Implémentation SIRH : quels outils de suivi et comment gérer les risques ?

Qui dit implémentation SIRH, dit mise en place d’un système d’information complexe qui nécessite d’être particulièrement rigoureux et de prendre certaines précautions. Un projet SIRH doit être envisagé sur le long terme. Il faut prendre en compte un grand nombre de contraintes métiers et techniques, ainsi que la conduite du changement induite par la mise en place d’un nouveau logiciel. Quatre principaux outils vont permettre aux chefs de projet d’assurer le suivi des produits et de gérer les risques associés.

Le backlog des ateliers de configuration

Lors de la phase de conception, des ateliers seront organisés avec l’équipe des Ressources Humaines et des utilisateurs issus d’autres services. Simultanément, au moment de la mise en production du nouvel outil, des ateliers de configuration seront prévus de façon à présenter les fonctionnalités, les méthodes de configuration et les bonnes pratiques.

À chaque phase, un backlog va être constitué, référençant chaque fonctionnalité, option, demande ou description évoquée pendant les ateliers. Ces informations vont constituer en quelque sorte une base de connaissance, qui permettra d’identifier les fonctionnalités les plus critiques ou les plus risquées afin de leur porter une attention particulière.

Implémentation

Le planning, constitué en amont du projet SIRH à l’aide notamment du cahier des charges, permet d’identifier rapidement tout risque de dérapage dans la réalisation du nouvel outil.

Si une méthodologie agile de gestion de projet est utilisée, des outils comme le burndown chart (représentation visuelle de la quantité de travail restante par rapport au temps disponible) permettront de suivre l’évolution de l’avancement du projet. De cette façon, il sera possible d’ajuster les ressources affectées au projet et les priorités en termes de fonctionnalités à réaliser.

Implémentation SIRH : le suivi budgétaire

Le respect du budget alloué à la réalisation est sous la responsabilité du chef de projet. À partir du planning, de l’estimation de la complexité des fonctionnalités et de leurs temps de réalisation, le chef de projet intégrera les coûts matériels (licences éditeurs) et les coûts des ressources humaines des consultants externes (selon le temps accordé au projet en TJM – Taux journalier Moyen ou en forfait). 

Le planning mis en place, couplé à un suivi rigoureux de l’avancement et de la quantité de travail restante, permettra de s’assurer que le budget prévisionnel est respecté. Dans le cas contraire, les outils permettront d’estimer les risques de dépassement et de suggérer des méthodes pour les réduire.

La matrice des risques

La matrice des risques est un outil permettant de formaliser les risques présents sur un projet et d’en déduire des actions préventives.

Elle est constituée de plusieurs colonnes présentant la nature de chaque risque identifié, une description, un niveau de gravité (généralement sur une échelle allant de 1 à 4), le nom du responsable et les actions préventives ou correctives.

Cette matrice offre une lecture simple et rapide des risques et permet d’identifier immédiatement les mesures à prendre, ainsi que les personnes responsables de leur exécution.

À titre d’exemple, voici les risques les plus fréquemment identifiés dans un projet SIRH :

• Reprise des données incomplète ou erronée → action préventive : audit des données en amont et plan de nettoyage
• Résistance au changement des utilisateurs → action préventive : implication des key users dès le cadrage et plan de formation
• Dépassement budgétaire lié aux customisations → action préventive : gel du périmètre fonctionnel après validation du cahier des charges
• Retard de livraison de l’éditeur → action préventive : jalons contractuels et pénalités de retard
• Incompatibilité technique avec le SI existant → action préventive : audit technique DSI en phase de cadrage

Les principaux risques d’un projet SIRH

Au-delà des outils de suivi, anticiper les risques dès le cadrage du projet est une condition sine qua non de réussite.

Les risques d’un projet SIRH se répartissent en trois grandes catégories :

Risques techniques

• Intégrations complexes avec le SI existant (ERP, paie, outils collaboratifs)
• Reprise de données défaillante : données incomplètes, doublons, formats incompatibles
• Incompatibilité entre la solution choisie et l’infrastructure existante

Risques humains

• Résistance au changement des utilisateurs finaux
• Manque d’implication de la direction ou du sponsor du projet
• Key users insuffisamment formés ou disponibles
•  Turnover dans l’équipe projet en cours de déploiement

Risques budgétaires

• Customisations excessives non anticipées dans le budget initial
• Coûts cachés sous-estimés (intégrations, formation, maintenance)
• Dépassement de planning générant des surcoûts en ressources externes

Identifier ces risques tôt, leur attribuer un niveau de gravité et désigner un responsable pour chacun d’eux : c’est le rôle de la matrice des risques dans le pilotage d’un projet SIRH.

Conclusion : Anticiper pour mieux réussir son implémentation SIRH

Un projet SIRH ne se pilote pas à vue. Le backlog des ateliers, le planning agile, le suivi budgétaire et la matrice des risques constituent un dispositif complet pour garder le contrôle à chaque étape.

Mais les outils ne suffisent pas. Tout repose sur la rigueur de leur utilisation. Un backlog mal tenu, une matrice des risques non mise à jour ou un suivi budgétaire trop espacé sont souvent les premiers signes de dérive.

Chez SQORUS, nos consultants accompagnent les directions RH et SIRH de bout en bout, du cadrage à la mise en production en intégrant la gestion des risques et la conduite du changement.

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