Comment définir les objectifs de son projet d’implémentation SIRH ?

Réussir la mise en place d’un projet SIRH est toujours une opération délicate, tant l’impact de cet outil est important indépendamment de la taille de l’entreprise. Il est impératif de bien connaître les besoins des services RH afin de rédiger le cahier des charges le plus précis possible, sur lequel pourra s’appuyer l’équipe projet. Une analyse fine des besoins des ressources humaines va permettre de définir clairement les objectifs de son projet d’implémentation SIRH.

Projet d’implémentation SIRH : analyser les processus existants

Avant même d’envisager de mettre en place un SIRH, il faut établir une liste exhaustive des processus liés aux Systèmes d’Information des Ressources Humaines. Pour cela, il faut rencontrer tous les acteurs ayant un lien avec le système SIRH, puis effectuer une restitution écrite précise.

À partir de ce rapport, il sera possible de définir les besoins pour le système SIRH. Des réunions d’équipe et des entretiens individuels permettront à chacun de s’exprimer librement sur les besoins réels en termes de solution SIRH. Là encore, ces rencontres feront l’objet d’une synthèse écrite.

Cette étape est l’occasion d’identifier les points forts et les points faibles du système d’information existant. Les premiers pourront être mis en avant afin d’être intégrés aux prochains outils, tandis qu’il faudra essayer d’éliminer les seconds.

Définir les contraintes métier

Grâce à l’état des lieux obtenu lors de l’étape précédente, il sera possible d’identifier différentes contraintes liées aux Ressources Humaines, avec l’aide du chef de projet SIRH.

Les objectifs stratégiques seront déterminés par les besoins exprimés. Les fonctionnalités essentielles au fonctionnement de l’entreprise doivent être mises en avant. Ce travail est l’occasion d’identifier les fonctionnalités du système existant qui doivent être maintenues, celles qui doivent être améliorées et celles qui peuvent être supprimées, soit parce qu’elles sont déficientes, soit parce que leur utilité est remise en cause.

Parallèlement, il est important de prendre en compte les contraintes légales. La législation évolue (notamment avec l’entrée en vigueur du RGPD pour l’Europe) et les nouvelles règles de gestion doivent être intégrées à la future version du système SIRH.

Définir les contraintes techniques

Viennent ensuite les contraintes techniques. Il faut tenir compte de l’infrastructure informatique de l’entreprise et des éventuelles contraintes techniques portées par le système existant. Centraliser les données en interne demandera un réseau performant et d’importantes capacités de calcul, ainsi qu’une sécurité renforcée. Stocker les données dans le cloud nécessite une connexion stable, mais une infrastructure plus légère.

Si l’entreprise est présente dans plusieurs pays, il faudra gérer une distribution des données, ce que peut aisément faire une solution SIRH cloud, mais également prendre en compte les différentes infrastructures locales afin de s’assurer que tous les services RH auront bien accès au nouveau système sans difficultés

Projet d’implémentation SIRH : définir les priorités

Mettre en place un SIRH ne signifie pas déployer toutes les fonctionnalités demandées en même temps. Des priorités doivent être fixées. Les briques fonctionnelles pourront être ajoutées progressivement, à chaque étape du projet. Ces priorités seront définies avec l’aide des utilisateurs, qui devront être impliqués et accompagnés tout au long du projet.

La mise en place du système SIRH amenant généralement une modification des habitudes de travail, il faut également prévoir une véritable politique de conduite du changement afin de faciliter la prise en main des nouveaux outils par les utilisateurs.