SIRH : quelles sont les étapes de la conduite du changement ?

Mettre en place ou changer de SIRH (système d’information des ressources humaines) représente un enjeu majeur pour une entreprise, car une telle évolution impacte la plupart des services (recrutement, formation ou encore gestion de la paie) et, par extension, des collaborateurs. Avoir une vision holistique dans le cadre d’un projet SIRH est donc essentiel. Il est aussi primordial de réussir toutes les étapes de la conduite du changement pour assurer le succès de votre projet.

Comprendre le changement

Pour réussir à accompagner efficacement cette modification profonde des process internes, le chef de projet a pour première obligation de parfaitement identifier chaque changement. En effet, comment faire accepter à autrui quelque chose que l’on ne maîtrise pas pleinement ?

Pour y parvenir, il faudra tout d’abord établir un état des lieux de l’existant (ou un audit mené par un prestataire spécialisé) afin de mettre en lumière les imperfections et les manques. Il sera ainsi possible de définir les contours du projet et de rédiger un cahier des charges, ainsi qu’une analyse des impacts. Chaque acteur du changement sera consigné, tout comme son rôle et ses missions.

Faire participer un maximum de collaborateurs

La mise en place d’un SIRH ne doit pas concerner seulement l’équipe projet. En effet, si la Direction soutient et donne des moyens, il est également important d’impliquer les utilisateurs finaux. N’oublions pas qu’il s’agit tout de même des principaux intéressés et qu’ils seront les véritables juges de la réussite du projet SIRH de leur entreprise.

Aussi, il convient d’en faire de réels acteurs du projet. Pour cela, vous devez les rencontrer fréquemment, écouter leurs avis et prendre en considération leurs inquiétudes pour les rassurer. Grâce à cet engagement, ils ressentiront un sentiment d’implication qui sera favorable à la réussite de la conduite du changement.

Communication et formation

Vous devez vous en tenir à une communication transparente, tout au long du projet. Dans le cas contraire, vous vous exposez à la circulation de fausses informations qui peuvent nuire à l’acceptation du changement. Bien communiquer à chaque collaborateur permet également de réduire le niveau de stress de chacun qu’un projet d’une telle envergure peut apporter.

Confronté à un nouvel outil, aussi performant soit-il, un utilisateur préférera bien souvent le logiciel dont il se sert habituellement. Il s’agit d’une réaction normale à laquelle vous vous heurterez nécessairement. Votre défi consistera donc à intégrer activement vos collaborateurs dans le plan de formation associé au SIRH.

Préférez les formations personnalisées, plus motivantes, et adaptées à chaque type d’utilisateur. Une fois le démarrage du nouveau SIRH effectué, continuez de rassurer vos collaborateurs en mettant à leur disposition une documentation riche et accessible, ainsi qu’un service d’assistance.