Cahier des charges SIRH : comment le rédiger ?

Le cahier des charges SIRH est une étape indispensable parmi les étapes encadrant un projet d’implémentation d’un système d’information des Ressources Humaines. Plusieurs éléments doivent y figurer. Le recueil du besoin, l’analyse de l’existant, les améliorations souhaitées, les contraintes budgétaires et techniques ou encore les objectifs business, ce document ne doit rien laisser au hasard afin de permettre à votre projet d’être couronné de succès pour assurer le succès de votre projet SIRH.

En quoi la mise en place d’un cahier des charges SIRH est-elle essentielle ?

Un cahier des charges est, par définition, un élément qui va vous permettre de définir vos besoins. Il vous aidera aussi à voir plus clair tout au long de votre projet. Il est également important de définir au préalable les ressources financières allouées au déploiement du système d’information des ressources humaines. De toute évidence, pour pouvoir définir ces besoins réels, il est nécessaire de mener une analyse de l’existant. Ce qui implique de constituer ce cahier des charges à partir d’une documentation interne : fiches de poste, tableaux de bord, description des processus…

Avant la mise en place d’un SIRH, le cahier des charges permet de formaliser les besoins de l’entreprise aux niveaux financier, technique et fonctionnel. De même, il met en évidence les enjeux des processus des Ressources Humaines et leurs périmètres fonctionnels : gestion de la paie, gestion des temps ou gestion administrative.

Pourquoi planifier les étapes et définir le budget dans le cahier des charges ?

Le respect du planning est primordial pour la mise en place du projet SIRH. Il est important de prévoir les différentes étapes de conception du cahier des charges : des consultations à la stabilisation du système, en passant par les phases de réalisation et de livraison. En sachant que les étapes de recettage et le transfert des données RH sont des points sensibles qu’il faudra surveiller avec vigilance.

Le deuxième point important est la définition du budget dans le cahier des charges. L’installation d’un SIRH demande un certain coût, qui varie selon les modules à déployer, les ressources externes nécessaires et le planning prévisionnel. Il faut préciser qu’un SIRH s’affirme comme un véritable investissement. Sa mise en place a donc pour objectif d’améliorer les processus métiers et de traiter davantage de données au sein d’une interface unique.

Composer l’équipe projet SIRH

La réussite de la mise en place d’un SIRH dépend de la composition de l’équipe dédiée. Celle-ci doit être pilotée par un chef de projet (PMO – Project Management Office) capable de diriger les ressources en interne, piloter le budget et le planning et communiquer efficacement avec les prestataires du projet. Pour composer cette équipe, il faut prendre en compte les différents services au sein de l’entreprise qui seront impactés par le SIRH. Plus précisément, la direction des Ressources Humaines devra être active tout au long du projet.

Elle devra aussi s’associer à un membre de la direction de l’entreprise afin de valider les décisions. Bien sûr, la Direction des Systèmes d’Information (DSI) sera idéalement intégrée à cette installation. Elle travaillera en étroite collaboration avec les prestataires pour mettre en place les outils informatiques et gérer tous les aspects techniques.