Strategic Workforce Planning : quels enjeux pour les organisations ?

La planification stratégique des ressources humaines (Strategic Workforce Planning) reste une activité encore peu maîtrisée par les Directions des Ressources Humaines alors qu’elle représente pourtant une réelle nécessité pour les organisations et une belle opportunité pour les DRH.

Qu’est-ce que le Strategic Workforce Planning ?

Le Strategic Workforce Planning ou SWP est une méthode de projection à long terme des compétences et des emplois pour toute ou partie de l’entreprise. Grâce à cette projection, il permet de mettre en place des plans d’accompagnement des collaborateurs vers de nouvelles compétences. Pour réussir la mise en place à long terme, il convient de considérer les 3 axes qui gravitent autour du SWP :

  • L’identification des effectifs de l’entreprise pour suivre l’évolution à long terme. Il s’agit d’analyser les compétences des collaborateurs, des services et des partenaires. L’enjeu de la Direction des Ressources Humaines est d’assurer une gestion prévisionnelle précise des ressources disponibles. La centralisation et l’harmonisation des données provenant de diverses sources d’information permet de les rendre plus cohérentes et accessibles.
  • Le repérage de l’écart entre la situation actuelle et les projections futures (employé et description de sa fonction, équipe en fonction et développement de nouveaux postes). Il faut alors se demander quels sont les métiers en transformation, amenés à disparaître ? Quels sont les métiers qui n’existent pas encore ? Quelles compétences seront nécessaires pour ces nouveaux métiers ? Cette action RH permet l’élaboration de plans stratégiques qui définissent les besoins en compétences, malgré la difficulté à prédire les résultats à long terme. Le meilleur moyen d’objectiver l’évolution des métiers et des compétences associées reste l’analyse de l’écart entre le positionnement face aux grands changements prévus et au capital humain des collaborateurs. Les DRH doivent offrir un accompagnement personnalisé, qui permet un développement des compétences adéquat, selon l’expertise des candidats. Ces actions soutiennent la planification de formations pour réorganiser les futurs recrutements.
  • L’optimisation des processus de développement RH par la planification d’actions qui compensent les écarts en compétences entre la situation actuelle et la vision future (formations, mobilité, recrutement, upskilling, reskilling, cross skilling…). La fonction RH inclut l’accompagnement des collaborateurs sur l’évolution des processus métiers et la gestion des talents. Une grille de lecture compréhensible par tous les employés sera élaborée pour optimiser l’évolution de carrière de l’entreprise et faciliter la communication.

Quelles sont les différences entre SWP et GPEC ?

Le processus Strategic Workforce Planning se déploie dans l’organisation d’entreprise. Ce puissant outil sert à mobiliser les enjeux stratégiques en incluant le volet humain. Le SWP permet d’analyser les objectifs stratégiques, d’anticiper les enjeux et planifier les besoins RH quantitatifs et qualitatifs (effectifs, compétences, organisation des futurs métiers). Il peut se concentrer uniquement sur les domaines spécifiques, ciblés en fonction des besoins de transformation de l’entreprise (géographiques, fonctionnels). Il n’est pas obligatoire d’un point de vue réglementaire et peut donc être lancé en toute agilité. Le SWP est une stratégie d’anticipation créée pour atteindre les objectifs business.

La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences GPEC est une approche RH globale qui permet d’optimiser la connaissance des métiers et la gestion des talents. Ce processus consiste à appliquer des mesures cohérentes et suivre leur évolution. Les outils GPEC sont principalement centrés sur l’analyse qualitative. Les projections quantitatives sont limitées, ce qui freine l’évolution des sociétés futures, en termes d’enjeux business, à court terme et à long terme. La démarche SWP répond à des besoins aussi complexes que la GPEC. Elle offre des perspectives plus larges, notamment sur le volet humain. Son utilisation est plus simple et plus ciblée, grâce à des méthodes plus centrées sur les différentes activités de l’entreprise.

Quels sont les enjeux du Strategic Workforce Planning pour une organisation optimale ?

L’introduction du SWP dans l’organisation d’une entreprise soulève quelques questions. Certains métiers sensibles risquent de disparaître à long terme. La transformation digitale a déjà remplacé certains postes par des machines via l’automatisation de certaines tâches données en libre-service aux consommateurs (caisses automatiques, applications bancaires mobiles). Cela nécessite une réorganisation de la gestion des talents à court terme. Il s’agit d’agir en amont sur le développement des compétences des employés qui exercent un métier sensible pour leur retrouver un nouvel emploi. 

Les futurs postes de travail encore inexistants doivent être anticipés par des plans stratégiques à visée future. La fonction RH doit ainsi prévoir des plans de carrière et de formation pour les collaborateurs qui devront se réorienter. La SWP repose sur 5 piliers :

  • La capacité à recenser correctement les compétences et emplois actuels de l’entreprise.
  • La prospective des emplois de demain pour l’entreprise via des analyses sectorielles et la mesure des tâches automatisables.
  • Le pilotage structuré pour combler les écarts entre les ressources actuelles et futures (développement des compétences, recrutement, mobilité, promotions et gestion des talents).
  • La possibilté de dédier des investissements économiques au développement des compétences (exemple POEC / POEIC).
  • Le suivi régulier de l’évolution du volet humain et des effectifs (volet quantitatif).

Comment disposer des bonnes ressources au bon endroit et au bon moment ?

Au vu de l’accélération des modifications technologiques et économiques, les enjeux RH sont conséquents. Cela nécessite d’anticiper les changements d’organisation et les ressources disponibles, en considérant les futurs métiers encore inexistants. Afin de réagir adéquatement à long terme, il est nécessaire de planifier l’organisation. Le SWP permet d’obtenir la définition d’objectifs stratégiques de l’entreprise pour adapter l’organisation en fonction des futurs changements. Les enjeux organisationnels englobent différents éléments, tels que :

  • la maîtrise des effectifs et des salaires associés à court, moyen et long terme pour garantir la gestion des ressources humaines et financières ;
  • l’anticipation des besoins en ressources (qualité, quantité) pour optimiser les politiques RH et fournir les ressources nécessaires (emplois, compétences) de manière proactive ;
  • l’élaboration de plans stratégiques durables pour s’adapter aux changements d’orientation ;
  • l’analyse objective et chiffrée des choix stratégiques en plaçant les enjeux organisationnels et le capital humain au centre des préoccupations ;
  • la coordination des réflexions traduite en objectifs organisationnels concrets (effectifs, emplois, aptitudes) ;
  • l’implication des départements finance et SI dans le pilotage de la démarche pour garantir la fiabilité des données existantes (effectifs, salaires).

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