efficaces et sans rôles bien définis, même les meilleurs projets IT peuvent échouer ou ne pas atteindre leurs objectifs. Pendant longtemps, ces projets ont été menés sans communication efficace ni ligne de conduite précise.
La réponse à ce problème se trouve dans la comitologie de projet. Un ensemble de comités et de réunions organisés qui permettent de suivre, contrôler et faire avancer vos projets IT de manière structurée.
Les méthodes agiles ont apporté une première solution en améliorant la collaboration entre équipes, mais la comitologie vient compléter cette approche en structurant la prise de décision.
Le comité de pilotage (COPIL) est souvent le plus connu, mais il existe d’autres instances tout aussi importantes qui restent méconnues malgré leur utilité. C’est pourquoi nous allons détailler les 6 comités essentiels et leurs missions.
Qu’est-ce que la comitologie de projet ?
Avant d’aborder les 6 comités, voyons ensemble ce qu’est exactement la comitologie de projet.
La comitologie de projet est simplement l’ensemble des comités et réunions qui permettent de structurer et piloter un projet IT. C’est comme l’ossature qui soutient votre projet et lui permet d’avancer dans la bonne direction.
Mettre en place une bonne comitologie vous aide à :
- Réunir les bonnes personnes au bon moment
- Prendre des décisions claires et les documenter
- Suivre l’avancement du projet de façon régulière
- Résoudre les problèmes rapidement
- Garder une trace écrite des décisions via des comptes rendus
Le principal avantage d’une comitologie bien organisée est qu’elle permet de garder le contrôle sur le projet, d’en suivre l’avancement et de prendre les bonnes décisions au bon moment. Sans cette structure, les projets IT deviennent souvent chaotiques, avec des retards, des dépassements de budget et des fonctionnalités qui ne correspondent pas aux attentes.
Voyons maintenant en détail les 6 comités essentiels que vous devriez mettre en place pour vos projets IT.
1. Le comité stratégique (COSTRA)
Un projet IT nécessite l’établissement d’une stratégie, c’est-à-dire d’un plan d’action visant à coordonner l’action de l’ensemble des intervenants.
Le comité stratégique s’inscrit dans cette logique. Sa composition hétéroclite lui confère une vision panoramique du projet, permettant d’établir des tableaux de bord, un état des lieux, à différents stades de son avancement.
Il intervient, par ailleurs, au soutien d’un sponsor, en vue de favoriser la prise de décision rapide et de renforcer l’adhésion de tous les acteurs.
En pratique, le comité stratégique assure la concordance entre les actions menées et les évolutions prévisibles du système d’information. Il s’agit donc d’une instance essentielle pour garantir la réussite d’un projet.
En résumé, le COSTRA :
- Définit les grandes orientations du projet
- Valide les décisions importantes
- S’assure que le projet reste aligné avec la stratégie de l’entreprise
- Aide à débloquer les situations difficiles
Pour mettre en place ce comité, réunissez les dirigeants et décideurs qui ont une vision globale de l’entreprise.
2. Le comité de Pilotage (COPIL)
Le comité de Pilotage figure, parmi les instances de gouvernance, comme celui chargé, d’une part, d’impulser l’intervention du sponsor, afin de s’assurer que la meilleure décision sera prise, et, d’autre part, d’établir l’état d’avancement du projet IT.
Il est le garant de la cohérence entre les décisions à prendre et les enjeux de l’opération, notamment au regard des délais et des coûts du projet.
Sa fonction est multiple : du suivi global de l’avancement du projet à la prise de décision conformément aux finalités, en passant par l’orientation ou la modification des actions sur proposition du client, le comité de Pilotage a un rôle clé dans la bonne marche du projet.
En résumé, le COPIL :
- Suit l’avancement général du projet
- Prend les décisions importantes
- Ajuste la direction du projet si nécessaire
- Veille au respect des délais et du budget
Pour mettre en place un COPIL efficace, il faut des participants capables de prendre des décisions et de les faire appliquer. Le compte-rendu doit lister clairement les actions à mener, avec un responsable et une date limite pour chaque action.
3. Le comité de Projet (COPRO)
Dans cette instance, les chefs de projet, qu’ils soient issus du client ou de l’intégrateur, animent le comité en vue d’assurer le bon fonctionnement du projet.
Le rôle du chef de projet SI est particulièrement crucial dans cette instance pour assurer la coordination entre les différentes parties prenantes.
Dans cette optique, le COPRO arbitre les litiges qui peuvent résulter de l’organisation, de l’application du PAQ (plan d’assurance qualité), des opérations de recette, ainsi que du traitement des demandes de modification et de la conformité des choix fonctionnels ou techniques.
Outre cette fonction d’arbitrage, le comité de Projet a pour vocation de coordonner les actions présentes et futures, tout en assurant leur cohérence.
Il veille également au suivi des aspects fonctionnels et techniques, par l’analyse des indicateurs de performance (KPI) ou encore l’adaptation des ressources.
En résumé, le COPRO :
- Règle les problèmes d’organisation
- Coordonne les différentes équipes
- Suit les aspects techniques et fonctionnels
- Ajuste les ressources selon les besoins
Pour mettre en place un COPRO efficace, définissez clairement qui fait quoi. Le compte-rendu doit détailler les décisions prises et les prochaines actions.
4. Le comité de Décision Métier (CODEM)
Le comité de Décision Métier est une instance décisionnelle dont la fonction est de présenter, mais aussi d’arbitrer, les orientations émises par l’équipe Projet suivant une étude du processus.
Son rôle s’étend également à la prise en charge par le Run des modifications, au regard de l’analyse du contenu et des évolutions et de leurs impacts sur le projet.
En résumé, le CODEM :
- Valide les orientations fonctionnelles
- Arbitre les priorités métier
- Évalue l’impact des changements
- Vérifie que la solution répond aux besoins
Les participants doivent bien connaître les processus métier de l’entreprise. Le compte-rendu doit expliquer clairement les décisions prises et pourquoi.
5. Le comité de décision technique (COTEC)
Le comité de Décision Technique est une assemblée qui assure la coordination des chantiers, en concertation avec l’équipe technique.
Dans cette perspective, celui-ci supervise l’avancement, ainsi que les actions menées et celles à venir. Il analyse également les risques, en vue de les prévenir.
En résumé, le COTEC :
- Coordonne les travaux techniques
- Suit l’avancement technique
- Identifie et prévient les risques techniques
- Valide les choix d’architecture
Pour mettre en place un COTEC efficace, réunissez des experts techniques capables d’évaluer et d’implémenter les solutions. Le compte-rendu doit être précis et documenter clairement les décisions techniques.
6. Le comité de suivi des activités de maintenance (CORUN)
Le pilotage de projet IT ne peut s’affranchir d’un comité dédié à la maintenance et au savoir faire technique.
Cette instance résulte du rapprochement entre l’équipe projet et l’équipe chargée de la maintenance de l’Application actuelle.
Le comité de suivi des activités de maintenance a l’avantage de favoriser l’information et l’échange avec les équipes de maintenance. Il a pour finalité de garantir le suivi de l’ensemble des releases de maintenance, mais aussi d’opérer les choix techniques et/ou stratégiques permettant de migrer vers l’application cible ou, le cas échéant, de s’adapter aux évolutions.
La mise en oeuvre de ces instances de gouvernance favorise la bonne marche des projets IT. Par nature complexes et évolutifs, les projets IT ont plus que jamais vocation à se déployer dans un cadre rigoureux, incarné par ces comités. En dépendent leur réussite mais également la responsabilité des clients et des prestataires.
En résumé, le CORUN :
- Suit les mises à jour et corrections
- Planifie les évolutions techniques
- Facilite la transition vers la nouvelle solution
- Améliore la communication entre l’équipe projet et l’équipe de maintenance
Les participants doivent bien connaître les systèmes existants et les processus de maintenance. Le compte-rendu doit suivre précisément les incidents, les corrections et les plannings de déploiement.
Comment mettre en place une comitologie de projet efficace ?
Voici les étapes pour créer une structure de comités qui fonctionne :
- Définissez vos besoins : Identifiez quels comités sont vraiment nécessaires pour votre projet
- Choisissez les bons participants : Sélectionnez des personnes qui ont l’expertise et l’autorité nécessaires. Le chef de projet IT joue un rôle central dans cette sélection et dans l’animation de ces instances.
- Planifiez les réunions à l’avance : Créez un calendrier régulier pour chaque comité
- Créez des modèles : Préparez des modèles d’ordre du jour et de compte rendu
- Expliquez les rôles : Assurez-vous que chacun comprend son rôle et ses responsabilités
- Mettez en place un suivi : Utilisez des outils pour suivre les décisions et les actions
Conclusion : pourquoi les compétences d’exécution sont essentielles en comitologie de projet ?
La mise en place d’instances de gouvernance favorise indéniablement la bonne marche des projets IT. Par nature complexes et évolutifs, les projets IT ont plus que jamais vocation à se déployer dans un cadre rigoureux, incarné par ces comités. En dépendent leur réussite mais également la responsabilité des clients et des prestataires. Dans les organisations matures, un PMO peut jouer un rôle déterminant dans cette transformation en standardisant les pratiques et en assurant la cohérence de la gouvernance.
Toutefois, la structure seule ne suffit pas. Les compétences d’exécution des membres de ces comités sont cruciales pour transformer les décisions en actions concrètes. Ces compétences incluent :
- Savoir communiquer clairement
- Prendre des décisions basées sur des faits
- Suivre rigoureusement les actions
- S’adapter aux changements
- Anticiper les problèmes
En combinant une bonne structure de comités avec des participants compétents, vous augmentez considérablement les chances de réussite de vos projets IT.
Besoin d’aide pour structurer votre comitologie de projet ? Mettre en place une comitologie efficace peut s’avérer complexe, surtout pour les projets d’envergure. Nos consultants experts SQORUS interviennent depuis plus de 35 ans auprès d’entreprises de toutes tailles pour structurer et optimiser la gouvernance de leurs projets IT.
Ne laissez pas l’organisation de vos projets au hasard. Contactez nos experts pour bénéficier d’un accompagnement personnalisé et transformer vos projets IT en succès.
Tout sur la gouvernance de projet IT
Découvrez les rôles et responsabilités des profils clés, ainsi que les meilleures pratiques en matière de gouvernance et de développement technologique pour mener à bien vos projets de transformation digitale.
À lire également dans notre dossier “gouvernance projet IT ” :
- Plateforme Lowcode : le futur du développement d’applications ?
- L’utilisation de UIPATH comme solution RPA
- Comitologie projet : les instances de gouvernance d’un projet IT et leurs rôles
- Pilotage et gouvernance d’un projet SI Finance : quels profils impliquer ?
- Pilotage et gouvernance d’un projet IT : quels profils impliquer ?
- Gouvernance projet : quel rôle pour le comité de pilotage ?
- Les acteurs d’une équipe projet : organisation, rôle et compétences
- Le responsable SI au cœur du développement et de l’évolution des systèmes
- Responsable SIRH : quel rôle dans l’évolution des Systèmes d’Information RH ?
- Chef de projet SI : quel rôle et responsabilité dans un projet SI ?
- Consultant fonctionnel : un rôle proche des processus métier
- Consultant technique : un métier au cœur du développement technologique
- Architecte solution : un métier qui gère développement et déploiement
- Consultant DevOps : rôle, missions et compétences en développement
- Délégué à la protection des données (DPO) : quels rôles et missions ?
- RSSI : un travail clé au sein des métiers pour la sécurité des systèmes
- Le service delivery manager au cœur du pilotage des équipes
- Scrum master, un métier clé pour la gestion de projet Scrum
- Data scientist : un métier stratégique au service de la Direction
- MOA / MOE : comment les rôles se répartissent-ils sur un projet de mise en œuvre d’un système d’information ?
Contact
Un projet ? Une demande ? Des questions ?
Contactez-nous dès aujourd’hui et découvrez comment nous pouvons concrétiser ensemble l’avenir du numérique de votre entreprise.
