Digitalisation des services RH la clé pour une sortie de crise

En 2023, la digitalisation des services de ressources humaines (RH) jouera un rôle clé dans la reprise économique après une période de crise. Les entreprises qui ont investi dans des solutions digitales de gestion des ressources humaines seront plus à même de s’adapter rapidement aux nouveaux défis et de continuer à recruter et à gérer des talents malgré les incertitudes économiques.

Stratégie RH

Par Amine BENALI

Consultant Data Scientist

Digitalisation des services RH de quoi s’agit-il ?

Lorsqu’on aborde le sujet de la digitalisation des ressources humaines, il est facile de se concentrer uniquement sur les processus administratifs gérés par les RH, tels que la gestion de la paie, le suivi des temps de travail, la gestion des notes de frais, etc.

Bien que ces processus soient importants pour garantir le bon fonctionnement de l’entreprise, ils ne sont pas à eux seuls des facteurs de performance. Des erreurs ou des retards peuvent avoir un impact négatif sur le moral des employés et sur le climat social de l’entreprise.

Cependant, pour vraiment transformer la gestion des talents, il est important de se concentrer sur l’aspect « développement du capital humain« .

Cela implique de se poser des questions cruciales telles que :

Comment anticiper les tendances du marché et les compétences requises pour l’avenir ?
Comment garantir que l’entreprise dispose des bonnes personnes pour un projet futur ?
Est-ce que les équipes de R&D sont à jour sur les dernières technologies et sont-elles formées en permanence ?

Toutes ces questions sont critiques pour la réussite de l’entreprise et sont directement liées à la gestion dynamique des données des employés pour soutenir la stratégie de l’entreprise.

Une digitalisation de la RH garante du bon fonctionnement de l’entreprise

Le bon fonctionnement de l’entreprise dépend en grande partie de la gestion efficiente des ressources humaines. La partie administrative des RH doit être organisée de manière fluide et sans interruption, tout en étant facile à utiliser pour les employés et capable de s’adapter à différents types de collaborateurs, tels que les intérimaires, les CDD, les temps partiels et les collaborateurs du secteur public et privé.

C’est pourquoi il est essentiel que la partie administrative des RH soit capable de s’adapter à la diversité des situations et de faire face aux défis qui se posent.

Cependant, la transformation digitale des RH ne doit pas se concentrer uniquement sur cette partie administrative. Le véritable enjeu de la transformation digitale des RH est ailleurs, et nécessite une réflexion approfondie pour déterminer comment les nouvelles technologies peuvent améliorer la gestion des talents et apporter une valeur ajoutée à l’entreprise.

Une digitalisation qui contribue à la performance et la compétitivité de l’entreprise

« Un projet digital peut contribuer considérablement à la compétitivité de l’entreprise. Il est important qu’il soit stratégique et géré de manière efficace, avec des outils sélectionnés pour améliorer la performance des employés et de l’entreprise elle-même. Si ces outils sont intégrés dans une stratégie RH bien gérée, ils peuvent offrir un avantage compétitif clé.

La gestion des ressources humaines aborde les interactions entre les besoins individuels des employés et les besoins de l’entreprise en tant qu’ensemble. Le projet doit intégrer tous ces éléments pour former une stratégie cohérente. Les outils doivent être liés à une base de données commune pour permettre des mesures, des analyses, des prédictions et des décisions éclairées.

L’objectif final est de maximiser l’utilisation du capital humain, tout en offrant aux employés une vision claire de leurs compétences et de leurs opportunités. »

En matière d’outils RH, il est important d’avoir une vue d’ensemble des solutions qui s’offrent à nous. Elles permettent de gérer le processus de recrutement des employés, leur intégration, leur développement et leur sortie de l’entreprise. Le logiciel ATS (Applicant Tracking System) aide à identifier et à attirer les candidats les plus adaptés aux besoins et à la culture de l’entreprise. Les solution d’onboarding assure un suivi optimal de la phase délicate d’intégration, qui influe sur la rétention des talents. La gestion des compétences et des mobilités internes doit répondre aux attentes des employés tout en assurant la continuité de la production et le développement de l’entreprise.

Un bon logiciel RH permet d’anticiper les besoins en succession et d’éviter les pénuries de compétences. Il offre une vision globale de l’ensemble des employés de l’entreprise ou du groupe.

Enfin, une plateforme de gestion de la formation (LMS) optimise la mise en œuvre du plan de formation et facilite la collaboration entre RH, managers, employés et organismes de formation. Il est essentiel d’y associer un catalogue de formations attractives et utiles.

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La Digitalisation des services RH qui est bénéficiaire ?

La transformation digitale en RH doit profiter à toute entreprise soucieuse de sa stratégie de gestion du capital humain.

Les employés principaux bénéficiaires de la digitalisation

Dans un monde où le collaborateur est de plus en plus vu comme le client de la RH, les employés se voient comme les bénéficiaires finaux de ces initiatives. Ils doivent avoir accès à diverses fonctionnalités liées à leur vie professionnelle, telles que :

Gérer leur temps : demandes de congé, RTT, télétravail, etc.
Gérer leurs données personnelles, demandes de remboursement, documents, etc.
Demander une formation, suivre les processus de formation en ligne
Postuler un poste interne
Partager des informations
Communiquer avec le service RH
Discuter sur des sujets RH avec les collègues.

La qualité des outils RH et leur interface jouent un rôle crucial dans l’expérience des employés. Cela reflète une stratégie RH dynamique et ouverte.

Une digitalisation au service des Managers

La stratégie numérique en RH doit tenir compte des besoins des managers de terrain. Le but est de leur donner une vue d’ensemble sur leur équipe, en termes de gestion quotidienne (congés, absences, déplacements) et d’évaluation individuelle de chaque collaborateur (entretiens, formations, mobilités) ainsi que de la planification à moyen et long terme des ressources humaines.

Les managers de proximité jouent un rôle clé dans les équipes. Ils doivent assurer la réalisation des objectifs tout en encourageant, motivant et accompagnant les collaborateurs. Face à ces exigences souvent contradictoires, ils ont besoin d’être soutenus avec des informations fiables sur les membres de l’équipe, des points réguliers, des suggestions pour le développement et une formation en constante évolution. Par exemple, pouvoir consulter une courte vidéo sur la gestion des conflits avant d’aborder un sujet avec un collaborateur est très utile.

Il est donc crucial que les managers aient accès à des moyens et des outils pour jouer leur rôle de liaison entre la stratégie globale de gestion de l’entreprise et sa mise en œuvre sur le terrain.

Un outil précieux pour les dirigeants et les RH

Les dirigeants d’entreprise cherchent à accéder à des données fiables pour prendre des décisions éclairées. Une RH digitale améliorée peut fournir des analyses et des informations sur les capacités de l’entreprise à répondre aux opportunités, sur les forces de chaque équipe et sur les compétences internes. Cela aidera à construire une stratégie globale de développement des talents et des compétences. Le département RH sera grandement impacté par ces changements et devra être à la tête du projet pour optimiser son efficacité et mettre en œuvre sa stratégie en matière de rémunération, de gestion administrative, de relations sociales, de recrutement, de mobilité, de GPEC, de formation, de gestion des carrières et de communication interne.

Comment gérer un projet de transformation digitale RH ?

Vous êtes déterminé à lancer votre projet ambitieux dans le domaine des ressources humaines, mais par où commencer ? Quelles sont les étapes à suivre pour réussir, et quelles sont les erreurs à éviter ?

1. Définissez clairement vos besoins en matière de ressources humaines : peu importe où vous commencez (fonctions administratives, gestion des talents, formation…), si vous préférez commencer par un projet pilote, assurez-vous de laisser la porte ouverte à l’avenir en choisissant des solutions évolutives et adaptables.

2. Faites un inventaire de ce qui existe déjà : votre entreprise utilise déjà des outils pour recruter, rémunérer les salariés, proposer des formations, gérer les congés et les absences… Avant de tout changer, identifiez les processus qui fonctionnent bien et assurez-vous que votre vision réponde aux attentes de ceux qui vont utiliser les nouveaux outils.

3. Identifiez vos spécificités pour définir précisément vos besoins : taille de l’entreprise, statut des salariés, structure du groupe (filiales, réseau, présence à l’étranger…), intensité et nature des flux de formation, turnover… Tenez compte de ces caractéristiques pour orienter vos choix techniques, tout en gardant en tête que votre entreprise évoluera dans le temps.

4. Impliquez vos managers et vos partenaires sociaux : la réussite d’un tel projet dépend en grande partie de la façon dont vos clients internes sont associés au projet. Il doit apparaître avant tout comme une solution à leurs problématiques, comme un outil à leur service. Les partenaires sociaux peuvent également apporter leur vision sur des sujets tels que la gestion des données des collaborateurs.

5. Formez vos équipes : pour que les objectifs soient atteints et que les collaborateurs, les managers et les dirigeants s’approprient le projet, il est essentiel de leur donner les moyens de réussir.

6. Évaluez régulièrement la réussite du projet : faites le suivi des difficultés, inventoriez les nouveaux besoins, évaluez l’atteinte des objectifs, instaurez un dialogue avec les clients internes pour faire remonter les problèmes et les suggestions… un dialogue qui, justement, pourra souvent passer par les nouveaux outils mis en place !

Conclusion sur la digitalisation des services RH

Enfin, il est important de se faire accompagner par un partenaire spécialisé dans le conseil en transformation digitale des services RH avec une forte expérience et des références avec une dimension internationale.

Les équipes de SQORUS mettront à votre service leur expertise stratégique, technique et fonctionnelle pour vous aider à prendre les meilleures décisions. En respectant ces étapes et en évitant certaines erreurs, vous pouvez mettre en place un projet de digitalisation des services RH réussi et efficace pour votre entreprise. N’hésitez pas à nous contacter pour en discuter avec nos experts.

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