Quels sont les enjeux d’un projet SIRH pour une entreprise ?

Les enjeux d’un projet SIRH sont particulièrement importants pour une entreprise. Le système d’information des Ressources Humaines va en effet avoir un impact sur l’ensemble des collaborateurs. Les outils de gestion des Talents vont intervenir dans tous les domaines de l’entreprise, des Ressources Humaines à la Paie, en passant par la gestion des temps ou la gestion des compétences. Mettre en place un outil SIRH demande donc de prendre en compte de nombreux facteurs.

​Acquisition d’un SIRH 

Doter l’entreprise d’une solution SIRH implique la réalisation d’un audit pointu en amont et la rédaction d’un cahier des charges le plus complet possible. L’ensemble des processus RH doit être analysé de façon à identifier clairement les besoins de l’entreprise, présents et futurs. Il faut anticiper les problèmes auxquels devra répondre l’outil SIRH dans les années à venir. La souplesse et l’évolutivité sont des critères importants de la solution retenue.

L’équipe projet doit être consciente des enjeux d’un projet SIRH. La gestion de la Paie, la gestion des Ressources Humaines et plus généralement l’ensemble de la gestion administrative dépendront de l’outil mis en place. L’équipe en charge de la gestion de projet devra donc être à la fois très rigoureuse pour respecter les besoins, les délais et les coûts, et suffisamment souple pour s’adapter aux exigences des utilisateurs.

Un projet SIRH implique nécessairement la DSI au même titre que la DRH. La direction RH porte les usages, les processus et la conduite du changement. La DSI garantit la cohérence technique : sécurité des données, intégration avec les outils existants (ERP, paie, outils collaboratifs) et conformité RGPD. Impliquer les deux directions dès le cadrage évite les blocages en phase de déploiement et sécurise la qualité des données tout au long du projet.

L’enjeu d’un projet SIRH est donc de choisir la meilleure solution à un instant « t », répondant le mieux possible au cahier des charges et pouvant évoluer rapidement lorsque l’équipe RH identifiera de nouveaux besoins, lors qu’il y aura des évolutions réglementaires ou de nouveaux utilisateurs à intégrer. Dans le cadre d’une entreprise de taille plus importante ou d’un groupe, l’équipe projet devra également intégrer les contraintes inhérentes à chaque pays (législation, règles de gestion, langue, devise…). Le volume de données traitées étant important, il faudra décider ce qui pourra être déployé en local et ce qui nécessitera une gestion plus centralisée.

Intégration du SIRH

L’outil SIRH doit s’intégrer dans l’ensemble du système d’information de l’entreprise. L’équipe projet va devoir harmoniser les statuts, les pratiques et les règles (notamment en Europe avec le RGPD) ainsi que les formats d’échanges de données.

Dans un groupe ou lors de la fusion d’entreprises, il peut être nécessaire de faire cohabiter plusieurs outils de gestion. Il va alors falloir réussir à les faire communiquer entre eux, ce qui peut être complexe dans le cas de formats de données propriétaires par exemple. Lorsque cela n’est pas possible ou trop difficile à mettre en place, mieux vaut alors opter pour un changement complet du SIRH avec la mise en place d’un nouvel outil commun.

La reprise des données est une étape souvent sous-estimée. Historiques de paie, dossiers collaborateurs, soldes de congés, variables de rémunération : toutes ces données doivent être extraites, nettoyées et validées avant d’être transférées dans le nouveau système. Une donnée mal reprise génère des erreurs en cascade sur la paie, sur les droits collaborateurs, sur le reporting RH. Anticiper cette phase dès le cadrage du projet est un facteur clé de réussite.

Migration d’un SIRH

La majorité des solutions SIRH sont aujourd’hui proposées en mode SaaS, les mises à jour étant assurées directement par l’éditeur. La migration concerne principalement le passage d’un SIRH vieillissant vers une nouvelle solution, ou la consolidation de plusieurs outils suite à une fusion ou une croissance rapide des effectifs.

Il est important d’effectuer les mises à jour et les montées de version le plus régulièrement possible. Cela garantit la conformité du SIRH avec les différentes réglementations et contribue à optimiser les coûts de maintenance. Il est toujours plus simple de passer d’une version mineure à une autre ou d’une version mineure à la version majeure immédiatement supérieure, plutôt que de devoir mettre à jour plusieurs versions en une seule fois en se confrontant à de nombreux risques de régression.

Lorsque le SIRH en place est obsolète, il faut envisager, soit de le migrer vers une version récente, soit de le remplacer. L’objectif est, à terme, d’obtenir un ensemble d’outils homogène pour l’ensemble de l’entreprise et d’éviter d’augmenter la complexité du système en empilant divers logiciels et versions. Les interventions pour moderniser le SIRH doivent être régulières et planifiées, de façon à organiser au mieux la gestion des données, réduire les coûts de maintenance et faciliter la gestion du changement.

La conduite du changement : l’enjeu humain du projet SIRH

Un projet SIRH est avant tout un projet de transformation pour les équipes. L’outil peut être bien paramétré, s’il n’est pas adopté par les utilisateurs, il ne produit pas les résultats attendus.

La conduite du changement repose sur trois leviers :

• La communication : expliquer pourquoi le projet est lancé, ce qui va changer pour chaque profil d’utilisateur
• La formation : adapter les sessions aux différents profils (RH, managers, collaborateurs) et prévoir un accompagnement post-déploiement
• L’implication des utilisateurs clés dès le cadrage : les référents métier sont les meilleurs ambassadeurs du changementLa mise en production n’est pas la fin du projet. Un suivi des usages dans les premiers mois permet d’ajuster le paramétrage, de former les nouveaux arrivants et d’ancrer durablement les nouvelles pratiques.

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